1.1. Правовое регулирование создания альбомов первичной учетной документации.

Закон Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в ст. 9 определяет, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Самого понятия «альбом унифицированных форм первичных учетных документов» данный закон не дает.

Далее в Постановлении Совета Министров Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ 2001. № 5/9193) «О государственном регулировании бухгалтерского учета и отчетности в Республике Беларусь» в п. 11 указано, что Министерство финансов разрабатывает и утверждает типовые унифицированные формы первичной учетной документации, а в п. 1.2 этого постановления говорится, что республиканские органы государственного управления разрабатывают и утверждают по согласованию с Министерством финансов альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики.

В п. 1.4 этого же постановления определено, что объединения (учреждения), подчиненные Совету Министров Республики Беларусь разрабатывают альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, их электронные версии для соответствующих видов деятельности и отраслей экономики и представляют их для утверждения в министерство финансов.

В этом постановлении также нет определения альбома унифицированных форм первичной учетной документации бухгалтерского учета.

В Постановлении Министерства финансов Республики Беларусь от 17.04.2002 г. № 62 «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «учетная политика организаций» (в ред. постановления Минфина от 12.11.2003 г. № 152) во второй главе «формирование учетной политики» в п. 7: «учетная политика организации включает в себя…» и перечислено ряд составных элементов учетной политики, в том числе и такой как применяемые организацией формы первичных документов, если они отличаются от типовых, но ничего не сказано об альбоме форм первичных учетных документов, т.е. в Положении по бухгалтерскому учету «учетная политика организации» также не раскрывается, что же собой представляет альбом форм первичных учетных документов.

По нашему мнению, альбом унифицированных форм первичной учетной документации состоит из типовых унифицированных форм первичных учетных документов, разрабатываемых и утверждаемых Министерством финансов и унифицированных форм первичных учетных документов, разработанных министерствами, ведомствами и концернами с учетом отраслевого назначения и согласованные с Министерством финансов.

Выполняя свои обязанности по государственному регулированию бухгалтерского учета и отчетности в государстве, Министерство финансов Постановлением от 8.12.2003 г. № 168 «Об утверждении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов и Инструкции о порядке заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов», утверждает 15 типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов.

Этим постановлением определено, что утвержденные типовые унифицированные формы первичной учетной документации подлежат применению организациями независимо от организационно-правовой формы и формы собственности и индивидуальными предпринимателями.

Инструкция о порядке применения и заполнения бланков типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов разрешает в случае, если специфика вида хозяйственной деятельности требует применения типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов с дополнительными реквизитами, не содержащихся в данных формах организации может внести их, оформить соответствующим организационно-распорядительным документом. В целом данная инструкция регулирует порядок использования и заполнения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов.

Следовательно, утвержденные типовые унифицированные формы первичной учетной документации Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 08.12.2003 г. № 168 «Об утверждении учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов» по учету основных средств и нематериальных активов должны в зависимости от направления и отрасли деятельности организации войти в альбом унифицированных форм первичной учетной документации.

Авторы рекомендаций по разработке и составлению рабочих альбомов бухгалтерских документов Ванкевич В.Е., Лапин А.К., Ревицкая Т.В. и Сушкевич А.Н. (Альбом типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов: Рекомендации по разраб. и сост. / В.Е. Ванкевич, А.К. Лопин, Т.В. Ревицкая, А.Н. Сушкевич. – Мн.: Фонд «Ред. журн. «Финансы, учет, аудит», 2004. – 56 с.) на странице 6 указывают на то, что «в практике работы организаций Республики Беларусь применяются два вида альбомов форм первичной учетной документации: первичной учетной документации; рабочие альбомы форм первичной учетной документации».

В этих же рекомендациях по разработке и составлению рабочих альбомов авторы на с. 7 дают пояснения, что собой представляют рабочие альбомы форм первичной учетной документации: «Рабочие альбомы форм первичной учетной документации включают всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации. Это типовые унифицированные формы, предложенные министерствами и другими органами государственного управления и формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации труда и управления на данном предприятии, утвержденные руководителем организации».

Изучивши предложенные рекомендации В.Е. Ванкевича, А.К. Лапатина, Т.В. Ревицкой, А.Н. Сушкевича по разработке и составлению рабочих альбомов напрашивается вопрос, какое количество альбомов форм первичной учетной документации должно быть у организации.

В законодательстве, регулирующем бухгалтерский учет ничего не сказано о рабочих альбомах форм первичной учетной документации. Следовательно, по нашему мнению в организации должен быть один альбом унифицированных форм первичной учетной документации, который включает типовые унифицированные формы первичной учетной документации, разработанные и утвержденные республиканскими органами государственного управления, указанные в п. 1.1., 1.2 и 1.4 Постановления Совета Министерства Республики Беларусь от 15.10.2001 г. № 1493 (НРПА РБ. 2001 № 5/9193), а также формы первичной учетной документации, которые учитывают специфику хозяйственной деятельности данной организации, утвержденные руководителем этой организации.

В тоже время ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» указывает на то, что «первичные учетные документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: ...» и дается перечисление этих реквизитов и снова нет упоминания о рабочих альбомах первичной учетной документации.

На наш взгляд, некоторые положения рекомендаций по разработке и составлению рабочих альбомов авторов В.Е. Ванкевича, А.К. Лапатина, Т.В. Ревицкой, А.Н. Сушкевича противоречат Закону Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности». Так, например, на с. 7 этих рекомендаций указано, что «использование в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для предъявления организации и ее руководителю санкций, предусмотренных законодательством Республики Беларусь», а это противоречит положениям ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности».

В заключение необходимо отметить то, что в Законе Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» в ст. 6 четко сказано, что учетная политика организации включает в себя: и идет перечисление составных элементов учетной политики, в том числе и «применяемые организацией формы первичных документов и регистров бухгалтерского учета, если они отличаются от типовых».