Завдання 1.2.5: Наведіть приклад моніторингу календарного плану щодо проекту “Створення системи дистанційного навчання з Управління проектами”.

1.2.6. Процеси, пов’язані з вартістю.

Цей підрозділ містить вказівки по забезпеченню якості в процесах, пов'язаних з вартістю.

Ці процеси призначені для прогнозування вартостей по проекту і управління ними, а також для того, щоб пересвідчитися, що проект завершиться в бюджетних рамках і для:

- оцінки вартості: розробка кошторисів по проекту;

- бюджету: використання результатів оцінок вартості для розробки бюджету проекту;

- контролю вартості: контроль вартостей і відхилень від бюджету проекту.

Всі вартості по проекту мають бути чітко визначені (по роботах, товарах і послугах), а оцінка вартості передбачати відповідні джерела інформації і зв”язок з WBS- структурою проекту. При використанні оцінок вартості на основі попереднього досвіду, їх необхідно перевірити для того, щоб вони відповідали умовам поточного проекту. Вхідні дані документуються і відстежуються до місця їх походження.

Особливу увагу слід приділяти визначенню достатніх вартостей на роботи за якістю, оцінка яких включає і економічне середовище (наприклад, інфляцію, податкову політику, ставки обміну тощо).

У випадку, коли оцінка вартості містить високий рівень невизначеності, ризики мають бути оцінені і зменшені, а для ризиків, що залишилися в оцінку вартості включаються допущення.

Оцінка вартості має таку форму, яка дозволяє створювати і розробляти бюджет відповідно до затверджених і прийнятих процедур обліку, а також вимог менеджера проекту.

Бюджет базується на оцінках вартості і календарному плані, має відповідати вимогам проекту. абудь-які допущення, угоди і невизначеності мають бути виявлені і документовані. Бюджет включає всі затверджені вартості і має форму, відповідну для контролю вартості по проекту.

Перед будь-якими витратами по проекту створюються і документуються процедури контролю вартості, які поширюються між відповідальними за роботу.

Встановлюються тимчасові інтервали між коректуваннями, частотою збору даних і прогнозування для забезпечення адекватного управління роботами проекту і пов'язаною з ними інформацією. Необхідно перевірити, щоб робота, що залишилася до завершення, вкладалася б у рамки бюджету. Всі відхилення від бюджету аналізуються і документуються для визначення подальших дій.

З метою запобігання можливих майбутніх проблем потрібно аналізувати тенденції у вартостях проекту з використанням таких технологій, як аналіз освоєного об'єму з урахуванням роботи, що залишилася, виявляють ключові причини відхилень від бюджету, як сприятливі, так і несприятливі. Дії плануються так, щоб запобігати впливу на мету проекту несприятливих відхиленнь. Аналіз причин як сприятливих, так і несприятливих відхилень можуть використовуватися як основа для безперервного поліпшення.

Рішення по заходах приймаються тільки з урахуванням їх можливих впливів на інші процеси і цілі проекту. Ті зміни що впливають на цілі проекту узгоджуються із споживачем і відповідними зацікавленими особами до їх реалізації. Корегування бюджету узгоджуються з іншими процесами проекту для розробки плану роботи, що залишилася.

Інформація, необхідна для виділення фондів за часом має бути своєчасною і надаватися як вхідні дані для процесів, пов'язаних з контролем ресурсів.

Менеджер проекту здійснює регулярний перегляд вартостей проекту, як це визначено в плані проекту. Відповідні зацікавлені особи можуть зажадати додаткового перегляду стану фінансів.