Отгораживание от посетителей.
Поручите секретарю согласование сроков и времени посещений, пусть он делает это заблаговременно.
Установите приемные часы и поручите секретарю спрашивать о желаемом времени для посещений.
Введите "спокойный час", например, в начале рабочего дня, когда никто не должен Вас беспокоить.
Принимайте посетителя стоя (например, в приемной) и определяйте во время приветствия приоритетность или необходимость посещения. Когда ваш собеседник уже сидит у вас в кабинете, вы оказываетесь в проигрыше в психологическом отношении.
Запирайтесь в каком-нибудь помещении, например, в комнате отсутствующего коллеги, при этом лишь секретарь должен быть информирован о вашем местонахождении.
Своими личными контактами занимайтесь в каком-либо другом, а не на рабочем месте.
Свой письменный стол поставьте так, чтобы он не был виден в открытую дверь, тем самым вы сможете избежать потенциальных посетителей.
Обращение с незаявленными посетителями.
Способы обращения с незаявленными посетителями зависят от того:
располагаете ли вы достаточным временем;
оправдывают ли запросы посетителя время, на них приходящееся;
в каких отношениях вы находитесь с посетителем;
какой опыт вы приобрели от прошлых встреч с ним, прежде всего спросите его о причинах визита, в зависимости от полученных ответов:
делегируйте разговор своему сотруднику, в другое подразделение или отдел;
если можно решить вопрос с небольшими затратами времени, продолжайте разговор - отвлечение, которое уже началось, будет меньшим;
в противном случае согласуйте время встречи и "отпустите" посетителя.
Завершение разговора
Если сам посетитель не желает завершать собеседование, попробуйте использовать следующие более или менее вежливые (в зависимости от ситуации) методы:
выскажите обобщающее или завершающее замечание;
закончите деловую часть разговора, перейдя к пустой болтовне;
посмотрите на наручные часы или сделайте так, чтобы прозвучал запрограммированный сигнал;
встаньте;
проведите своего посетителя к двери;
-начните читать свои бумаги в то время, когда посетитель продолжает говорить;
-сообщите своему посетителю до разговора и перед его завершением о том, что вас ждут другие посетители и ваше время ограничено.
Телефонный разговор - один из видов деловой беседы, самый быстрый способ связи в современной жизни, он позволяет решить многие проблемы, установить контакты, не прибегая к непосредственному общению. К основным правилам, которых имеет смысл придерживаться при телефонном общении, относятся следующие:
Разговор по телефону должен быть по возможности коротким, четким, ясным.
Отвечая на звонок, представьтесь.
На приветствие - приветствие.
На вопрос - конкретный, вежливый ответ.
Следите за дикцией.
Старайтесь, чтобы фразы были по возможности короткими, вопросы четкими и краткими.
Не задавайте несколько вопросов подряд, сделайте паузу, чтобы услышать ответ.
На перебивайте собеседника.
Не забудьте повторить несколько раз дату встречи, номер телефона, фамилию и вообще то. что, как вы считаете, обязательно должен запомнить ваш собеседник.
Позаботьтесь о выборе правильного момента для своего разговора - выясните самое лучшее время для звонка, чтобы не отрывать партнера от дела, установите это время в конце предыдущего телефонного разговора или при личной встрече.
Не заставляйте своего партнера понапрасну ждать, звоните точно в назначенное время.
Не прерывайте разговор по той причине, что по другому аппарату поступает звонок. В случае необходимости спросите, можно ли вам прерваться, и заверьте в том, что вы перезвоните.
Избегайте в конце разговора таких фраз, как: "Позвони мне как-нибудь!", упоминайте об этом лишь тогда, когда вы этого действительно желаете.
Многие служебные вопросы решаются с помощью писем, помогающих организовать заочную беседу. Письма являются юридическим документом, носителем информации, средством установления официальных контактов. Есть определенные правила переписки:
все служебные письма пишутся не от собственного "я", а от коллективного "мы", потому что отправитель официального письма - лицо коллективное;
информация должна быть исчерпывающей, а письмо - по возможности более кратким;
избегайте сложных формулировок;
объем письма не должен превышать полутора страниц машинописного текста, справки, заключения и другие документы к письму прилагаются.