Тема 1.2 Классы объектов метаданных в системе 1с: бухгалтерия

Пользовательская настройка системы автоматизации. Ввод начальных остатков, ведение справочников системы.

Методические указания.

Справочники

Работа любой бухгалтерской программы строится на основе использования как оперативной, так и нормативно-справочной информации. Оперативную информацию часто еще называют переменной, а нормативно-справочную - постоянной или условно-постоянной. В этих названиях отразилось отношение к этим двум видам информации и их суть.

Самым начальным, чрезвычайно ответственным и трудоемким этапом при подготовке бухгалтерской программы к эксплуатации является организация в памяти компьютера нормативно-справочной информации. Оперативная информация вводится в компьютер в процессе повседневной работы. В программе "1C:Бухгалтерия" существует достаточно большое количество справочников и классификаторов, предназначенных для использования в процессе работы.

Главным справочником бухгалтерской системы является План счетов.

Первоначальная настройка плана счетов

Прежде чем приступать к работе с бухгалтерской программой, следует определить основные принципы ведения учета на предприятии в условиях применения персонального компьютера. Конечно, в дальнейшем, в процессе работы всегда можно будет изменить некоторые аспекты ведения учета, но ряд принципиальных вопросов следует решить сразу. В первую очередь это касается плана счетов.

План счетов представлен в виде таблицы, содержащей 5 граф:

Номер счета

Номер субсчета

Наименование

Вид субконто

Признак ведения количественного учёта (Кол).

Помимо граф номер счета, субсчета и наименования, в Hacтроечной таблице плана счетов содержится еще две графы - "Вид субконто”, "кол" (сокращение от слова "количество"). Эти две графы используются для настройки плана счетов на особенности ведения аналитического учета. Их назначение мы рассмотрим немного позже, а сейчас сконцентрируем внимание на вводе и корректировке синтетических счетов.

В данной таблице по каждому счету указано наименование. Для счетов с субсчетами дано наименование субсчета. Начиная работу с программой, пользователь-бухгалтер должен внимательно изучить предлагаемый список счетов и сравнить его со счетами, используемыми на предприятии. Если в данной организации используются другие счета, следует решить: либо перевести свой учет на предлагаемый в программе план счетов, либо подкорректировать список счетов в соответствии со своими потребностями

Организация аналитического учёта.

Помимо плана счетов необходимо составить списки видов объектов, по которым ведётся аналитический учёт. В терминологии данной программы каждый объект аналитического учёта называется “Субконто”. Все объекты аналитического учёта подразделяются на группы, в которых собираются аналитические объекты одного вида, например “Основные средства”, ”Контрагенты”, ” Материалы ”, ”Сотрудники”. Таким образом, принятый в программе термин ”Вид субконто” используется для обозначения группы однотипных объектов аналитического учёта. Например, для ведения аналитического учёта в разрезе сотрудников следует завести вид субконто ”Сотрудники”, Этому виду субконто будет соответствовать справочник субконто ”Сотрудники”, который представляет собой не что иное, как список сотрудников организации.

Справочник констант

Справочник констант предназначен для хранения некоторых постоянных числовых величин и текстовых данных, используемых в расчетах или при формировании выходных документов. Например, если в этот справочник занести наименование предприятия, расчетный счет, фамилии бухгалтера и директора, то в дальнейшем эти текстовые значения можно использовать для автоматического формирования платежных документов. Если в данный справочник занести процентную ставку налога на прибыль, то в дальнейшем эта числовая величина может быть использована в отчетных формах и каких-либо расчетах.

Войти в справочник констант можно через главное меню: пункт ”Операции”, подпункт ”Константы”. Данный справочник построен в виде таблицы, содержащей три графы: ”Номер”, ”Наименование”, ”Значение”.

В процессе эксплуатации программы пользователь может активно использовать имеющиеся в справочнике константы и при необходимости пополнять его новыми по своему усмотрению. Например, если в справочнике имеется константа под номером 17, содержащая сумму минимальной оплаты труда, константа с номером 13, содержащая среднесписочную численность работников предприятия и константа с номером 14, устанавливающая количество месяцев в учётном периоде, то пользователь имеет возможность применить их для расчёта показателей по превышению фонда оплаты труда для выходных форм и автоматического формирования проводок.

В процессе ввода бухгалтерских проводок в Журнал операций могут возникать чисто бухгалтерские ошибки, вызванные невнимательностью или недостатком знаний у части персонала. Наиболее распространенная ошибка - неверно указанная корреспонденция счетов. Понятно, что подобные ошибки могут привести к серьезным неприятностям. В связи с этим многие бухгалтерские программы включают в свой арсенал средства контроля правильности проводок, запрещающие бухгалтеру ввести неверную (с точки зрения разработчиков бухгалтерской программы) корреспонденцию счетов. Однако такой путь жесткого контроля и блокировки ввода весьма опасен, поскольку учетных ситуаций и правил настолько много, что ни один, даже самый умный, разработчик не в состоянии предусмотреть все возможные ситуации, правила, а главное - исключения. В этой связи в программе 1С:Бухгалтерия предлагается самому пользователю собственными силами определить, какие корреспонденции допустимы и занести их в справочник корректных проводок. В последующей работе этот справочник можно корректировать - добавлять новые корреспонденции, исправлять или исключать те из них, которые оказались неверными, например из-за изменений в системе учета.

Справочник корректных проводок представляет собой список, выполненный в виде таблицы, содержащей три графы “Дебет“, “Кредит“ и “Комментарий“.

Настройка параметров работы программы.

В программе предусмотрен специальный справочник, в котором можно установить или изменить параметры функционирования программы. Войти в этот справочник можно из главного меню: пункт "Сервис", подпункт "Установка параметров", или из основных режимов нажатием клавиши F10.

Справочник установки параметров представляет собой экранную форму со множеством наименований параметров и их значений. Для удобства восприятия параметры сгруппированы по функциональному признаку.

Вопросы для самопроверки.

1. Что является главным справочником бухгалтерской системы ?

2. Перечислите справочники, используемые в работе программы 1С: бухгалтерия.

3. Для чего предназначен справочник “Вид субконто”?

4. Для чего предназначен справочник “Констант”?

5. Для чего предназначен справочник “Корректных проводок”?

Практическое занятие №1

Организация первоначальной работы в бухгалтерской программе 1С: Бухгалтерия

Литература.О – 1, с. 236 -239. О – 2, с. 3 – 21.