ТЕМА: ПОДГОТОВКА КОМАНДИРОВОК
ПЛАН:
Основные направления подготовки командировок
Составление и оформление командировочного удостоверения.
Подготовка программ командировки
Подготовка отчета командировки
Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы данного работника (Приложение 1). Местами выполнения поручения могут быть как населенный пункт (пункты), так и отдельные объекты (заповедник, строительныйплощадка, географический объект, воинская часть и т.п.).
В служебную командировку направляются работники предприятия, которые находятся в трудовых отношениях с предприятием, а также физические лица, принадлежащих к руководящему составу (председатель или члены правления, наблюдательного совета и др.)..
На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале.
Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.
По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.
Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.
Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечиваетвизовую поддержку.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя.
После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.
2. Составление и оформление бланков ( удостоверений) о командировке
Бланки для командировочных унифицированной формы необходимы в том случае, когда сотрудника предприятия направляют в командировку на срок более суток. Командировочное удостоверение является документом, который удостоверяет время пребывания человека в рабочей поездке. Оформление этой официальной бумаги должно соответствовать требованиям относительно документального подтверждения расходов в целях дальнейшего налогообложения. Для оформления удостоверения необходим командировочный бланк скачать который можно у нас на сайте otelin.ru.
Командировочные бланки и, разумеется, удостоверения не нужны лишь в том случае, если сотрудник предприятия возвращается на рабочее место в тот же день, в который он был отправлен в командировку. Во всех остальных случаях вам понадобится скачать бланки командировочных удостоверений.
Основные правила оформления и составления командировочного удостоверения:
Документ выписывается кадровой службой в одном экземпляре на основании соответствующего приказа о рабочей поездке.
В удостоверении отмечаются даты выезда и прибытия в командировку, а также даты отправления из командировочной поездки и прибытия на место работы. Данные заверяются подписью ответственных по данным вопросам должностных лиц с обеих сторон.
После того как сотрудник возвращается из командировки, ответственное лицо составляет так называемый авансовый отчет, к которому прилагаются документы, подтверждающие осуществленные работником расходы в командировочной поездке.
Удостоверение должно содержать следующую информацию:
Наименование организации, которая выдала командировочное удостоверение.
Номер и дата выдачи удостоверения.
Имя, фамилию, отчество, табельный номер сотрудника, который направляется в командировку.
Место, срок и цель командировочной поездки.
ДОВІДНИКИ
Максимальний розмір добових, які дозволено віднести до складу податкових витрат у 2013 році
Країна відрядження |
Максимальне обмеження добових витрат |
Максимальний розмір добових витрат |
Україна |
Не більше 0,2 мін. з/п на 1 січня звітного року* |
Не більше 229,4 грн |
За кордон |
Не більше 0,75 мін. з/п на 1 січня звітного року* |
Не більше 860,25 грн |
* Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2013 р. згідно зі ст. 8 Закону України від 20.11.2012 р. №5515-VI «Про Державний бюджет на 2013 рік» і становить 1147 грн. |
||
ЗАТВЕРДЖЕНО наказом Державної податкової адміністрації України від 28 липня 1997 р. N 260 Зареєстровано в Міністерстві юстиції України 14 серпня 1997 р. за N 311/2115
Посвідчення про відрядження
Штамп підприємства, установи, організації
Видано _____________________________________________________________________________________________ (прізвище, ім'я, по батькові)
____________________________________________________________________________________________________ (посада, місце роботи)
відрядженому до ____________________________________________________________________________________ (пункти призначень)
____________________________________________________________________________________________________ (найменування підприємства, установи, організації)
Термін відрядження "______" днів ___________________________________________ (мета відрядження)
Підстава: Наказ від "_____" ____________________ ______ р. N __________________
Дійсне по пред'явленні паспорта серії _____________________ N _________________
Керівник
М. П.
Зворотна сторона посвідчення про відрядження