Деловой этикет

Главным и основным нравственным условием отношений сотрудников друг к другу, а также между руководителями и подчиненными является уважение достоинства других людей, как и своего собственного. Уважающий себя человек не опускается до забвения общественных интересов, неуважительного отношения к товарищам, попрания справедливости, до лжи, чванства, лицемерия и других пороков, принижающих и оскорбляющих окружающих его людей, а, соответственно, и его самого. Один из наиболее простых и общепринятых видов проявления доброжелательности — взаимные приветствия при встречах, короткий обмен добрыми пожеланиями. В учреждениях приветствуют друг друга и малознакомые между рой люди, это дань вежливости, не обязывающая к постоянному общению, формальным отношениям. Хорошо воспитанные люди здороваются обязательно со всеми сослуживцами независимо от того, на какой ступеньке должностной иерархии находится тот или иной из них. К правилам вежливости относится точное знание своих ближайших сотрудников по имени и отчеству, по фамилии; обращаться к ним следует не ошибаясь. Если обращаются по фамилии, то добавляют слово «товарищ». В сугубо служебной обстановке предпочтительной формой обращения является обращение на «вы», особенно в тех случаях. когда человек, к которому вы обратились на «ты», не может вам ответить тем же.

Правила делового этикета рекомендуют оставлять за пределами службы невзгоды и раздражение, не перенося их в атмосферу профессиональных контактов и трудовых отношений. В служебном коллективе должен устанавливаться принципиально иной стиль отношений, выходящий за рамки сугубо личных интимных симпатий и антипатий, межличностных эксцессов, исключающий сплетни, пересуды, взаимные оскорбления, склоку или истерику.

Существенным требованием служебной вежливости является дисциплинированность: именно она выражает степень уважительного отношения к общественным интересам, коллегам по работе, к их времени. Это нормативное требование одинаково обязательно как для руководителя, так и для подчиненного. Высшим примером дисциплинированности должно быть прежде всего поведение начальства. Уважение своего и чужого времени — обязанность каждого. Дисциплинированность — следствие организованности, способности к самоуправлению, личной ответственности, она же — условие рационального использования и экономии рабочего времени.

Экономия времени в соответствии с требованиями служебного этикета частично достигается недопущением излишней разговорчивости, смешения рабочей тематики бесед с обменом личными впечатлениями, не касающимися работы. Этикет может помочь правильной организации речевого общения, предписывая умение точно, коротко и ясно выражать свои просьбы, отдавать приказания. давать поручения. При этом надо обязательно употреблять слова «пожалуйста», «будьте добры», «постарайтесь», «не откажите» и т. п. Прервать словоохотливого человека можно с помощью благодарности за вполне достаточную информацию или, заранее предупредив его, что время для беседы, к сожалению, ограничено. Во всяком случае, лучше извиниться и поблагодарить, чем проявлять неучтивость или, что еще хуже — грубость, резкость. Тот, кто знает за собой слабость болтливости, должен предварительно готовить себя к служебному разговору, зафиксировав в памяти или на бумаге главное, с чем он собирается сказать. Всегда полезно поинтересоваться у собеседника, имеет ли он время и возможности для разговора. Никогда не вредно в конце деловой беседы вежливо попрощаться или поблагодарить собеседника за полученный ответ, совет, данное обещание, а может быть, извиниться за непредвиденную задержку времени.

По правилам служебного этикета, не принято говорить «за глаза» о вашем сотруднике то, чего не можешь высказать в личной беседе или открыто, при всех, в порядке товарищеской критики или принципиального замечания. Если замечание несущественно, то его лучше сделать наедине, не предавая огласке и, главное, ни в коем случае не унижая человека. Нельзя пропускать ничего принципиально неправильного, но нельзя также считать только свое мнение неоспоримым. Умение отделять принципиальные споры от склоки, личных обид, умение выше всего ставить интересы дела всегда отличало деловой стиль общения и руководства.

В правила служебного этикета входит умение пользоваться телефоном. Культура телефонного разговора требует, чтобы разговор был коротким, вежливым и только по существу. Полезно поинтересоваться, правильно ли соединился номер, представиться, поздороваться и пригласить (с употреблением все тех же вежливых форм обращения) к телефону нужное вам лицо. Если его не оказалось, можно попросить, чтобы ему сообщили о вашем звонке, поинтересоваться, когда лучше позвонить снова. Если предстоит разговор долгий, нужно не поинтересоваться, располагает ли ваш собеседник временем. В случае неправильного соединения по телефону вежливые люди приносят свои извинения.

Служебный телефон недопустимо занимать долгими личными разговорами с родственниками, знакомыми, поклонниками, со всеми, кто не имеет отношения к служебным делам. Особенно некрасиво пользоваться служебным телефоном для длительных междугородних переговоров в исключительно личных целях.

Правила вежливости предписывают человеку умение со вниманием слушать, не перебивая собеседника на полуслове, не отвлекаясь на посторонние разговору предметы и дела. Один из любимых Л. Н. Толстым афоризмов (принадлежит мыслителю XVIII в. И. Лафатеру) гласит: «Хочешь быть умным — научись разумно спрашивать, внимательно слушать, спокойно отвечать и перестать говорить, когда нечего больше сказать».

Ничто так не украшает нравственную атмосферу труда, как умение быть благодарным. Уже древние говорили: «Благодарность есть скромность сильных, неблагодарность — тщеславие ничтожных». Умение благодарить людей за их труд — важный элемент правильной организации отношений в коллективе.

Любое обращение в письменном виде по правилам этикета должно начинаться со слов «уважаемый», «многоуважаемый», иногда — «дорогой», если отношения переросли сугубо формальный уровень, и если такое обращение не означает фамильярности или подхалимства. Соблюдение правил этикета вообще нельзя путать с проявлением лицемерия, ханжества, угодничества. Однако всякая вежливость имеет свою меру и не должна переходить в манерничанье и жеманство. Простота, естественность и искренность общения не исключают этикетных правил, но и не абсолютизируют их.

Предлагаем вашему вниманию 8 правил служебного этикета.

Правило 1. Научитесь управлять своим поведением в любых условиях. Будьте приветливы и вежливы. Улыбайтесь людям. Стремитесь поддерживать хорошее настроение и у себя, и у окружающих.

Правило 2. Придя на работу, приветствуйте своих коллег. Дайте им понять, что вы рады начать с ними новый рабочий день, что они могут рассчитывать на вашу помощь и поддержку.

Правило 3. Обращение к сослуживцам на «вы» — необходимый инструмент поддержания нормальных служебных отношений и трудовой дисциплины,

Правило 4. Проявляйте максимум доброжелательности к участникам совещаний. Научитесь терпеливо слушать других, не допускайте в их адрес реплик, отвергайте высказанные предложения только потому, что вы с ними не согласны, дайте высказаться другим.

Правило 5. В любых ситуациях сохраняйте самообладание, будьте вежливы, отдавая поручения; помните, что люди лучше воспринимают поручения в форме просьбы, чем приказа.

Правило 6. Будьте внимательны к своим сослуживцам, замечайте каждый их успех в работе и поощряйте за это. Простое «спасибо», высказанное вовремя, может оказаться не менее эффективным, чем денежная премия; если возникла необходимость наказать кого-то за служебные упущения, будьте справедливы и тактичны.

Правило 7. Не злоупотребляйте критикой, не унижайте достоинства людей, не допускайте перерастания критики в элементарную ссору. Будьте самокритичны — это только укрепит ваш авторитет.

Правило 8. Моральный долг коллектива состоит в том, чтобы оберегать душевный комфорт каждого своего члена. Поэтому проявляйте дружеское внимание и участие к личным нуждам и потребностям коллег по работе.

20