Тема Управление коммуникациями
Среди менеджеров проектов есть общее мнение, что умение управлять коммуникациями является важным из профессиональных навыков, которые должен иметь менеджер проекта. Это умение считается более важные, чем организационные навыки, навыки по
построению команды, а также технические навыки
По оценкам американского института PMI до 90% времени руководители тратят на коммуникации в проекте
Управление коммуникациями в проекте-это область знаний, включающая в себя процессы, необходимые для своевременного создания, сбора, распространения, хранения и получения информации проекта
1. Планирование управления коммуникациями - определение информационных и коммуникационных нужд заинтересованных лиц
2. Управление коммуникациями проекта - процесс сбора информации проекта для создания связи, распределения, хранения, поиска и размещения в соответствии с планом управления коммуникациями
3. Контроль над коммуникациями - процесс мониторинга и контроля коммуникаций на протяжении всего проекта для обеспечения информационных потребностей заинтересованных сторон проекта
В процессе «Планирование управления коммуникациями» определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта
Определяются следующие:
-Кому и какая информация нужна
-Когда эта информация необходима
-Каким образом информация будет предоставляться
Во многих проектах основная часть планирования коммуникациями выполняется на самых ранних стадиях проекта
Результаты этих процессов должны пересматриваться по ходу исполнения проекта
*Следует проанализировать информационные потребности участников проекта и предавать только ту информацию, которая способствует успеху проекта
*Следует учитывать потребности как непосредственно задействованных в проекте сторон, так и заинтересованных сторон, не связанных непосредственно с деятельностью по проекту (например, местные жители)
Для определения требований к коммуникациям необходимы данные:
-Организационная структура и распределение ответственности
-Подразделения, вовлеченные в проект
-Количество людей, задействованных в проекте, с учетом места их размещения
-Информация об участниках проекта
-Информационные потребности участников проекта
Методы передачи могут существенно различаться:
-Краткие обсуждения
-Полноценные совещания
-Письменные материалы
-Электронная почта
-Общие базы данных, доступные через Интернет
Факторы, влияющие на выбор средств коммуникации, включают в себя:
1. Срочность получения информации - зависит ли успех проекта от того, что информация о проекте непрерывно обновляется и доступна в произвольный момент времени, или достаточно регулярно выпускать печатные отчеты о проекта
2. Возможности технологии - подходят ли имеющиеся информационные системы или необходима модернизация
3. Готовность участников - соответствует ли предложенная система опыту и знаниям участников проекта или требуется интенсивное обучение
4. Окружение проекта - предполагается живое или виртуальное общение
В результате планирования управления коммуникациями формируется план управления коммуникациями, который может быть самостоятельным документом или частью общего плана управления проектом
План управления коммуникациями включает в себя:
-Структуру распределения информации
-Требования к формату, содержанию и степени детализации информации
-Технологии, используемые для передачи информации
-Лица, ответственные за распространение информации
-Частота коммуникаций
-Время, необходимое на эскалацию спорных вопросов
-Методы и процедуры обновления плана управления коммуникациями
Описание порядка распространения информации часто включает в себя матрицу отчетности, в которой указывается, кто и с какой периодичностью получает те или иные отчеты
Как правило, по горизонтали в ней представлены виды отчетности, по вертикали - получатели, в клетках задается периодичность
Степень
развития в организации информационной
структуры является важным фактором при
разработке плана управления коммуникациями.
Там, где хорошо развитой информационной структуры нет, команда проекта должно принять компромиссные решения
ПРИМЕР.
Должна ли команда возложить на себя обязанности по развитию дорогой и сложной
инфраструктуре в дополнение к работе над проектом? Можно ли пренебречь требованиями некоторых участников относительно информационного обеспечения?
Распространение информации - своевременное предоставление необходимой информации участникам проекта
Для распространения информации используются разные формы коммуникации
-Письменные и устные
-Внутренние и внешние
- Формальные и неформальные
- Вертикальные и горизонтальные
Для распространения информации могут быть использованы различные методы:
1 Сбор и передача в бумажном виде
2 Использование телефонов, факсов, электронной почты, видеосвязь
З Использование веб-интерфейсов программного обеспечения по управлению проектами и т.д.
Коммуникативные сети- направление распространения информации
Кольцо. В этой сети информация,
поступившая от одного участника к
другому, передается третьему лицу, для
осуществления контроля
коммуникаций характеризуется
большими искажениями информации и
задержками скорости ее передачи
Паутина. Неконтролируемая коммуникация.
Зачастую в этой сети элементы
связаны случайным образом,
что снижает надеждность
Звезда. В этой сети информация
доносится до большинства участников в
одинаковом формате и виде, искажения
минимальны
Критерии оценки коммуникативных сетей
Критериями оценки коммуникативных сетей являются:
-Надежность
-Скорость прохождения информации
-Коэффициент искажения или потерь информации в цепи
-Неравенство (подчиненность) элементов позиций в цепи
-Характер связи элементов (определенный/случайный}
Для успешного проекта необходимо строить коммуникации с тем расчетом, чтобы
надежность коммуникативной сети была максимальной, а потери и искажение
информации – минимальны
При всем многообразии форм и методов коммуникаций совещания
занимают одно из главных мест
На совещании выясняется множество значимых данных о проекте, таких как:
оценка совместной работы, динамика развития проекта, мотивация участников, их опасения и переживания
Для распространения информации используются разные формы коммуникации
Статусные совещания по проекту. Могут проводится один раз в начале и
один раз в конце каждого этапа проекта.
Ежедневные планерки. В них должны участвовать члены команды, поддерживающие связь с отраслевыми отделами
На что нужно обратить внимание при организации и проведении рабочих совещаний:
1 Найдите подходящее помещение, в котором можно работать без помех 2 Являйтесь на каждое совещание хорошо подготовленным. Требуйте того же
от каждого участника 3 Обеспечьте протоколирование каждого совещания. Протоколы должны быть общедоступны 4 Определяйте совместно повестку встречи, которая не должна быть слишком перегружена 5 Согласуйте время проведения совещания с участниками
Самый распространенный вид письменного общения при исполнении
проект - это электронная почта
Преимущества: Конкретность Однозначность слова Возможность сохранения информации Удобство при распространении информации между многими адресатами
Недостатки: Нет уверенности, что послания получены и правильно поняты Средство не годится для дискуссий и мозговых штурмов.
Контроль над коммуникациями - это процесс мониторинга и контроля коммуникаций на протяжении всего жизненного цикла проекта для обеспечения информационных потребностей заинтересованных сторон проекта, которые будут удовлетворены
Основным результатом этого процесса является то, что он обеспечивает
оптимальный информационный поток между всеми участниками
коммуникаций в любой момент времени.
Отчётность по исполнению - это сбор и обработки данных о фактических результатах проекта и отображение их в отчетах. Она необходима для того, чтобы все участники проектной команды, а также заинтересованные стороны своевременно получали нужную
информацию о ходе проекта
Она необходима для того, чтобы все участники проектной команды, а также заинтересованные стороны своевременно получали нужную информацию о ходе проекта
Отчетность по исполнению должна содержать информацию о:
-Содержании проекта
-Расписании
-Стоимости
-Качестве проекта
Во многих проектах также необходима информация о:
-Рисках
-Поставках
Отчет о ходе исполнения проекта включает:
1 Информацию о текущем состоянии проекта в целом и разрезе отдельных
показателей
2 Информацию об отклонениях от базовых планов
3 Прогнозирование будущего состояния проекта
Обычно отчеты по проекту представляются в виде:
Диаграмм
S-кривых
Таблиц
Шаблоны отчетов могут быть разработаны заранее и содержаться в плане управления коммуникациями
1.Объясняйте смысл действий. Смысл выполняемых работ, а также проекта в целом не всегда понятен участникам проектной команды. Особенно на начальных стадиях проекта
2.Рассказывайте о проекте. Необходимо регулярно информировать ЗС проекта, особенно ключевые, о том, как идет проект. Это помогает получить поддержку со стороны окружения проекта
З. Убеждайтесь, что вас правильно поняли (обратная связь). Обратная связь помогает снизить потери информации в коммуникациях
4. Информацию должны иметь нужную степень детализации. Ключевым ЗС проекта (спонсору, заказчику) обычно требуется общая информация по проекту (без деталей). Необходимо выяснить информационные потребности.
5. Продавайте РЕЗУЛЬТАТ - просто хорошая работа не заметна. На совещаниях управляющего комитета стоит говорит не только об успехах, но и о проблемах, которые n ри шлось решить для получения результата
6. Создавайте нужную информационную картину для 3С. Необходимо регулярно оповещать участников команды, а также ключевые фигуры проекта о ходе работ, достигнутых результатах, а также планах на будущее
7. Контролируйте коммуникации. Неконтролируемые коммуникации занимают много времени, что может привести к срыву сроков проектных работ