5. Публічні виступи в діяльності менеджера

Менеджер повинен володіти технікою безпосереднього контакту з людьми не тільки на індивідуальному, але і на масовому рівні.

Публічний виступ — це своєрідна взаємодія з аудиторією. Тому при вступі з нею в контакт необхідно враховувати ряд чинників (рис. 2).

Так, чим менший ступінь інформованості аудиторії, тим ретельніше повинна від­биратися інформація, що повідомляється.

До того ж, слід враховувати, що наприкінці робочого дня важко сприймається інформація, що вимагає серйозного осмислення та аналізу.

Менеджеру слід враховувати також умови ефективності публічного виступу (рис. 11.3).

Особливу увагу під час публічного виступу менеджер повинен приділяти мові. Для цього потрібно:

• акцентувати важливі слова і підкоряти їм менш важливі;

• змінювати тон голосу;

• змінювати темп мови (це додає їй виразності);

• робити паузи до і після важливих повідомлень (хвилини мовчання підкреслюють значимість сказаного);

• наводити визначення, порівняння, приклади (визначення потрібні для термінів, значення яких аудиторія не знає; порівняння допомагають зробити мову більш ясною і переконливою; приклади сприяють наочності і конкретності мови).

Рис. 2. Чинника, що впливають на контакт з аудиторією

Рис. 3. Умови ефективності публічного виступу менеджера

Особливу роль у процесі публічних виступів грає зворотний зв'язок. Його результативність багато в чому залежить від використання таких комунікативних ефектів:

1. Ефект візуального іміджу полягає в тому, що спочатку людину, як правило, сприймають по його зовнішньому вигляду. Тому менеджеру необхідно пам'ятати про такі елементи візуального іміджу, як: елегантний одяг, доброзичливий погляд, упев­нений і діловий стиль спілкування і г. п.

2. Ефект перших фраз. У них повинна бути зосереджена цікава інформація з елементами оригінальності, що відразу привертає до себе увагу. Слухачі із самого початку повинні відчути важливість для них того, що буде сказано далі. Тому перші фрази необхідно підбирати дуже ретельно.

3. Ефект аргументації. Мова повинна бути обґрунтованою, переконливою, ло­гічною і такою, що наводить на міркування і потребує осмислення інформації. Цьому сприяє застосування схем, таблиць, графіків, що легко сприймаються аудиторією та ілюструють основні Ідеї виступу. Протягом усього виступу необхідно стежити за реак­цією аудиторії, змінюючи в разі потреби характер аргументації та акценти у викладі.

4. Ефект інтонації і паузи. Особливість людського сприйняття полягає в тому, що інтонації і паузи сприяють збільшенню обсягу інформації, що засвоюється, на 10-15 %.

5. Ефект художньої виразності — використання метафор, гіпербол і т. п.

6. Ефект релаксації— уміння вчасно пожартувати, зробити дотепне зауваження. Гумор створює природну паузу для відпочинку аудиторії, зближує і налаштовує її на сприятливий лад.

7. Ефект порційного «викиду» інформації. Той, хто виступає, активізує увагу слухаючих, повідомляючи через певні тимчасові інтервали свіжу інформацію.

Виступ менеджера повинен мати конструктивне завершення, що містить інфор­мацію про те, яким чином практично можна використовувати ідеї, висловлені орато­ром, що можна і потрібно зробити для їхньої реалізації.

Важливий момент виступу пов'язаний з відповідями на питання. Не можна зали­шати без уваги будь-які питання, навіть самі неприємні. Для цього виступаючому вар­то заздалегідь прогнозувати питання слухачів і підготуватися до відповідей на них, дотримуючи визначених правил, зокрема:

1. На складні проблемні питання необхідно відповідати тільки в тому випадку, якщо існує продуманий варіант рішення даної проблеми. Якщо такого варіанту немає, то краще не імпровізувати, щоб не потрапити в складне становище.

2. Якщо у питанні використовуються негативні, некоректні слова або фрази, то не треба їх повторювати при відповіді.

3. Чим емоційніше питання, тим коротшою повинна бути відповідь.

4. Чим у більшій мірі людина, що ставить питання, переповнена емоціями, тим більш спокійною і емоційно нейтральною повинна бути відповідь.

5. Не слід відповідати на провокаційні питання.

Для вдалого публічного виступу менеджер повинен вміти корегувати свою поведінку, знати можливі способи зацікавити і розташувати до себе аудиторію.

Для цього менеджеру доцільно застосовувати такі рекомендації:

1. Уявіть собі мету свого спілкування. Чітко усвідомте, що вам треба від вашого-співрозмовника, якими засобами ви плануєте вплинути на нього.

2. Підготуйте якомога більше інформації про аудиторію (хто вони, що знають, наскільки багато інформації їм потрібно повідомити, які їхні знання і досвід).

3. Проаналізуйте свої комунікативні навички (соціальну компетентність). Вив­чіть свій індивідуальний спосіб передачі повідомлень (мову, тон голосу, настрій, зов­нішній вигляд).

4. Створіть слухачам яскраву картину. Використовуйте образну мову, розпові­дайте історії, наводьте приклади, прислів'я, метафори, цитати.

5. Переконаєте слухачів. Демонструйте впевненість, довіру, ентузіазм.

6. Любіть своїх слухачів. Залишіть своїх слухачів з почуттям поваги до вас і до них. Піклуйтеся про свою аудиторію. Вислуховуйте своїх слухачів, звертайтеся до них по іменах.

7. Обирайте час і місце. Робіть повідомлення, коли слухачі готові до сприйняття і в тому місці, що підсилює зміст інформації.

8. Робіть висновки з реакції слухачів.