Тема 5. Організаційно-методичні основи створення системи контролінгу на підприємстві.

1.Організація підрозділу контролінгу.

2. Структура і склад служби контролінгу.

3. Функції контролера.

1. Оскільки основне завдання системи контролінгу - аналізувати інформацію, то можна сказати, що основний ресурс для проведення даної роботи - люди (співробітники конкретної організації). Так, саме співробітники організації, так як вони повинні постійно перебувати в компанії, знати ситуацію, в якій знаходиться організація в конкретний момент часу, регулярно аналізувати всю що надходить до них інформацію.

Отже, для організації роботи служби контролінга необхідні аналітики (спеціалісти) для того, щоб дослідити, в першу чергу, горизонтальні зв'язки між підсистемами системи менеджменту та вертикальні зв'язки між підсистемами й елементами системи менеджменту. Вірніше сказати, досліджувати потоки інформації між ними.

Для ефективної роботи служби контролінгу необхідно, щоб вся інформація передавалася в службу контролінгу.

Служба контролінгу входить поряд з бухгалтерією, фінансовим-відділом, планово-економічним відділом до складу фінансово-економічних служб підприємства.

Оскільки основна функція контролінгу на підприємстві

- Аналіз і управління витратами і прибутком, служба контролінгу повинна мати можливість отримувати всю необхідну їй інформацію і втілювати її в рекомендації для прийняття управлінських рішень вищими керівниками підприємства.

При створенні служби контролінгу на підприємстві необхідно враховувати наступні основні вимоги:

1. Служба контролінгу повинна мати можливість отримувати необхідну їй інформацію з бухгалтерії, фінансового відділу, планово-економічного відділу, служби збуту та служби матеріально-технічного постачання.

2. Служба контролінгу повинна мати можливість і повноважень щодо захисту організовувати за допомогою інших економічних служб збір додаткової інформації, необхідної їй для аналізу і висновків, але не міститься в існуючих документах фінансово-економічних служб.

3. Служба контролінгу повинна мати можливість впроваджувати нові процедури збору аналітичної інформації на постійній основі. Питання про виплату компенсації працівникам інших служб за збільшення навантаження повинні вирішувати керівники, для яких призначена інформація служби контролінгу.

4. Служба контролінгу повинна мати можливість швидко доводити інформацію до відома вищого керівництва підприємства.

5. Служба контролінгу повинна бути незалежною від тієї чи іншою фінансово-економічної служби.

2. Стандартної структури служби контролінгу не існує. Побудова служби контролінгу залежить від організаційної структури підприємства, виду діяльності (робіт, послуг), а головне від бажання керівника, тобто, що хоче отримувати від роботи служби контролінгу керівник, яке місце він відводить данній службі на підприємстві.

До складу служби контролінгу може входити два, три людини, десять, двадцять, а може представляти собою окремі незалежні служби, які функціонують незалежно одна від одної, але підчиняться головній службі контролінгу (головному контролеру).

Досвід впровадження контролінгу на ряді великих підприємств показує, що раціональним є наступний склад служби контролінгу:

• начальник служби контролінгу;

• контролер-куратор цехів;

• контролер-фахівець з управлінського обліку;

• контролер-фахівець з інформаційних систем.

Начальник служби контролінгу - найбільш кваліфікований фахівець з достатнім досвідом роботи на підприємстві, який «зсередини» знає, як організовані бухгалтерія і плановий відділ на підприємстві. Начальник служби контролінгу повинен знати бухгалтерський облік і розбиратися в технологічних процесах роботи свого підприємства. Начальник служби контролінга несе відповідальність за виходять документи, аналітичні розрахунки і прогнози перед своїм безпосереднім начальником - заступником директора з економіки (фінансовим директором), а також перед генеральним директором. Такий стан висуває підвищені вимоги до кваліфікації та інтелектуальну можливостям начальника служби контролінгу.

Контролер-куратор цехів - кваліфікований спеціаліст, знайомий з організацією роботи та проблемами всіх цехів підприємства, що розуміє суть роботи і технологічні аспекти роботи кожного цеху. Якщо підприємство дуже велике і цехів багато (більше 10), то на цю посаду потрібні дві людини, котрі розділять між собою цех по групах (наприклад, один візьме цеху основного виробництва, інший - допоміжного). На цю посаду доцільно запрошувати економістів цехів (можна молодих), економістів планово-економічного відділу, бухгалтерії, фінансового відділу, служби збуту. Тут вирішальну роль відіграють активність і бажання працювати.

Контролер-фахівець з управлінського обліку - спеціаліст, здатний до аналітичного мислення, що володіє теорією та інструментами контролінгу, який володіє високим рівнем ерудиції.

Якщо обсяги оброблюваної інформації в службі контролінгу великі, то створюється посаду контролера-спеціаліста з управлінського обліку, в чиї обов'язки входить робота з бухгалтера в плані отримання аналітичних даних з облікових регістрів. Основною вимогою, що пред'являються до такого персоналу, є теоретичне та практичне знання бухгалтерського обліку на підприємстві, знання особливостей і недоліків обліку на даному конкретному підприємстві.

Контролер-фахівець з інформаційних систем - кваліфікованих спеціаліст з відділу автоматизації, детально знає документообіг на підприємстві і здатний поставити завдання автоматизації контролінгової роботи. Слід розуміти, що повноцінне функціонування служби контролінгу тісно пов'язане з оптимізацією інформаційних потоків на підприємстві, а, отже, з автоматизацією фінансово-господарської діяльності підприємства та використанням сучасних інформаційних технологій.

3. Посаду контролера можна знайти на кожному підприємстві, особа. Скрізь є фінансові та економічні відділи або бухгалтером. Вихідною базою для контролера є внутрішньо фірмова система фінансово-економічних розрахунків. Керівник фінансово-економічного відділу, у веденні якого знаходяться фінанси, бухгалтерія, виробничий облік і калькулювання, виповнює одночасно функції контролера і фінансиста.

Отже, перелічимо функції контролера:

1. Функція забезпечення. Для визначення місця функцій контролера у функціональній структурі підприємства функція забезпечення має центральне значення. Логістичну функцію та фінансів виконує контролер як фахівець з інформації. Фінансист видобуває гроші, а контролер поставляє інформаційні і планові дані, переважно кількісну інформацію, адже в підсумку успіх або невдача підприємства характеризуються конкретний показниками. Тому контролер потребує внутрішньому управлінському обліку, який слід було б називати інформаційної системою для економічних розрахунків. Оскільки контролер - це людина, яка повинна підготовить інформацію, щоб підприємство могло функціонувати в відповідність з конкретними планами і цілями, виходить, що йому повинен підкорятися відділ обробки даних.

2. Функція організації. Організаційна робота переважно полягає в регулюванні інформаційних потоків. Крім цього, вона тісно пов'язана з обробкою даних.

Функціональні обов'язки контролера

1. Керівництво планової та бюджетної роботою; координація та взаємне узгодження окремих цілей і планів.

2. Зміст інформаційної системи звітності, точно і швидко функціонуючої та забезпечує отримання кожним саме тієї інформації та документів, в якій він потребує своєї області прийняття рішень (інформаційна система менеджменту).

3. Консультування працівників лінійних відділів, перш всього відділу збуту, виробничого відділу та відділу закупівель, в процесі прийняття ними рішень. Опис наслідків цих рішень, а також розробка альтернатив поліпшення ситуації підприємства за показниками обороту, витрат і прибутку і рекомендацій з вибору найбільш прийнятних із запропонованих альтернатив.

4. Проведення розрахунків ефективності інвестицій і підготовка заходів щодо впровадження сучасних методів менеджменту в інтересах підприємства.

5. Аналіз існуючих взаємозв'язків, методів і стану системи управління, їх порівняння з поставленими цілями, органам обмеженням, заданими правлінням підприємства, і критеріями результативності.

6. Збереження майнового комплексу підприємства.

7. Здійснення поточного контролю за витратами.

8. Виконання функцій голови комітету з розрахунків цін на продукцію.

9. Прояв ініціативи в питанні ув'язки рівня оплати праці працівників, в першу чергу керівників продуктових груп та агентів по збуту, з результативними показниками.

10. Недопущення того, щоб намічені заходи щодо уджосконалення так і залишилися на папері, підтримка їх впровадження в практику роботи лінійних відділів