3.7. Учёт расчётов с подотчётными лицами

Порядок выдачи наличных денежных средств из кассы в подотчёт и правила учёта расходов на командировки определяются следующими нормативными документами: Положением Центрального банка РФ № 373-п от 12.10.2011г. «Положение о порядке ведения кассовых операций в Р.Ф.», Положением «Об особенностях направления работников в служебные командировки», утверждённым Постановлением Правительства РФ от 13.10.08 №749, Постановлением Правительства РФ от 02.10.2002 №729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории РФ, работникам организаций, финансируемых за счёт средств федерального бюджета».

Авансы в подотчёт выдаются по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдаётся. Наличные деньги под отчёт выдаются при условии полного погашения задолженности по ранее полученной под отчёт сумме наличных денег. При выдаче наличных денежных средств под отчёт выписывается расходный кассовый ордер. После совершения хозяйственных операций либо по возвращении из командировки работник должен представить авансовый отчёт об израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Денежные средства, выданные под отчёт, могут расходоваться только на цели, которые предусмотрены при их выдаче.

Для расчётов с подотчётными лицами применяется активный счёт 0 208 00 000 «Расчёты с подотчётными лицами». К нему открываются счета по соответствующим группам и видам ,например:

счёт 0 208 10 000 «Расчёты с подотчётными лицами по оплате труда и начислениям на выплаты по оплате труда», в том числе:

счёт 0 208 12 000 «Расчёты с подотчётными лицами по прочим выплатам » и другие счета этой группы;

счёт 0 208 20 000 «Расчёты с подотчётными лицами по работам, услугам», в том числе:

счёт 0 208 21 000«Расчёты с подотчётными лицами по оплате услуг связи»,

счёт 0 208 22 000 «Расчёты с подотчётными лицами по оплате транспортных услуг »;

счёт 0 208 26 000 « Расчёты с подотчётными лицами по оплате прочих работ, услуг» и другие счета этой группы;

счёт 0 208 30 000 «Расчёты с подотчётными лицами по поступлению нефинансовых активов», в том числе :

счёт 0 208 31 000«Расчёты с подотчётными лицами по приобретению основных средств»,

счёт 0 208 34 000 «Расчёты с подотчётными лицами по приобретению материальных запасов» и другие счета этой группы ;

счёт 0 208 90 000 «Расчёты с подотчётными лицами по прочим

расходам», в том числе:

счёт 0 208091 «Расчёты с подотчётными лицами по оплате прочих расходов».

В счетах расходов 0 109 60 000, 0 401 20 000 расходы на командировки отражаются по следующим КОСГУ :

-212 « Прочие выплаты» - расходы по оплате суточных,

-222 « Транспортные услуги» - расходы по оплате проезда к месту командировки и обратно,

-226 «Прочие услуги» - расходы по найму жилого помещения и других услуг ,

-290 «Прочие расходы» -суммы оплаты прочих расходов с разрешения руководителя.

-221 «Услуги связи» - расходы на оплату услуг связи, произведённые также с ведома или разрешения руководителя.

При выдаче денежных средств под отчёт из кассы оформляется запись: Д 0 208 00 560 К 0 201 34 610.

При возврате в кассу неиспользованных подотчётных сумм делается запись: Д 0 20134 510 К 0 208 00 660.

Операции по уменьшению дебиторской задолженности подотчётных лиц в зависимости от назначения произведённых расходов записываются: Д 0 401 20 000, 0 109 60 000 К 0 208 00 660.

Пример. Выдача из кассы под отчёт на командировочные расходы и приобретение материалов записывается в счета :

- компенсация суточных Д 0 208 12 560(«Расчёты с подотчётными лицами по прочим выплатам ») К 0 201 34 610,

-компенсация проживания Д 0 208 26 560 («Расчёты с подотчётными лицами по оплате прочих работ, услуг») К 0 201 34 610,

- компенсация транспортных расходов 0 208 22 560 («Расчёты с подотчётными лицами по оплате транспортных услуг ») К 0 201 34 660;

- на приобретение материальных запасов Д 0 208 34 560 («Расчёты с подотчётными лицами по приобретению материальных запасов») К 0 201 34 610.

Согласно авансовым отчётам подотчётных лиц (продолжение примера):

-отражена сумма компенсации суточных расходов Д 0 401 20 212, 0 109 60 212 К 0 208 12 660,

- отражена сумма компенсации расходов за проживание Д 0 401 20 226, 0 109 60 226 К 0208 26 660,

- отражена сумма компенсации транспортных расходов Д 0 401 20 222, 0 109 60 222 К 0 208 22 660,

-- отражена сумма расходов на приобретение материалов Д 0 105 00 340 К 0 208 34 660.