2. Общие правила проведения инвентаризации и документальное оформление ее результатов

Общие правила проведения инвентаризации и правила проведения инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств установлены законодательством Российской Федерации³.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создают рабочие инвентаризационные комиссии. Руководитель назначает комиссию, в состав которой входят представители бухгалтерии, администрации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.). В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организации. Документ о составе комиссии регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации⁴.

Перечень проверяемого имущества, количество инвентаризаций в отчетном году и даты их проведения устанавливаются организацией самостоятельно, кроме случаев, когда проведение инвентаризации является обязательным, а именно:

–при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже;

–перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

–при смене материально-ответственных лиц;

–при установлении фактов хищения или злоупотребления, а также порчи ценностей;

–в случае чрезвычайных ситуаций;

–при ликвидации (реорганизации) организации.

Руководитель предприятия должен обеспечить условия для полной и точной проверки фактического наличия имущества в установленные сроки; предоставить работников и инвентарь для перемеривания, взвешивания, перемещения грузов, измерительные и контрольные приборы. Приказ для проведения инвентаризации и назначения комиссии оформляется согласно законодательству⁵ и утверждается руководителем организации.

 До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии необходимо получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные документы и расходные документы, приложенные к реестрам с указанием даты. Именно это служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным⁶.

Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества. Если на предприятии отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель предприятия.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера при обязательном участии материально ответственного лица.

Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, разработанные министерствами.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах. Описи подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

По окончании инвентаризации могут проводится контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом⁷ и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций⁸.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителю организации.

Во всех случаях расхождения, выявленные в результате инвентаризации (излишки или недостачи), оформляются составлением сличительных ведомостей⁹.

Таким образом, проведение инвентаризации условно можно разделить на 5 этапов.

1. Подготовительный этап. Руководитель издает приказ на проведение инвентаризации, Материально ответственные лица составляют промежуточные реестры (отчеты) приходных и расходных документов на дату проведения инвентаризации (т.е. не дожидаясь обычной даты представления отчета) и передают их инвентаризационной комиссии.

2. Этап натуральной и документальной проверки. Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств. Основной формой первичной документации для учета результатов натуральной инвентаризации является инвентаризационная опись, документальной - акт инвентаризации. Описи или акты составляются в двух экземплярах. При необходимости количество экземпляров может быть увеличено. Заполняются они чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. На каждой странице описи (акта) указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Эти документы служат основанием для определения соответствующих остатков по счетам бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

3. Таксировочный этап. В описи (акты) вносятся денежные оценки имущества и обязательств по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

4. Сравнительно-аналитический этап. Производится сравнение фактического наличия с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия выявляет причины отклонений и предлагает способы их отражения в учете результатов инвентаризации. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей необходимо получить объяснения от материально ответственных лиц. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. По результатам выполнения сравнительно-аналитического этапа все предложения комиссии обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

5. Заключительный этап. Ведомость подписывают главный бухгалтер и руководитель организации одновременно с изданием приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. Материалы инвентаризации передают в бухгалтерию, где они хранятся не менее 5 лет.

После изучения общих правил проведения инвентаризации и документального оформления ее результатов, автор переходит к рассмотрению инвентаризации отдельных видов имущества и финансовых обязательств.