3. Анализ функций планирования, мотивации и контроля

Между моментом поступления товара на склад и моментом приходования его (т. е. попадания в продажу) проходит от одного до трех (в некоторых случаях больше) дней. В ООО «Зевс» порядок действия при получении товаров от поставщиков прописан в локальном нормативно-правовом акте - Инструкция по приемке и оприходованию товаров на складе.

Заведующий складом заранее получает от менеджера по закупкам информацию о планируемых поступлениях товара.

При получении товаров от поставщиков заведующий складом организовывает прием товара по количеству и качеству и оформляет документы в соответствии с процедурой приема товара от поставщиков.

Действия заведующего складом при доставке представителем поставщика товара на склад:

• проверить документы, сопровождающие груз, в соответствии с критериями, указанными в процедуре приема;

• проверить наличие в базе данных соответствующей приходной накладной.

При отсутствии приходной накладной - немедленно связаться с менеджером по закупкам, ответственным за ввод приходной накладной в базу, выяснить причины отсутствия приходной накладной;

• обеспечить прием товара по расходным накладным поставщика;

• проверить полученный товар на соответствие приходной накладной в базе данных;

• в случае отсутствия расхождений - организовать перемещение принятого товара в зону хранения и размещение по местам хранения.

При отсутствии расхождений по количеству и качеству принятого товара с расходной накладной поставщика заведующий складом передает представителю поставщика подписанный лицом, ответственным за прием, первый экземпляр накладной и доверенность.

В случае обнаружения расхождений по количеству, качеству и комплектации заведующий складом или ответственный за прием сотрудник склада не имеют права ставить подписи на накладных поставщика и возвращать поставщику документы. В этом случае представителю поставщика передается акт приема товара, под писанный всеми членами комиссии по приему и заверенный печатью склада. В акте приема указываются все расхождения по количеству, качеству и комплектации товара.

Несоответствующий по качеству и комплектации товар размещается в зоне ответственного хранения в условиях, не допускающих его дальнейших повреждений, до принятия решения менеджером по закупкам о замене товара или возврате товара поставщику.

После приема товара по документам поставщика заведующий складом организовывает проверку полученного товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения.

Прием товара производят назначенные заведующим складом работники склада. Работник склада, принимающий товар, обязан:

• проверить товар по количеству и наименованиям, указанным в накладной поставщика (таблица 1);

• проверить внешний вид товара, отсутствие повреждений и загрязнений упаковки;

• проверить комплектацию товара в соответствии с данными о комплектации, указанными в инструкции по эксплуатации товара.

Наименование товара	Ед. Изм.	Кол-во	Цена За Ед.	Стоимость товара всего без налога, Руб.	Налоговая ставка	Сумма налога, руб.	Стоимость Товара с налогом	Страна Проис.	Номер груз.тамож. декларации
Масло подсолн.	Бут.	2020	42	8084	18%	1470	9569	Украина	10216009 /290910/
Сахар	кг	2000	25	5000	18%	500	5500
Пряник «Ирек»	кг	100	36	3600	18%	360	3960
Контеты «Смак»	кг	100	90	9000	18%	900	9900
Крупа «Манная»	кг	200	12	2400	18%	460	2660
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
…	…	…	…	…	…	…	…	…	…
Всего к оплате

Таблица 1 - Сверка товара по данным счета-фактуры

Работник склада, выполняющий проверку товара по приходной накладной и размещение товара на места хранения, обязан подписать приходную накладную, подтверждая выполнение задания и соответствие поступившего на склад товара приходной накладной.

После проверки соответствия полученного товара и приходной накладной заведующий складом обязан подтвердить получение товара в базе данных и провести приходную накладную.

Полученные от поставщика документы с подписью работника склада, принимавшего товар, передаются менеджеру по закупкам.

На складе должна храниться приходная накладная с подписью работника, проверившего приходную накладную и переместившего товар в зону хранения.

Таким образом, основные операции, которые склад производит с товарами, представляют собой повторяющийся цикличный процесс: приемка - идентификация товара - оприходование - транспортировка до места хранения - хранение - комплектация - отгрузка.

Процесс оприходования товара в ООО «Зевс» представлен на рисунке 1.

Рисунок 1 - Процесс приходования товара в магазине «Зевс»

Каждая из этих операций оказывает существенное влияние на скорость товарооборота и общую эффективность фирмы.

Анализ проблем, возникающих на складе при переработке грузов, - связь информационного и товарного потоков. Задача менеджера по закупкам - согласовывать именно информационные потоки и предоставлять складу всю нужную информацию о товаре и методах его обработки (погрузки, хранения, упаковки, комплектации и т. д.).

В таблице 2 представлен процесс обмена информацией между складом и отделом закупок в ООО «Зевс».

Функции склада	Информация от отдела закупок, требуемая для эффективного выполнения складом своих функций
Разгрузка и первичная приемка груза	Документы на груз (ТТН, накладные), информация о количестве грузовых мест, габаритах груза, весе нетто/брутто, особенностях упаковки
Окончательная приемка груза по количеству и качеству	Инструкция о приемке груза, критерии определения бракованного товара (при транспортировке, от поставщика) Описание товара (его комплектация, коды и т. п.)
Внутрискладские и межскладские перемещения	Инструкции о правилах обращения с товаром во время перемещения (хрупкое, бьющееся, особенности упаковки и т. д.)
Собственно складирование и хранение грузов	Информация о габаритах, условиях и сроках хранения, особенности упаковки (например, «хранение не более чем в два яруса»)
Сбор и комплектация груза согласно накладным	Все вышесказанное
Отгрузка	Все вышесказанное
Переупаковка, маркировка, сортировка товара, если это необходимо	Коды, особенности маркировки у поставщика, внутренние инструкции по переупаковке и сортировке товара, критерии сортности
Отбраковка и утилизация бракованного товара.	Критерии бракованного товара, инструкции по отбраковке и порядке списания и утилизации товара
Сбор и доставка тары	Если требуется, то информация об особенностях тары у того или иного поставщика

Таблица 2 - Обмен информацией между складом и отделом закупок (товароведом)

В ООО «Зевс» используют вид поставки - «поставка напрямую от поставщиков в магазин».

В качестве достоинств поставок в магазин напрямую от поставщиков можно отметить минимизацию собственных затраты на склады и транспортировку, так как все хлопоты, связанные с транспортом, несет поставщик.

К недостаткам поставки товаров напрямую от поставщиков можно отнести:

• каждый поставщик поставляет свой товар в магазин своим транспортом, из-за чего могут выстраиваться очереди, поставщики страдают из-за простоя транспорта и стараются эти затраты предъявить сети (что отвлекает значительное количество времени и сил на разбирательства);

• магазин испытывает нехватку товара из-за несвоевременной разгрузки;

• растут затраты на обработку товара (упаковку, фасовку, сортировку) и т. д.

Заявка на новый товар оформляется в письменном виде с указанием основных характеристик (ценовой диапазон, примерное количество товара к первой поставке, примерный план продаж или динамика продаж в месяц, важные характеристики (свойства, влияющие на продажу) товара, требования к упаковке и т. д.). Цель менеджера по закупкам - найти товар, максимально отвечающий потребностям магазина.

Прежде чем товар будет поставлен, требуется определить его место в ассортименте, роль, цель введения товара, происходит согласование с директором магазина, место для товара в торговом зале, цену, способы продвижения, примерный объем и динамику продаж, необходимость обучения персонала магазинов продаже нового товара и т. д., то есть проделывается работа по формированию ассортимента.

Если товар уже введен в ассортиментную матрицу, присутствует там и требуется лишь пополнить уже существующий (или закончившийся) товарный запас, то для принятия решения о необходимости поставки менеджер по закупкам оперирует отчетами об остатках товара - той информацией о количестве товара на складе магазина, которую он получает из информационной системы.

Независимо от системы, с которой работает компания, отчеты об остатках должны получаться ежедневно и соответствовать истинному количеству. На основании этой информации менеджер принимает решение о необходимости поставки заказываемого товара. Решение о количестве и сроках поставки принимается с использованием других инструментов, информация о которых представлена далее.

Отчеты по остаткам в магазине делаются:

• ежедневно независимо от того, планируется поставка или нет (утром или вечером, по мере того как в магазине обновляется информация, приходуется и списывается товар);

• в различных срезах - остатки товаров по торговому залу, по складу, по поставщикам, по количеству, по сумме, по смежному, взаимодополняемому, взаимозаменяемому товару, а также выписанный и зарезервированный товар.

В случае первичной поставки менеджеру по закупкам необходимо выбрать поставщика, максимально способного удовлетворить потребность в товаре.

Для поиска потенциального поставщика менеджер по закупкам использует следующие источники информации о поставщике (таблица 3).

Суть поиска поставщиков сводится к получению коммерческих условий и к выбору (в ходе переговоров, тендера или анализа предложений) наиболее подходящих.

Результатом такой работы является договор или контракт с поставщиком. В случае повторной или регулярной поставки поставщик получает от магазина заявку на товар согласно действующим договоренностям с поставщиком и заранее согласованным коммерческим условиям.

Наименование	Вид источника
Молочные продукты	Каталоги продукции, альманахи, ИНТЕРНЕТ, торговые ассоциации
Колбасные изделия	Торговые ассоциации, справочники, ИНТЕРНЕТ
Кондитерские изделия	Справочники, региональные каталоги, деловые издания
Бакалея	Справочники, каталоги, электронные ресурсы, объединения профессионалов
Мясные продукты	Региональные справочники, ИНТЕРНЕТ ресурсы, торговые ассоциации, выставки

Таблица 3- Источники информации о поставщиках

Инструментом осуществления заявки на поставку товаров является информационная база данных ООО «Зевс».

База данных - это внутренний документ в электронном виде (оформленный в таблице Ехсеl), куда менеджер по закупке вносит всю информацию о товаре поставщика, ценах, скидках (всех возможных, полученных и неполученных), характеристиках, упаковке, комплектности, сроках годности и т. д.

Электронная база - это личный рабочий инструмент менеджера. Но для всех менеджеров по закупкам в отделе соблюдается правило: база данных каждого менеджера должна быть оформлена:

а) по единому принципу;

б) понятно для его начальника или для сотрудника, который может занять его место, если этот менеджер вдруг уволится.

Так как все товары и поставщики разные, абсолютно одинаково базы у разных менеджеров сделаны быть не могут, но необходимо определить, какая именно информация (цена, скидки, упаковка и т. д.) и в каком порядке в базу заносится.

Этот документ появляется, когда работа с поставщиком приобретает регулярный характер, так как составление и ведение базы данных требуют времени.

Преимущества создания электронной базы данных в ООО «Зевс»: невозможно держать в голове информацию обо всей номенклатуре, которую поставщик может предложить в качестве ассортимента, невозможно помнить все закупочные цены и контролировать их, уповая только на свою память. Единожды затратив время на внесение товара в базу, затем экономим много времени при составлении каждого заказа и текущей оперативной работе с товаром. Используя эту информацию в максимально удобном для себя виде, менеджер может рассчитать предварительную стоимость заказа, увидеть величину скидки за заказ, увидеть соотношение ассортимента поставщика, дать оперативную информацию своим коллегам в случае запроса на тот или иной товар и т. д.

В электронной базе данных ООО «Зевс» отражается:

• наименование товара (перечисление по группам, категориям и товарным позициям), причем в базу данных вносится не только поставляемый товар, но и потенциально интересный к поставке товар. Если ассортимент товара у поставщика очень велик, то выбираются те группы или категории товаров, которые актуальны для магазина;

• код или артикул поставщика и штрих-код (если есть). Указание внутреннего кода магазина, если товар уже поставляется и внесен в ассортиментную матрицу. Это облегчит поиск товаров и исключит дублирование наименования;

• цена или диапазон цен с возможными скидками. Так как величина скидок за партию может изменяться (в зависимости от объема, условий оплаты, величины кредитной линии, бонусов и т. д.), то менеджер при составлении заказа может заранее рассчитать стоимость поставки и выбрать нужное количество или способ оплаты;

• свойства (размеры, цвета, комплектация и т. д.); чем подробнее, тем лучше;

• упаковка или другие параметры, важные для логистики. Это позволяет на этапе заказа или формирования ассортимента от поставщика определять минимальную партию (например, коробка), своевременно подавать информацию на склад или в отдел логистики о величине заказа.

На основании такой базы очень удобно формировать и отправлять регулярные заказы поставщику.

База со временем может менеджером дополняться и оптимизироваться. Имея такую базу, всегда возможно увидеть историю развития ассортимента от конкретного поставщика, динамику изменения его цен и условий.

Для контроля в ООО «Зевс» также используется инвентаризация. Инвентаризация - это фотография товарного запаса, зеркало учетной политики компании. Для проведение инвентаризации товарного запаса разработана Инструкция о порядке проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей на складе ООО «Зевс».

Основными задачами инвентаризации являются:

• выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей;

• контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей путем сопоставления фактического наличия с данными системы автоматизации.

• выявление товарно-материальных ценностей, частично потерявших свое первоначальное качество.

Описание процесса инвентаризации в ООО «Зевс»:

• Планирование инвентаризации происходит не менее чем за 10-12 недель до ее начала. Директором магазина издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. В состав комиссии могут входить руководство, главный бухгалтер, начальники подразделений и отделов, представители службы безопасности и другие специалисты. Комиссия определяет конкретные наименования, виды, группы товаров, подлежащих проверке, а также сроки и даты проведения проверки.

• Комиссия готовит план проведения инвентаризации, в котором указывает зоны инвентаризации и состав счетных комиссий.

Складская зона делится по географическому принципу, а не по товарному - ведь некоторые товары могут находиться в другой зоне склада и могут быть пропущены.

Определяются сотрудники, которые будут проводить пересчеты в указанных зонах. Наиболее эффективна работа в парах - один пересчитывает, другой записывает результаты в карточку учета или в таблицу учета.

Так же определяются временные рамки проведения пересчетов в каждой указанной зоне.

Директором магазина утверждается план проведения инвентаризации.

• Директор магазина издает приказ о прекращении на время проведения инвентаризации:

1. перемещений товара внутри складских подразделений. Если во время инвентаризации на склад поступает товар, то он принимается в присутствии членов комиссии и приходуется по отдельной описи «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации» или товарному отчету после инвентаризации;

2. отгрузки товара клиентам. В исключительных случаях и только с письменного разрешения директора и главного бухгалтера в процессе проверки товар может отпускаться клиентам в присутствии членов комиссии.

На этот товар заполняется форма «Инвентаризационный ярлык», в которой отмечается количество товара до и после отпуска. После отгрузки на отпущенный товар составляется форма «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

Директор издает приказ о составе рабочих (счетных) комиссий согласно плану проведения инвентаризации. В состав счетных комиссий могут входить различные сотрудники, но присутствие сотрудников отдела закупок обязательно - это самые заинтересованные в результатах инвентаризации лица.

• Инвентаризационной комиссией готовятся инвентаризационные описи товарно-материальных ценностей. Опись может быть в виде карточки учета (заполняется по мере подсчета товара) или таблицы физической инвентаризации.

• Председатель инвентаризационной комиссии получает у материально-ответственных лиц расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товар сданы в бухгалтерию.

• Инвентаризационной комиссией проводится инструктаж сотрудников, назначенных приказом в счетные комиссии, по порядку подсчета товаров и заполнения документов, времени и регламента работы, сдачи данных и т. д. Также проводится инструктаж по технике безопасности.

• По окончании пересчета сотрудниками подаются данные в инвентаризационную комиссию. Инвентаризационной комиссией проверяется правильность заполнения инвентаризационных описей. При отсутствии замечаний данные вносятся в программу. Если же обнаружены какие-либо недочеты (недостача, излишки, пересорт), члены счетной комиссии совместно с членами инвентаризационной комиссии готовят повторный пересчет товара.

• Для повторного пересчета готовятся новые инвентаризационные описи. Согласно инвентаризационным описям, счетной комиссией проводится повторный пересчет товара. В исключительных случаях при расхождении результатов второго пересчета может быть назначен третий пересчет с участием других членов счетной комиссии.

• По итогам проведения второго пересчета инвентаризационной комиссией готовятся сличительные ведомости результатов инвентаризации.

Сличительные ведомости составляются по товару, при инвентаризации которого выявлены отклонения от учетных данных. В таких ведомостях отражаются расхождения между показателями по данным компьютера и по данным инвентаризационных описей. Суммы излишков и недостач товаров указываются в соответствии с их стоимостью в бухгалтерском учете.

Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых сведены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

• Все документы по инвентаризации передаются инвентаризационной комиссией в бухгалтерию предприятия для дальнейшей обработки. В случае обнаружения расхождений между результатами инвентаризации и данными бухгалтерского учета сотрудники бухгалтерии могут выступить с инициативой проведения контрольной проверки результатов инвентаризации.

Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются «Актом о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей». Результаты согласуются со всеми членами инвентаризационной комиссии и заносятся в журнал учета.

Необходимо выделить основные проблемы в системе стимулирования труда работников ООО «Зевс»:

• из-за того, что предприятие ООО «Зевс» относится к предприятиям малого бизнеса, фонд оплаты труда ограничен. На предприятии оплата труда производится в основном в зависимости от должности и времени работы. Премии выплачиваются не ежемесячно, а приурочиваются к определенным праздникам. Размер премии не зависит от вклада работника в достижении целей предприятия. Размер премии составляет 10% от заработной платы работника. Такая система начисления премий неэффективна и не стимулирует работников на увеличение производительности и эффективности своего труда;

• отсутствие дополнительных материальных (не денежных» стимулов, кроме тех, что представлены в Трудовом кодексе Российской Федерации. Как указывалось выше, на предприятиях малого бизнеса, когда предприятие может предложить работнику заработную плату ниже, чем на больших производственных предприятиях, необходимо уделять внимание именно материальным (не денежным) стимулам, а также нематериальным стимулам;

• в ООО «Зевс» отсутствует система нематериального стимулирования. Именно ей необходимо уделять особое внимание в стимулировании труда работников предприятий, относящихся к предприятиям малого бизнеса.

Руководство ООО «Зевс» недостаточно ясно понимает важность системы стимулирования персонала, и практическое использование ее методов. Методы морального стимулирования являются наиболее доступными для руководителя, но их палитра в практическом использовании довольно бедна. В то же время разработанные в теории и практике управления методы стимулирования работников (как материальные, так и нематериальные) значительно более широки, а потому и торговая компания «Зевс» вполне может разнообразить применяемые формы и методы стимулирования и мотивации труда своих работников, сделать их более действенными, для более продуктивной работы персонала, а следовательно, для увеличения эффективности деятельности предприятия. В третьей части выпускной квалификационной работы представлены проектные мероприятия по совершенствованию системы мотивации труда работников ООО «Зевс».