Рациональная обработка входящей почты.
Сортируйте входящую почту (например, по приоритетности) и раскладывайте ее в специальные папки.
Все, что не представляет информационной ценности, не подлежит обработке или хранению, должно немедленно переправляться в корзину для бумаг.
При чтении письма сразу же помечайте все важные места в тексте, чтобы облегчить себе и другим последующую обработку.
Снабжайте письмо указаниями и замечаниями по обработке, указывайте, например, ключевые слова предстоящего ответа, срок исполнения, исполнителя, место в архиве и т.п., необходимые разъяснительные материалы прикладывайте к письму.
Обработка всякого послания должна выражаться не только в чтении, но и в принятии каких-либо мер.
Особый вид деловой беседы - переговоры. Проводя переговоры:
заинтересуйте партнера своим предложением;
подчеркните положительные качества собеседника;
обращайтесь к партнеру по имени и отчеству;
проявляйте исключительное внимание к партнеру;
не начинайте разговора с тех вопросов, по которым вы расходитесь во мнениях;
неприятные слова высказывайте после похвалы;
критикуйте партнеров корректно;
если возникли трудности в ходе переговоров, сосредоточьтесь не на позициях, а на интересах.
Правила переговоров.
1. Рациональность.
Необходимо вести себя рационально, если даже другая сторона проявляет эмоции. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на процессе принятия решения.
2. Понимание.
Постарайтесь понять партнера. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможность выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение.
Если даже противоположная сторона вас не слушает, постарайтесь провести консультации с ней, тем самым будут улучшены отношения.
4. Достоверность.
Не давайте ложной информации. Такое поведение ослабляет силу аргументации, подрывает ваш авторитет, затрудняет в дальнейшем взаимодействия с другими сторонами.
5. Доброжелательность.
Избегайте поучительного тона. Будьте открыты для аргументов партнера и постарайтесь, в свою очередь, убедить его.
6. Принятие.
Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.
ВЫВОДЫ
Беседа является основной формой делового общения. Многообразие точек зрения, особенности восприятия событий и проблем сопоставляются в ходе разговора коллег, предшествуя принятию решений и выполнению заданий. Умение компетентно и плодотворно обсуждать вопросы, доказывать и убеждать, аргументировать свою точку зрения - качества, которые отличают делового человека. Следование правилам этики и этикета в организации бесед, переговоров, телефонных разговоров, переписки повышают эффективность делового общения.