.КАФЕДРА ВІЙСЬКОВОЇ ПІДГОТОВКИ

ОФІЦЕРІВ ЗАПАСУ

ДИДАКТИЧНИЙ МАТЕРІАЛ ДЛЯ ПРОВЕДЕННЯ ЗАНЯТЬ З ПРЕДМЕТУ "УПРАВЛІННЯ ПОВСЯКДЕННОЮ ДІЯЛЬНІСТЮ ПІДРОЗДІЛІВ"

Тема 2: «Організація та ведення службового діловодства. Режим таємності та таємної роботи ».

Харків – 2013

Перше навчальне питання: «Види службових документів, їх короткий зміст».

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід'ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування - це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи військової частини (установи) та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Французський вчений Бернар Гурне, визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов'язків

Діловодство забезпечує документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

• ускладнення функцій військового управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;

• раціоналізація роботи з документами - важливий напрям підвищення ефективності управлінської діяльності, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля на оперативному і якісному вирішенні управлінських питань;

• забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правові відносини з командуванням військової частини.

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі військової частини. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та придає роботі системності та оперативності.

Переважна частина інформації, що використовується у діяльності військової частини, фіксується. Матеріальним носієм ділової інформації, що фіксується, є документ. «документ» (від латинського слова «documentum» - свідоцтво, доказ) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

Документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. Залежно від матеріалу, що використовується для фіксування інформації, розрізняють документи на паперовій основі, на фотоплівці, магнітній стрічці, дискеті, лазерному диску тощо.

Доречи, терміни зберігання інформації на різних носіях становлять:

• аудіо-, відеокасети - 30 років;

• лазерні диски (CD, DVD) - 50 років;

• папір - 300 років (при відповідній реставрації - ще довше).

Важко переоцінити значення документів у сучасному світі. Встановлено, що 95% інформації що отримається за допомогою документів, 60% робочого часу в штабі частини (установи) витрачається на роботу з ними. Взагалі, на цивільних підприємствах 8% витрат припадає на виробництво документів.