3.5. Підготовка ваучерів

Туристичний ваучер - документ, що встановлює право туриста на послуги, що входять до складу туру і підтверджуючий факт їх передачі. Ваучер повинен відповідати наступним вимогам:

• Бути оформленим на одному з мов міжнародного спілкування (найчастіше англійською);

• Виписується тільки від імені туроператора, безпосередньо вступає в контакт з постачальниками туристських послуг;

• Утримувати інформацію про туристів (їх особисті дані), інформацію про сплачені ними туристських послугах, термінах поїздки, вказівка на туроператора, який видав ваучер, і на турагентство, що продало тур, а також номер ваучера;

• Не відображати реальної вартості туру, сплаченої туроператору агентством, тому що оплачувана туроператору вартість послуг менше суми, сплаченої туристами.

Ваучер є основним документом, який гарантує отримання туристом оплачених ним послуг. Ваучер призначений для надання його постачальникам туристських послуг мул для внутрішнього обліку в звітності туроператора. Зазвичай ваучер виконується у формі стандартного бланка, завіреного печаткою та підписом керівництва туристського підприємства, і видається туристу або керівнику туристської групи перед початком поїздки. До груповим ваучерами повинні додаватися списки туристів, в яких зазначаються їх паспортні дані.

Ваучер є «обмінним» документом, тобто по прибуттю на місце призначення він передається приймаючій стороні і туристу більше не повертається.

Ваучер не має суворих правил оформлення і звичайно розробляється приймаючою стороною. У «шапці» вказується назва фірми, вихідні дані, його номер і коли він був підтверджений.

Потім заповнюються рядки, що стосуються безпосередньо інформації про сплачені турпослуг, а саме:

• Назва готелю;

• Дата прибуття;

• Дата вибуття;

• Тип номера;

• Ім’я туриста чи туристів, якщо їх їде дещо по одній путівці;

• Номер рейсу прибуття;

• Час прибуття.

Далі йдуть контактні телефони, розпис і посада відповідальної особи приймаючої фірми, у разі необхідності на бланках ваучера проставляється печатка приймаючої фірми. Також вказуються поштові реквізити фірми, номера її факсу, телефону та електронну адресу.

Ваучер з виправленнями, з незаповненими або частково заповненими пунктами, на якому відсутня печатка направляючої тур фірми вважається недійсним.

Ваучер заповнюється у 3-ох екземплярах. Перший і другий видаються туристу перед початком подорожі, про що робиться запис в журналі реєстрації ваучерів. Третій екземпляр зберігається в бухгалтерії направляючої фірми і в разі необхідності використовується необхідними державними органами при здійсненні фінансово-фіскального контролю.

3.6. Технологія туристичних процедур (туристичні формальності) при здійсненні туристської подорожі

Під час подорожі турист стикається з різного характеру формальностями, виконання яких є обов’язковою умовою при здійсненні подорожі.

Туристичні формальності – обов’язкові дії щодо оформлення затвердженого переліку документів, необхідних для здійснення туристичної подорожі; це правила, умови та дії з точки зору законності, що потребують обов’язкового дотримання при організації, оформленні та здісненні туристичної подорожі.

Види формальностей:

• паспортні;

• візові (в даному випадку відсутні);

• митний та візовий контроль (в даному випадку відсутні);

• санітарно – епідеміологічний контроль;

• валютні.

Окрім цього повинна бути підготовлена база технологічної документації, зокрема замовлення туриста, лист бронювання, підтвердження бронювання, інформаційний листок, страховий поліс тощо.

Міжнародне співробітництво й діяльність різноманітних міжнародних організацій в сфері туризму йде шляхом спрощення цих формальностей.

Туристичні формальності являються одним з факторів зовнішнього середовища, котрі враховуються туристичним підприємством при організації подорожей як за кордон, так і по території України.

Паспортні формальності: встановлення терміну дії паспорта не менше п'яти років із необмеженою кількістю поїздок; децентралізація паспортних служб; скорочення термінів і спрощення процедури оформлення закордонних паспортів; запровадження поміркованого збору за оформлення паспорта; зберігання закордонного паспорта у власника без права його конфіскації.

Візові формальності: взаємне визнання візи низкою держав; в окремих випадках надання дозволу на в'їзд на контрольно-пропускному пункті; поширення чинності візи до 12 місяців на один чи кілька в'їздів у всі пункти і по всіх маршрутах, відкритих для туристів; безвізовий в'їзд на термін до трьох місяців; запровадження єдиного консульського збору не* залежно від громадянства туриста.

Митні формальності: запровадження для туристів пільгових митних податків, зборів; надання митних пільг (у тому числі скасування податків) на ввезення устаткування для готелів та інших туристичних об'єктів; включення деяких податків і зборів на утримання і відновлення туристичних об'єктів у структуру непрямого оподатковування, у вартість квитків замість прямого збору валюти з відвідувачів.

Валютні формальності (за рекомендаціями UNWТО): можливість отримувати в країні, з якої туристи виїжджають, вільно конвертованої валюти, необхідної для їхніх поїздок; дозвіл на ввезення валюти в розмірі, зазначеному в митній декларації; обмін ввезеної валюти тільки на добровільній основі; забезпечення можливості зворотного обміну валюти при виїзді з країни перебування; надання туристам права мати при виїзді достатні суми в національних грошових одиницях для зворотної поїздки своєю країною; надання туристам і відвідувачам повної інформації про правила і поточний курс обміну валюти; розміщення в обов'язковому порядку необхідної інформації на контрольно-пропускних пунктах в'їзду.

Медико-санітарні формальності: розширення співпраці національних туристичних адміністрацій з санітарно-епідеміологічними організаціями іі органами охорони здоров'я в справі надання вичерпної інформації медичного характеру всім зацікавленим особам; укладання багатосторонніх державних договорів щодо надання невідкладної медичної допомоги всім без винятку туристам; у разі захворювання в гострій формі чи смерті негайне повідомлення консульства і родичів; перевезення тіла на батьківщину чи його поховання; швидке оформлення потрібних документів.