Тема Управление закупками

Управление закупками проекта включает в себя действия, связанные с приобретением товаров и услуг у сторонних организаций

1. Планирование управления закупками - процесс документирования решений относительно покупок в проекте, определения используемых подходов и идентификации потенциальных продавцов

2. Осуществление закупок - получение предложений от поставщиков, выбор поставщиков и заключение контрактов

З. Контроль закупок - отслеживание контрактных обязательств, их изменений и документальное оформление

4. Закрытие закупок - завершение контракта, включая решение всех открытых вопросов

В контексте данной лекции опора идет на следующие определения ролей поставщика и покупателя

Поставщик - организация, предлагающая товары и услуги для вашей компании

Покупатель - Ваша компания. Ответственность за реализацию описываемых в лекции функций покупателя лежит на руководителе проекта

В процессе планирования управления закупками устанавливается:

Какие нужды проекта можно удовлетворить путем закупок товаров или услуг у сторонних по отношению к проекту организации. Приобретать ли товары и услуги или произвести самим. На каких условиях, когда и в каких количествах будет производиться покупка у внешних поставщиков

Основными результатами этого процесса являются:

1 План управления закупками

2 Решение «производить» или «покупать»

3 Содержание работ контракта

Анализ <<производить>> или <<покупать>>

Данный анализ используется для определения того, можно ли произвести определенный продукт или услугу силами команды проекта или это необходимо приобретать на стороне. При выборе решений учитываются следующие факторы:

Содержание работ контракта

Руководитель проекта должен подготовить содержание работ контракта, которое

будет вставлено в дальнейшем в соответствующий контракт

Степень детализации содержания работ может варьироваться в зависимости от

природы предмета поставки и предполагаемого вида контракта.

В содержании работ может быть включено:

Описание продуктов и услуг поставки, Спецификация предметов поставки, Желаемое количество, Уровень качества, Технические данные, Период эксплуатации, и т.д.

План управления закупками описывает подходы, которые будут применяться в остальных процессах управления поставками

Он может содержать следующую информацию:

-Какие типы контрактов будут использованы

-Как будут строиться отношения с подрядчиками

-Если необходимы типовые контрактные документы, то где их найти

-Если в организации есть контрактное подразделение, то как оно должно взаимодействовать с командой проекта

-Как будет организована отчетность поставщиков и как будут координироваться контракты и расписание проекта

В зависимости от того, какие продукты или услуги приобретаются, могут использоваться различные типы контрактов

Обычно контракты по способу оплаты относятся к одному из трех типов:

Контракты с фиксированной ценой

Контракты с возмещением затрат

Контракты типа «Время и материалы»

На выбор типа контракта влияют следующие факторы:

1. Насколько хорошо изначально определен состав работ по договору

2. Ожидаются ли частные изменения после старта проекта

З. Требуется ли тщательный контроль поставщика со стороны покупателя - степень доверия к поставщика

4. Принятые индустриальные стандарты для договора

Контракты с фиксированной ценой предусматривают общую фиксированную

стоимость продукта

Обычно применяются для продукта с хорошо определенными характеристиками.

ПРИМЕР. Закупка оборудования или ПО

Представляет наибольший риск для поставщика.

ПРИМЕР. При повышении цен или часто меняющихся требованиях к результату

Основные подтипы: С фиксированной ценой Например, контракт стоимостью в

1.000.000 рублей

С фиксированной ценой и вознаграждением за результат, например, бонус за ранее завершение

Контракты с возмещением затрат предполагают оплату поставщику фактически понесенных затрат и выплату вознаграждения - прибыль поставщика

Стоимостные риски несет покупатель, так как окончательная цена заранее

неизвестна

Чаще используются при недостаточно детализированном описании продукта и

работ

ПРИМЕР. Покупка оборудования через дилера. Если производитель изменяет

цены, то поставщика оплачивается поставленное оборудование по ценам

производителя, расходы поставщика и его прибыль

Основные подтипы:

Возмещение затрат плюс фиксированное вознаграждение

ПРИМЕР. Цена контракта =возмещение затрат+ 100.000 рублей

Возмещение затрат плюс процент от затрат

ПРИМЕР. Цена контракта =возмещение затрат+10%от затрат

Возмещение затрат плюс вознаграждение за результат

ПРИМЕР. Цена контракта =возмещение затрат+ 100.000 рублей+10.000 рублей за завершение раньше срока

Контракты типа «время и материалы» предполагают фиксированную стоимость

за единицу продукции. В рамках договора оплачиваются только отработанные часы

и потребовавшиеся материалы. Фиксируются ставки, но не оговариваются, в каком

количестве будут расходоваться ресурсы

ПРИМЕР. Цена контракта = 1 ООО рублей за час работы консультанта

Контракты типы «время и материалы» используются:

-Для небольших по времени и недорогих проектов

-Для предоставления покупателю полного контроля работ

-Когда объем работ заранее неизвестен

-При необходимости немедленного старта работ

Преимущества и недостатки контрактов с фиксированной ценой

Преимущества

Не требует строгого контроля покупателя

Поставщик заинтересован в минимизации затрат

Компании имеют опыт работы с такими контрактами

Для покупателя заранее известна цена

Недостатки

Поставщик может недооценить работы и попытаться получить прибыль за счет сокращения (изменения качества) работ

Поставщик может не закончить работы, если он начнет терять деньги

Требует больших усилий от покупателя для описания подробного состава работ

Как правило, цена таких контрактов завышается,так как поставщик закладывается на риски

Преимущества и недостатки контрактов <<время и материалы>>

Преимущества

Быстро согласуется, быстрое начало работ

Удобен, когда длительность контракта небольшая

Является хорошей возможностью, когда нужно усилить штат

Недостатки

У поставщика нет стимула сокращать длительность работ

Подходит только для небольших проектов

Требует каждодневного контроля со стороны покупателя

Преимущества и недостатки контрактов с возмещением затрат

Преимущества

Упрощенный состав работ, не требуется много времени на его разработку

Обычно цена контракта получается более низкой по сравнению с контрактами с фиксированной ценой, так как поставщику здесь не надо закладываться на риски

Недостатки

У поставщика нет стимула сокращать длительность работ

Требуется контроль расходов со стороны покупателя

Общая цена контракта неизвестна

Планирование контрактов

В ходе планирования контрактов происходит подготовка документов,

необходимых для запроса информации у поставщиков и выбора поставщиков

В результате формируются

1 Контрактные документы

2 Критерии оценки поставщиков

Контрактные документы высылаются потенциальным поставщикам

при запросе предложении от поставщиков

Они должны быть тщательно структурированы, чтобы в дальнейшем было

легче оценивать поступившие предложения

В состав документов, как правило, входят:

-Содержание работ контракта

-Описание желаемой формы представления предложений

-Типовой проект контракта

-Условия конфиденциальности

П ример описания желаемой формы представления предложений для проекта по внедрению информационной системы:

Критерии оценки разрабатываются для оценки и ранжирования предложений

1. Понимание требований. Насколько хорошо предложение поставщика

соответствует требованиям содержания проекта

2. Общая стоимость. Способен ли поставщик предложить относительно низкую стоимость поставки

З. Технические возможности. Обладает ли данный поставщик необходимым опытом и квалификацией

4. Организационные возможности. Обладает ли данный поставщик необходимыми ресурсами для выполнения работ в заданные сроки

5. Рекомендации и отзывы. Может ли поставщик предоставить отзывы от

своих предыдущих заказчиков

3апрос информации у поставщиков представляет собой рассылку официальных запросов на предложение поставщикам и получение от них ответов в виде предложений на поставку

Обычно основная часть усилий этого процесса ложится на сторону потенциальных

поставщиков, причем это не предполагает дополнительных расходов в проекте

Запрос на предложение представляет собой пакет документации по поставке,

куда входят все подготовленный контрактные документы

Запрос на предложение рассылается всем потенциальным поставщикам.

На основании информации, содержащейся в запросе, поставщики готовят свои предложения

Получение предложений от поставщиков – > Выбор поставщиков – > Заключение контракта

Предложения - это подготовленные поставщиков документы, описывающие намерения и возможности поставщика поставить продукт или услуги, указанные в запросе на предложение

Они готовятся в соответствие с требованиями, заложенными в документации

по поставкам

Предложение поставщика представляет собой имеющую юридическую силу оферту

В некоторых случаях покупатель может попросить сопроводить предложение

поставщика устной презентацией для получения более подробной информации

Выбор поставщика

В ходе выбора поставщика производится оценка полученный предложений, выбор поставщика и заключение контракта

Ранее продуманные критерии оценки и план управления поставками служат

гарантом объективного выбора наиболее выгодного для компании поставщика.

Заранее было зафиксировано в названных документах, кто и по каким критериям оценивает поступившие предложения

Основным результатом является выбранный поставщик и заключенный c ним контракт

Для приложения количественной оценки к различным сторонам предложений и

снижения субъективности используется система весов

Ее применение включает в себя

-Назначение количественной оценки (веса) каждого из критериев

-Оценку каждого из поставщиков по каждому из критериев

-Умножение этих оценок на вес критерия

-Суммирование результатов по каждому поставщику и получение суммарной оценки

Также при выборе поставщиков используются:

1. Экспертные оценки - оценка специалистов в каждой из областей, которых касаются контрактные документы

2. Система рейтинговых оценок поставщиков – использование информации о поставщиках

3. Система отсева - установление минимальных требований к поставщикам. Невыполнение любого из таких требований автоматически исключает потенциального поставщика из дальнейшего рассмотрения

Переговоры по контракту

Для достижения соглашения о структуре и требованиях будущего контракта ведутся

контрактные переговоры

Окончательный текст контракта отражает все достигнутые соглашения

В процессе переговоров обсуждаются:

Условия поставок

Технические и управленческие подхода

Права собственников

Финансирование проекта

Технические решения

Платежи и цены

В процессе переговоров стороны применяют различные тактики:

1. Ограниченные полномочия - «Я не обладаю полномочиями сократить

расписание на два месяца, только на один»

2. Дедлайн - «У нас самолет сегодня вечером, поэтому переговоры нужно

закончить до 5-ти часов»

3. Отсутавующий - «Только мой руководитель может рассмотреть это

требование, но его нет в городе. Почему бы нам не договориться, чтобы

было сделано только это. Я могу утвердить такие требования»

4. Разумность и рациональность - «Давайте будем разумными и рациональными и примем предложение как есть»

5. Атака - «Если вы не знаете деталей, касающихся вашей компании, возможно, вам не следует заниматься бизнесом»

6 Хороший следователь/плохой следователь - Один человек сочувствует

и помогает другой стороне, а со вторым трудно договориться

7 Прерывание переговоров- демонстрация потери интереса

8 Свершившийся факт- “Это требование правительства, и оно должно быть

отражено во всех наших контрактах”

Контракт- это взаимно согласованный документ, обязывающий поставщика

поставить определенную продукцию (например, оказать консультационные услуги

или разработать ПО), а заказчика оплатить поставки

Контракт- это официальный документ, споры по которому могут разрешаться в судебном порядке

Основные разделы контрактов

Предмет контракта

Содержание работы

Срок выполнения работ

Обязанности сторон

Период действия

Цены и порядок оплаты

Критерии приемка

гарантийные обязательства

Поддержка продукта

Штрафные санкции

Механизм прекращения действия контракта

Контроль закупок - это процесс контроля соответствия текущего исполнения

контрактов контрактным требованиям

Покупатель и поставщик при контроле закупок преследуют одни и те же цели.

Каждая сторона желает убедиться в том, что он сам и партнер выполняют

свои обязанности, предусмотренные контрактом, и в том, что их юридические права защищены

В этой области руководителю проекта надлежит:

Выявлять возможные области рисков для контрактов и инициировать необходимые действия

Утверждать всю касающуюся контрактов корреспонденцию

Готовить проведение переговоров по контрактам и участвовать в них

Выяснять, какие контрактные обязательства еще не выполнены

Фиксировать все случаи невыполнения исполнителем своих обязательств

Выявлять и документировать изменения в контрактных соглашениях

Производить мониторинг платежей по контракту

В процессе контроля закупок могут оформляться запросы на изменения

ОТ ПОСТАВЩИКОВ В результате анализа исполнения, либо при необходимости пересмотра условий контракта.

Запросы на изменения включают изменения условий контрактов и характеристик продукта. К запросам на изменения также относиться решение о расторжении контракта

Результатом рассмотрения запросов на изменения являются дополнительные соглашения к контрактам, содержащие корректировку их условий

Процесс закрытия поставок предполагает:

1. Подтверждение исполнения - констатация того, что все работы выполнены в полном объеме и с удовлетворительным качеством

2. Административное завершение - документирование окончательных результатов и архивирование информации для последующего использования

Преждевременное расторжение контракта является особым случаем закрытия поставок и может наступать в результате соглашения обеих сторон или в случае невыполнения обязательств одной из сторон

Права и обязанности сторон в случае преждевременного закрытия контракта

описываются в соответствующей статье контракта

Руководителю проекта при завершении контракта надлежит:

-Формально принять все предоставленные результаты работ по контракту

-Способствовать завершению всех действий компании по закрытию контракта и перечислению окончательного платежа

-Поместить в архив контрактную документацию

При завершении контракта руководитель проекта обязан поместить в архив

следующую документацию

-Первоначальный запрос на предложение и все его модификации

-Копии предложения и всех поправок к нему

-Протоколы переговоров

-Корреспонденцию по контракту

-Подписанные оригиналы (или ксерокопии) контракта и всех дополнительных соглашении к нему

-Акты сдачи-приемки

-Счеты и платежные поручения