Документи, умовно поділяють на три групи:

• організаційні (статути, положення, інструкції, правила);

• розпорядчі (постанови, накази, директиви, розпорядження, , вказівки, рішення);

• довідково-інформаційні (листи, доповідні та пояснювальні записки, довідки, протоколи, акти, стенограми, списки, переліки).

Крім того документи поділяються:

• за способом фіксації інформації:(письмові, друкарські,графічні фото і кінодокументи, фотодокументи);

• за походженням документи поділяють на службові та особисті (службові документи видаються від імені військової частини (установи), їх посадових осіб, а особисті - від імені окремих громадян ( військовослужбовців працівників ЗСУ) (рапорти, заяви, скарги, звернення);

• за призначенням розрізняють документи, на такі, що використовуються як засіб фіксування фактів, подій та явищ (акти, звіти, протоколи та інші), і такі, що служать засобом передачі інформації на відстань (листи, телеграми та інші);

• за місцем укладення документи поділяються на внутрішні, що складені в даній частині або установі і використовуються усередині їх, і зовнішні, що надходять від інших організацій та осіб;

• за терміном виконання:термінові (гриф «терміново» або за строком відповідно до законодавства), нетермінові;

• за гласністю звичайні, для службового користування (ДСК), таємні, конфіденційні.

• за термінами зберігання - постійного (довічного) зберігання та тимчасового (до 10 років включно).

Підставою для створення документів у військовій частині є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно.

В Збройних Силах України використовуються такі службові документи: накази, директиви, розпорядження, доручення, постанови, протоколи, положення, порадники, інструкції, правила, плани, звіти, доповіді, донесення, акти, телеграми, телефонограми, службові листи, довідки, доповідні та пояснювальні записки, приписи, посвідчення про відрядження інші розроблені в установленому порядку документи.

Наказ командира (начальника) - основний розпорядчий документ (нормативно-правовий акт) військового управління, виданий на правах єдиноначальності командиром військової частини (начальником установи), містить норми, обов'язкові для виконання підлеглими.

Директива - обов`язковий до керівництва і здійснення акт вищого військового командування з метою забезпечення виконання прийнятого рішення щодо бойової підготовки, навчання, виховання, штатної організації та з інших питань життя і діяльності Збройних Сил України. Директиви, як правило, видаються з проблемних питань, які потребують більш детального вивчення та опрацювання у Збройних Силах України з подальшим виданням відповідних наказів.

Розпорядження - розпорядчий документ, виданий начальником штабу військової частини (установи). Розпорядження також може видаватись начальником штабу від імені командира військової частини (начальника установи) або військовим комендантом гарнізону від імені начальника гарнізону.

Доручення - пояснення, що вказує, як діяти, що зробити.

Постанова - правовий акт, який приймається колегіальними органами. Текст постанови складається з двох частин: констатуючої й постановчої. В останній визначаються виконавець і строки виконання.

Протокол - документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень колегіальних органів на зборах, нарадах, конференціях та засіданнях.

Положення - правовий акт, який визначає структуру, функції, компетенцію органу військового управління.

Порадник, інструкція, правила регламентують організаційні, науково-технічні, господарські, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності військових частин (установ) та посадових осіб.

Положення, порадники, інструкції та правила вводяться в дію (затверджуються) наказами відповідних посадових осіб.

План - перелік запланованих до виконання робіт або заходів, їх послідовність з вказівкою строків виконання і виконавців.

Звіт, доповідь, донесення - відомості про виконання планів, завдань, доручень, проведення заходів та інші відомості, які надаються старшому начальнику.

Акт підтверджує встановлені факти і події, складається кількома особами і підлягає затвердженню посадовою особою в межах повноважень.

Заява (рапорт) - це офіційне повідомлення, в якому викладається певне прохання.

Телеграма - службовий документ для передачі розпоряджень та повідомлень тільки термінового характеру.

Телефонограма - термінове повідомлення, що передається адресату по телефону (текст диктується і записується).

Службовий лист - один із засобів обміну інформацією і оперативного управління найрізноманітнішими процесами діяльності військ (сил).

Довідка - описування або стверджування тих або інших фактів і подій.

Доповідні та пояснювальні записки інформують командира (начальника) про певні факти і події, що склалися, про виконання окремих завдань, про ситуацію, що склалася.

Доповідна записка укладається як з ініціативи її автора, так і на основі вказівки командира військової частини (начальника установи).

Пояснювальна записка - це письмове пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків військовослужбовця (працівника) на вимогу його командира (начальника), а в деяких випадках-з ініціативи підлеглого.

Заява (рапорт) — це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

• адресат: з великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву;

• адресант: з малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю), при цьому прийменник від не вживається;

• назва документа: як правило, з малої літери;

• текст з абзацу, з великої літери;

• дата;

підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім прізвище).

Висновок: Отже, діловодство є одним з найважливіших завдань в роботі органів військового управління, воно повинно забезпечувати ефективну роботу частини , підрозділу в умовах підвищення вимог до складання документів, їх оформлення та обробки; раціоналізацію роботи з документами, забезпечення дотримання прав та інтересів громадян, які вступають у правові відносини з командуванням військової частини.

Друге навчальне питання: "Вимоги керівних документів щодо складання, розробки, поводження зі службовими документами та їх знищення."

Документ, що складається у військовій частині, повинен мати обов`язкові реквізити і встановлений порядок їх розміщення: кутовий штамп військової частини, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Для складання документів повинен використовуватися білий папір або папір світлих тонів форматів А3(297х420мм), А4(210х297мм) та А5(148х210мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Документ, що складається у військовій частині, повинен мати обов`язкові реквізити і встановлений порядок їх розміщення: кутовий штамп військової частини, назва виду документа, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи, позначка про виконання документа і направлення його до справи.

Під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Під час підготовки та оформлення документа склад обов`язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.

Документи повинні мати такі поля:

ліве-35 мм, верхнє-не менш як 10 мм, праве і нижнє - не менш як 8 мм.

Якщо використовується зворотна сторона аркуша, то розміри полів повинні бути: ліве і нижнє-не менш як 8 мм, верхнє-не менш як 10 мм, праве-35 мм. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, підготовлені кількома військовими частинами (установами), наприклад накази, оформляються не на бланках.

З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен, як правило, містити одне питання. Складання документа має починатися з вивчення суті питання, яке підлягає урегулюванню, чинного з цього питання законодавства, наказів, директив та довідкового матеріалу. Проекти документів складаються в робочих зошитах або на окремих аркушах.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об`єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

Терміни, застосовані в документах, мають відповідати термінології, прийнятій у законодавстві та в Збройних Силах України, і вживатися в одному й тому ж значенні (тлумаченні) по всьому тексту документа. Термінологія має перевірятися за статутами, порадниками та іншими документами, а також за довідниками та словниками.

Документ повинен:

• відповідати чинному законодавству, наказам, директивам та іншим керівним документам вищестоящих командирів (начальників);

• не дублювати вимоги, які містяться в раніше виданих документах, а за необхідності мати посилання на них;

• бути лаконічним, чітким, без використання формулювань, що мають двояке тлумачення;

• базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції або вказівки.

Якщо вживаються спеціальні чи нові терміни, то необхідно дати відповідні пояснення їх значення у тексті або в примітках. В тексті документів дійсне найменування військової частини (установи) пишеться без вказівки почесних звань та державних нагород. Скорочене позначення військової частини (установи) застосовується відповідно до Тимчасової настанови по службі оперативних штабів.* Забороняється вказувати в нетаємних документах дійсне найменування військової частини (установи), якій присвоєно умовне найменування.

За необхідності посилання в нетаємних документах на таємні та цілком таємні документи можуть указуватися тільки їх номери і дати; розкривати вміщені в них відомості, в тому числі й заголовок документа забороняється. Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівників структурних підрозділів військової частини (установи). Відповідальність за зміст документа, який візується кількома особами, несуть однаковою мірою всі ці особи, в межах своєї компетентності.

Текст документа, надрукований на папері формату А-5, дозволяється подавати без заголовка.До текстів телефонограм та повідомлень заголовки не складаються.

Далі слід пояснити, що

Зміст документів не підлягає розповсюдженню. Вести розмови, пов’язані зі змістом документів, у присутності сторонніх осіб забороняється. Давати довідки про документи та подавати відомості, що вміщуються в них, особам, які не мають відношення до документів, дозволяється тільки з відома командира (начальника). Робота із документами у військовій частині (установі) у неслужбовий час дозволяється тільки з дозволу командира (начальника штабу) військової частини (начальника установи).

Робота із документами та зберігання їх за межами службових приміщень військової частини (установи), як правило, забороняється. Генерали, адмірали, офіцери з дозволу безпосередніх начальників можуть брати нетаємні видання (крім видань з обмеженим доступом) для роботи в домашніх умовах на строк не більше 10 днів. Нетаємні видання можуть видаватися для самостійної роботи генералам, адміралам та офіцерам запасу і у відставці з дозволу військового комісара, командира (начальника штабу) військової частини (начальника установи) через діловодство за підписом у картці видачі.

Документи можуть передаватися іншим виконавцям з дозволу безпосереднього командира (начальника). Передача документів з одного відділу (служби) в інший проводиться через особу, яка веде діловодство, за підписом в журналі реєстрації вхідних документів.

Допускається передача документів виконавцями для тимчасового користування іншим співробітникам військової частини (установи) за підписом у реєстрі. У цьому випадку виконавець повинен одержати документи назад з підписом в цьому ж реєстрі.

Далі слід пояснити, що

Забороняється звертатися до цивільних закладів і організацій з особистими проханнями, викладеними на бланках із назвою військової частини (установи).

Військовослужбовцям, робітникам та службовцям забороняється самовільне перевезення та пересилка за межі України документів, які не підлягають продажу в торговельній мережі та опублікуванню у відкритій пресі. У необхідних випадках ці видання і матеріали можуть надсилатися їм у встановленому порядку через відповідні військові частини (установи).

Накази командира військової частини (начальника установи) (до окремого батальйону включно) пишуться від руки в спеціальних прошнурованих книгах, у вищих штабах дозволяється друкувати накази на окремих аркушах, які підшиваються у справу. Всі накази повинні бути зареєстровані у книзі обліку наказів.

Реєстрація документів - це запис необхідних відомостей про документи з подальшим позначенням на них діловодного індексу і дати реєстрації.

Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами,- це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах». В архів військової частини справи передаються для постійного або тимчасового зберігання через рік після завершення їх у діловодстві.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватись у архів для подальшого зберігання та використання.

Підготовка документів до передачі в архів включає: експертизу цінності документів; оформлення справ; складання описів справ; передачу справ до архівного підрозділу установи і забезпечення схоронності доку­ментів. Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі створюється експертна комісія. Схоронність документів органів державної влади здійснюється згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні

Далі слід пояснити, що

Документи, справи, видання і література, що втратили практичне значення і не мають історичної і наукової цінності, а також ті, строк зберігання яких закінчився, повинні знищуватися. Відбір і знищення вказаних документів проводиться експертною .

.Відмінені або ті, що втратили практичне значення, накази і директиви вищестоящих командирів (начальників), справи, видання, технічна документація, документи з обмеженим доступом, бланки суворого обліку, робочі зошити та інші матеріали інвентарного обліку знищуються за актом .

Далі слід пояснити, що

Знищення документів проводиться шляхом механічного перероблення на паперопереробних машинах, а там, де їх немає - шляхом спалювання. У разі спалювання фотокіноплівки попіл збирається і здається на переробку для вилучення срібла.

Печі для спалювання повинні мати на димарях металеві сітки.

Порядок користування паперопереробною машиною і піччю встановлюється начальником штабу військової частини (начальником установи).

Спалювання або механічна переробка документів проводиться до повного їх знищення.

Знищувати документи будь-яким іншим способом, а також використовувати їх з іншою метою забороняється. У гарнізоні, де є паперопереробна (картонажна) фабрика, дозволяється знищувати документи шляхом переробки на цій фабриці. Забороняється вивозити (викидати) на смітник конверти, листи, військові газети і журнали, конспекти. Всі ці матеріали повинні знищуватися в печі, безпосередньо розміщеній у військовій частині (установі), або на паперопереробній машині. Про знищення документів особа, що займається діловодством, робить відмітки у відповідних книгах і журналах обліку. У актах зазначається про списання в журналах обліку знищених документів.

Висновок: Таким чином, всі документи, що складаються у військовій частині, повинні відповідати вимогам відповідних нормативних актів, як по змісту так і по формі. Не менш важливою складовою в роботі осіб відповідальних за організацію розробки і зберігання документів є суворе дотримання вимого щодо їх (документів) знищення.