Планирование по степени важности

Многим людям помогает планирование своих дел по степени их важности. Об этом можно почитать у многих современных и выдающихся психологов, которые составляют специальные формы и схемы для этого. Основная суть заключается в том, чтобы вы распределили степень важности все своих действий на протяжении всего дня от самых важных до наименее важных.

Естественно, в первую очередь необходимо выполнять самые важные, которые не терпят отлагательства и в последнюю очередь – менее значимые.

Пример демонстрационного упражнения.

Принцип “Сначала  делаем главные – большие дела”.

Как это продемонстрировать?

Материалы: чаша стеклянная, 3 лимона, горсть орехов, крупа.

Представьте, что чаша – это ваш день.  Берёте стеклянную чашу, сначала выкладываете лимоны ( это символизирует большие и важные,“ключевые дела”), а сверху засыпаете орехи и крупу. Всё отлично!

А теперь тот же объём крупы высыпаете в чашу, кладёте орехи, а сверху пытаетесь положить лимоны. Становится понятно, что лимоны не помещаются в чашу. Вывод налицо – сначала “ключевые дела”, потом мелкие.

5 Советов для тайм-менеджмента

Совет 1: Планируйте свой рабочий день. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить более часа рабочего времени. В то же время имейте в виду, что план — это не закон, а всего лишь желаемый путь развития событий, от которого возможны отступления: клиент иногда опаздывает, совещание — затягивается, цифры в отчете — не складываются… Чтобы потом не метаться между запланированным и авральным, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% своего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел. Если же такие дела не появятся, возьмитесь за решение задачи на перспективу или займитесь чем-либо для собственного развития. Совет 2: Главное внимание – главным вещам! После того как список запланированных дел составлен, необходимо расставить приоритеты. Для этого научитесь делить свои ежедневные задачи на 4 категории:

- важные и срочные;

- важные и несрочные;

- неважные и срочные;

- неважные и несрочные.

Начинать рабочий день, разумеется, нужно с выполнения задач важных и срочных. К ним, к примеру, могут относиться встречи с клиентами, составление отчета, подготовка к конференции и т. п. в зависимости от специфики деятельности. Даже если вы не сможете выполнить весь свой план на день, осознание того, что важнейшее сделано, придаст вам ощущение успеха.

Совет 3: Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать схожие по характеру задачи. Например, в первой половине дня вы работаете с клиентами, после обеда – с документами и, наконец, вечером берётесь за блок «рутинных» дел, не требующих сверхконцентрации: телефонные обзвоны, ответы на письма и т. д. Ведь всякое переключение внимания с одной категории дел на другую требует затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения». Совет 4: Ориентируйтесь на достижение собственных целей. Постановка жизненных целей – целая наука, об этом написаны тома. Но даже если вы еще не успели расписать предстоящую жизнь на этапы и задачи, то наверняка знаете, чего хотите от данной компании в ближайшие несколько лет. Так вот, выполняя те или иные дела (особенно затратные), задавайте себе вопрос: «Насколько это приближает меня к цели?» или «А зачем вообще это делать?». Такие самокритичные вопросы помогают выяснить, что некоторые дела в действительности не нужны или могут быть выполнены лишь в «общих чертах».

Совет 5: Устанавливайте регламент. Вместо того чтобы говорить себе (или своим подчиненным): «Надо закончить отчёт как можно быстрее» или «Переговоры не должны затягиваться надолго» – более четко формулируйте задачи: «Отчет следует сдать в пятницу» или «Встреча должна длиться не более часа».