Технология работы
Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB
Создайте простую форму. Для этого:
в окне «SESS: База данных» нажмите вкладку Формы;
в том же окне нажмите кнопку Создать;
в диалоге «Новая форма» (рис. 5) введите или выберите из списка имя таблицы СТУДЕНТ в качестве источника данных;
щелкните по кнопке Мастер форм;
в окне «Создание форм» выберите поля для формы, затем выберите внешний вид формы (Автоформа: в столбец) и требуемый стиль;
на экране появится окно с выводом данных из таблицы в виде формы. Вид полученной в результате проделанных операций формы представлен на рис. 4.
Добавьте в таблицу запись в режиме формы.
Познакомьтесь с возможностями перемещения в таблице, представленной в виде формы.
Сохраните созданную форму под именем Форма1.
Рис. 5. Диалоговое окно Новая форма
3. Вывод данных
Вывод на печать таблиц и форм
Разработка детального отчета
ВЫВОД НА ПЕЧАТЬ ТАБЛИЦ И ФОРМ
Теория
Access выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:
простая распечатка содержит базы данных из режимов таблицы или формы;
детальные отчеты – хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;
специальные отчеты – позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.
Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.
Преимущество таких отчетов – быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных в точно таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.
При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:
уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;
скрыть некоторые столбцы (через контекстное меню или команду Формат, Скрыть столбцы);
поменять ориентацию страницы с Книжной на Альбомную в Файл, Параметры страницы.
При распечатке данных с использованием формы Access выводит на странице столько записей, сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместиться в конце одной страницы, а другая – в начале следующей.
Задание 4
Выведите на печать из режимов таблицы и формы содержимое таблицы СТУДЕНТ, созданной в предыдущих заданиях.
Технология работы
Откройте ранее созданную базу данных SESS.MDB
Откройте таблицу СТУДЕНТ в табличном режиме.
Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из табличного режима, для чего необходимо выбрать команду Файл, Предварительные просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из теории и улучшите его.
При наличии подключенного принтера для получения распечатки данных из таблицы необходимо выполнить команду меню Файл, Печать. На учебном компьютере эту команду выполнять нет необходимости в связи с отсутствием подключенного принтера. Закройте таблицу.
Откройте таблицу СТУДЕНТ в режиме формы, выбрав ранее созданную форму Форма 1.
Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из режима форма, для чего необходимо выбрать команду Файл, Предварительный просмотр.
Для распечатки данных из режима формы следует выполнить команду меню Файл, Печать.
4. Закройте базу данных, выбрав команду меню Файл, Закрыть.
РАЗРАБОТКА ДЕТАЛЬНОГО ОТЧЕТА
Теория
Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Целесообразно для создания обычного детального отчета использовать Мастер отчетов и Автоотчеты, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки.
Если созданный мастером отчет не полностью вас удовлетворяет, измените его в режиме конструктора или создайте специальные стили, которые мастер будет использовать при создании следующих отчетов.