2.1 Информационные ресурсы кис

Информационные ресурсы – отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)⁹.

Если рассмотреть информационные ресурсы с точки зрения их принадлежности к соответствующим службам предприятия (организации), то выполняемые ими задачи можно свести в представленную таблицу 4.

Таблица 2.3 – Роль информационных ресурсов в управлении организацией

Уровни и службы управления	Решаемые задачи
Руководство предприятия	обеспечение достоверной информацией о финансовом состоянии компании на текущий момент и подготовка прогноза на будущее; обеспечение контроля за работой служб предприятия; обеспечение четкой координации работ и ресурсов; предоставление оперативной информации о негативных тенденциях, их причинах и возможных мерах по исправлению ситуации; формирование полного представления о себестоимости конечного продукта (услуги) по компонентам затрат
Финансово-бухгалтерские службы	полный контроль за движением средств; реализация необходимой менеджменту учетной политики; оперативное определение дебиторской и кредиторской задолженностей; контроль за выполнением договоров, смет и планов; контроль за финансовой дисциплиной; отслеживание движения товарно-материальных потоков; оперативное получение полного набора документов финансовой отчетности
Управление производством	контроль за выполнением производственных заказов; контроль за состоянием производственных мощностей; контроль за технологической дисциплиной; ведение документов для сопровождения производственных заказов (заборные карты, маршрутные карты); оперативное определение фактической себестоимости производственных заказов
Службы маркетинга	контроль за продвижением новых товаров на рынок; анализ рынка сбыта с целью его расширения; ведение статистики продаж; информационная поддержка политики цен и скидок; использование базы стандартных писем для рассылки; контроль за выполнением поставок заказчику в нужные сроки при оптимизации затрат на транспортировку
Службы сбыта и снабжения	ведение баз данных товаров, продукции, услуг; планирование сроков поставки и затрат на транспортировку; оптимизация транспортных маршрутов и способов транспортировки; компьютерное ведение контрактов
Службы складского учета	управление многозвенной структурой складов; оперативный поиск товара (продукции) по складам; оптимальное размещение на складах с учетом условий хранения; управление поступлениями с учетом контроля качества; инвентаризация

В результате применения информационных технологий к информационным ресурсам создается некая новая информация или информация в новой форме. Эта продукция информационной системы называется информационными продуктами и услугами.

Информационная услуга – деятельность по осуществлению поиска, получения, хранения, обработки, распространения и (или) предоставления информации.

Информационный посредник – гражданин, индивидуальный предприниматель или юридическое лицо, предоставляющие информационные услуги обладателям и (или) пользователям информации.

Информационные отношения – отношения, возникающие в процессе сбора, осуществления поиска, передачи, получения, хранения, обработки, накопления, использования, распространения и (или) предоставления информации, а также ее защиты с использованием информационных технологий, систем и сетей.

Информационный продукт – некоторое информационное содержание в виде совокупности данных, сформированное производителем для распространения в вещественной и невещественной форме, предоставляется в пользование потребителю.

Основными источниками получения сведений о сложившейся организации управления и тенденциях ее развития в настоящее время являются следующие:

данные отчетности – дают возможность выявить численность и состав работников, занятых в аппарате управления, величину издержек управления, стоимость организационной и вычислительной техники;

директивная документация – приказы, распоряжения, протоколы совещаний, материалы по проверке исполнения, отчеты отдельных подразделений и т.п.;

специальные обследования – представляют собой обобщенные сведения по результатам анализа, например, анализ загруженности материально-вещественных элементов системы управления; проведение специальных опросов работников аппарата управления или коллектива соответствующего подразделения управляемого объекта.

Названные источники информации не исключают друг друга. Они должны сочетаться, взаимодополнять и обогащая получаемый разными методами материал.

Корпоративную ИС обычно рассматривают как некоторую совокупность решений и компонентов их реализации, в числе которых обязательным условием является единая база хранения информации. Поэтому по отношению к информационным ресурсам информационная система должна:

позволять накапливать определенный опыт и знания, обобщать их в виде формализованных процедур и алгоритмов решения;

постоянно совершенствоваться и развиваться;

быстро адаптироваться к изменениям внешней среды и новым потребностям организации;

соответствовать насущным требованиям человека, его опыту, знаниям, психологии.

Информационные ресурсы классифицируют по размещению источника информации (расположен источник информации внутри организации или же он внешний по отношению к ней), по предназначению.

К внешнй информации относится:

Рыночная информация – размер и рост рынка, покупательная способность, привычки, спрос и поведение потребителей, рыночная доля, информация о конкурентах – является товаром для фирм, рекламных агентств, банков, специализированных компаний, занимающихся рыночными исследованиями.

Информация о конкурентах – иногда рассматривается как часть рыночной информации. Но она заслуживает отдельного рассмотрения, поскольку может влиять на принятие стратегических решений, даже если рыночные условия не учитываются непосредственно. Компании могут, например, заинтересоваться, где конкуренты находят источники сырья и специалистов, для того чтобы участвовать в конкурентной борьбе за эти источники или сохранить уже имеющиеся. Точную информацию о конкурентах получить трудно, и эта область удостоилась пристального внимания благодаря таким неэтичным действиям некоторых компаний, как промышленный шпионаж.

Макроэкономическая и геополитическая информация – информация этого вида редко напрямую воздействует на компании, но может сыграть решающую роль при разработке долгосрочной стратегии.

Информация о поставщиках обычно концентрируется на таких аспектах, как издержки, надежность, качество и время доставки.

Внешняя финансовая информация – валютные курсы, динамика курсов акций, движение на рынке капитала и т.д.

Информация о регулировании и налогообложении.

Внутренняя информация:

Информация о производстве – эффективность производства и производительность, издержки, отходы производства и качество.

Информация о трудовых ресурсах – обучение персонала, уровень квалификации, моральное состояние персонала и расходы на обеспечение кадрами.

Внутренняя финансовая информация – информация из бухгалтерского баланса о прибыли и издержках, имуществе и обязательствах, финансовые показатели деятельности предприятия (коэффициент P/E – отношение рыночной цены акции к доходу по ней, отношение заработной платы к валовой выручке, показатели производительности и т.д.).

Информация внутри организации распределена по множеству компьютеров и хранится в виде разнообразных файлов, отчетов и сообщений электронной почты. Поэтому важнейшей задачей корпоративной информационной системы является организация доступа ко всей информации. Многие организации создают Интранет-сети с внутренними web-серверами для доступа сотрудникам к разнообразной информации. Благодаря связям с корпоративными базами данных, файл-серверами и хранилищами документов Web-серверы предоставляют сотрудникам компании самые различные виды информации через единый интерфейс – хорошо знакомый Web-браузер.

Корпоративные информационные системы на основе Интранет-технологии позволяют создать информационную инфраструктуру корпорации, объединив различные информационные ресурсы и предоставив к ним единообразный доступ.

В информационную инфраструктуру корпорации могут входить следующие типы информационных ресурсов:

Гипертекстовый документ не только отображается и служит для навигации, но и поддерживает диалог с пользователем, при необходимости – ввод данных по электронной форме с передачей их на сервер. Пользователь может пересылать на сервер произвольные файлы. Гипертекстовые страницы могут быть сгенерированы динамически с использованием данных из других ресурсов. Гипермедиа-документ является динамическим по своей природе, но поток информации, как правило, однонаправленный, связан с воспроизведением аудио-, видео- и других мультимедиа-файлов. Обратный поток ограничен управлением навигацией и воспроизведением.

Офисные документы представляют собой тексты, электронные документы, планы и т.п., подготовленные с помощью пакетов офисной автоматизации или групповой работы. Доступ к этой информации может быть обеспечен либо в режиме чтения (с использованием программ просмотра), либо полный доступ с возможностью редактирования в той среде, где документ был создан. Помимо навигации с помощью гипертекста возможно организовать контекстный поиск документов.

Графическая информация отображается в виде статических иллюстраций, анимации или трехмерных сцен виртуальной реальности. Для выполнения навигации с изображением или его частями связывают гиперссылки, кроме того, имеется возможность изменять виртуальные сцены.

Архивные файлы документов и программ доступны на серверах FTP и Gopher. Пользователь может выбрать нужную информацию и получить ее с сервера по запросу. Загрузка файлов возможна и с web-серверов.

Сообщения электронной почты представляют собой информационный ресурс, хранимый в почтовых ящиках и общих папках. Они образуют двунаправленные потоки – сообщения можно посылать и получать. Однако больше распространен сбор данных с использованием почты. В общих папках обычно организуются дискуссии, часто задаваемые вопросы FAQ, планы встреч и другие групповые работы.

Новости – динамически изменяемый ресурс, организуемый на основе внешних или внутренних (корпоративных) каналов (пока не получили широкого распространения). Отображение новостей производится по запросу или в режиме бегущей строки. Распространение информации осуществляется методом опроса каналов или широковещательной рассылки, нередко необходима подписка на требуемые новости.

Базы данных не имеют прямой поддержки в Интернет/Интранет. Доступ и ведение БД производится через серверные или клиентские приложения. При этом запросы на поиск и ввод данных оформляются в виде HTML-форм.

Хранилище данных может иметь различную реализацию (реляционная многомерная БД, совокупность ODBC-источников данных), но предназначено для целей оперативной аналитической обработки данных. Доступ к хранилищу организуется подобно доступу к базе данных.

Для ведения перечисленных информационных ресурсов и организации потоков между клиентами и серверами используются различные средства разработки, эксплуатации и сопровождения Интернет/Интранет-приложений.

Основные проблемы, связанные с информационными ресурсами можно разделить на следующие группы:

Нормативно-правовые проблемы. Информационные ресурсы, используемые в рамках корпоративной информационной системы, должны быть защищены соответствующими нормативно-правовыми актами, определяющими статус ИС. От их корректности и охвата всех возникающих проблем при использовании информационных ресурсов зависит сохранность и эффективность последних.

Финансовые проблемы возникают в связи с необходимостью учета затрат на сбор, регистрацию, хранение, обработку информационных ресурсов и на доступ к ним. Обычно государственная информация распространяется по ценам копирования, стоимость корпоративных информационных ресурсов, которые являются собственностью предприятия, определяется самим владельцем. В настоящее время наблюдается тенденция снижения доли бесплатной информации и увеличение платной, причем платная информация обычно предоставляется по договорным ценам. Государственных прейскурантов на информационные услуги очень мало. Таким образом, происходит явная коммерциализация государственного информационного ресурса. Фактически, только библиотеки и, частично, архивы сохраняют реальное бесплатное обслуживание.

Проблема доступности информации тесно связана с ее защитой.

Ответственность – распределение ответственности за хранение и использование информационных ресурсов позволяет избежать множества внутрикорпоративных конфликтов, связанных с доступом к информации, ее сохранностью, обновляемостью, конфиденциальностью, передачей и т.п.

Проблема учета информационных ресурсов. Право доступа к информационным ресурсам относится к числу основных задач по обеспечению информационной безопасности. Это право закреплено десятками общих и специальных норм различных законов, в том числе базового закона «Об информатизации, информатизации и защите информации» и многими другими. Однако реализация этих норм, связанных с открытостью, доступностью информационных ресурсов, в значительной степени зависит от трактовки общих норм различных ведомств и структур, различных систем, аппаратов. Самая главная проблема в том, что нужно знать, какие и на каких условиях ресурсы должны быть открыты. То есть, понятие открытости должно проходить через соответствующий учетный механизм, должно регулироваться в двух направлениях.