2. Административные функции − функции обеспечения жизнедеятельности всех гостиничных подразделений

Высший уровень управления представлен его владельцем и генеральным директором, принимающих общие решения стратегического характера (определяют размер гостиничного комплекса, выбор места для его строительства, архитектуры и интерьер, оборудования, подбор персонала и т.д.). Владельцем гостиничного комплекса может быть как частное лицо, так и целая корпорация. В состав Правления входят руководители ведущих структурных подразделений, а их обязанности вытекают из функций служб и отделов, которыми они управляют.

Оперативное управление гостиницей осуществляется управляющим (директором), который может быть как из числа владельцев, так и наемным лицом. Ему подчиняются все службы гостиничного комплекса, он направляет, контролирует и координирует их деятельность с целью получения максимально возможного эффекта на каждом участке. Контроль за работой персонала всех уровней является одной из главных функций руководителя гостиничного комплекса.

Исполнительный председатель гостиничного комплекса обычно называется генеральным директором. В обязанности генерального директора относят осуществление управление всей хозяйственной деятельностью гостиницы; пользование всеми видами банковских услуг, в т.ч. кредитам, открытие и закрытие расчетных, текущих и других счетов и распоряжение ими, подписание чеков на получение наличности, ценностей и т.п., право иска и ответа на суде, а также право представлять во всех административных учреждениях свой гостиничный комплекс лично или через других лиц, уполномоченных на то специальными поручениями; подписания договоров, обязательств и поручений, выполнение задач, связанных с общими направлениями деятельности гостиничного комплекса, в том числе проведение финансовой политики (например, определение лимитов расходов на содержание персонала, предельных ассигнований на административные и хозяйственные расходы, вопросы закупочной политики и т.д.). Руководство высшего звена также принимает решение относительно того, какую систему расчетов с клиентами использовать в отеле. Но часть этих вопросов может быть передана на рассмотрение ниже звеньям управления, если на генерального директора возложено слишком много полномочий и обязанностей.

Учитывая, что гостиничные комплексы работают круглосуточно, их деятельность требует постоянного контроля со стороны администрации, в связи с чем в крупных гостиницах имеется должность исполнительного. директора, который практически постоянно находится на предприятии.

Управленческая структура крупных гостиничных комплексов может включать 5-6 директоров отделов, которые подчиняются генеральному директору. Среди них директора по размещение, маркетинга, азартно-развлекательного сектора, ресторана, финансовый и технический директора. Они представляют средний уровень управления и обеспечивают реализацию политики гостиничного комплекса, разработанной высшим руководством, отвечают за доведение детальных заданий до подразделений и отделов, а также за их выполнение. Как правило, они имеют широкий круг обязанностей и большую свободу в принятии решений.

В прямом подчинении директора по размещению находятся менеджеры основных гостиничных служб (бронирование, обслуживание, приема и расчетной части, эксплуатации номерного фонда).

Финансовому директору подчиняются главный бухгалтер, менеджер хозяйственной службы и тому подобное.

Технический директор возглавляет инженерно-эксплуатационный отдел. В различных гостиничных комплексах эта должность может называться по-разному: главный инженер, директор по эксплуатации, главный техник. Ему подчиняются старший мастер, заведующие мастерскими по ремонту мебели, оборудования, системы отопления и. т.д.

Отдел кадров выполняет следующие функции: набор, обучение, оценка персонала; регулирования труда и зарплаты, вопрос премирования; дисциплинарные взыскания; недопущение случаев незаконного увольнения. В обязанности этого подразделения входит ведение личных дел всех сотрудников гостиничного комплекса. Обычно департамент имеет три подразделения: набора обслуживающего персонала, подразделение заработной платы и других вознаграждений, подготовки и, переподготовки. Все они тесно взаимосвязаны между собой и с другими департаментами гостиничного комплекса. Работники отдела кадров отбирают специалистов, проводят собеседование, но окончательное решение о принятии остается за руководителем подразделения, куда принимается данный работник.

Отдел охраны труда выполняет следующие функции: инструктаж по технике безопасности; контроль за выплатой пособия по нетрудоспособности, связанной с производственными травмами; ежемесячный инструктаж и проверки, контроль за сметой расходов и т.д..

Учебно-тренинговый центр занимается повышением квалификации, переподготовкой и стажировкой специалистов и обслуживающего персонала обучением работников методам управления качеством; созданием здоровой, творческой доброжелательной атмосферы в гостиничном комплексе подобное.

Бухгалтерия отвечает за своевременное составление бухгалтерской отчетности соответствии с нормативными документами; несет ответственность за соблюдение финансовой и договорной дисциплины; анализирует финансово-хозяйственные планы и сметы по установленным формам; отвечает за своевременность составления отчетов, балансов и счетов, прибылей и убытков; выполняет работу по учету, ввод в эксплуатацию и списания материальных ценностей, учета денежных средств в установленном порядке; несет ответственность за соблюдение ценообразования и правильности составление тарифов, осуществляет учет поступления и выбытия производственных запасов соответствии со стандартами бухгалтерского учета, организует работу по получению лицензий и т.д..

Обязанностями департамента бухгалтерского учета является осуществление денежных переводов, подготовка финансовых отчетов от кассиров каждой торговой точки гостиничного комплекса, учет, обработка и контроль первичной документации, своевременное информирование руководства о финансовых результатах деятельности гостиничного комплекса, а также выплата работникам заработной платы, получение других разных счетов и выплата по ним, контроль и учет расходов.

Основной задачей планово-коммерческого отдела является обеспечение гостиничного комплекса материально-техническими и производственными ресурсами. До этого отдела целесообразно привлекать менеджеров, занимающихся маркетингом, продажей номеров, организацией банкетов, рекламой и т.д..

Аудиторская служба (от латинского auditor - слушатель, ревизор) проверяет правильность ведения бухгалтерской документации и составляет дневной отчет по данным коммерческой деятельности гостиничного комплекса. Обычно этот отчет составляется в конце рабочего дня, во время ночной смены, поэтому эта проверка называется ночной аудиторской, а служащий - ночным аудитором. В его обязанности относят: проверку правильности составления счетов; проверку правильности оплаты по кредитным картам и внесение в счета клиентов оплаты за покупки, осуществлены в течение дня; проверку талонов, дающих право на предоставление скидок; отражение результатов всех финансовых операций; разрешения противоречий, мониторинг кредитных организаций, подготовку оперативных докладов.

Аудитор проверяет полученный доход от проживания в гостинице, процент фактической занятости и другие данные, полученные от службы приема и размещения (спор), осуществляет кассовое сведения, включая оплату чеками и кредитными карточками. В многих гостиничных комплексах функции ночного аудитора выполняет один из бухгалтеров, однако, как показывает практика, должность ночного аудитора себя оправдывает всегда.