Документы для обработки и отправки печати

Заблаговременно, на основании сортировочных таблиц и табуляграмм, экспедиция подготавливает документацию для отправки печати - накладные формы ПСЗЗ, ПСЗЗ-а, ПСЗЗ-б, перечни формы ПСЗЗ и адресные ярлыки.

В зависимости от объёма работы экспедиции документация на отправляемую печать подготавливается на выделенных рабочих местах или непосредственно работниками, обрабатывающими газеты или журналы. Накладные формы ПСЗЗ, при которых отправляются только подписные тиражи, составляются в адрес каждого газетного узла в одном экземпляре. В накладной" формы ПСЗЗ указывается: наименование предприятия, экспедирующего печать; наименование газетного узла, в который отправляется печать, и его трактовка; названия изделий, для газет - дата выхода, для журналов и еженедельников - номера; количество экземпляров каждого издания.

Накладные формы ПСЗЗ-а, при которых отправляются только розничные тиражи, составляются в адрес каждого газетного узла (пункта посыла) в одном экземпляре.

В накладной указываются:

• наименование предприятия, экспедирующего печать;

• наименование газетного узла (пункта посыла), в который отправляется печать, и его трактовка;

• названия изделий, для газет - дата выхода, для журналов и еженедельников -

номера;

• количество экземпляров одного издания;

• цена одного номера;

• сумма по каждому изданию;

• итого за всё количество.

При отправке посыла печати в нескольких мешках в накладной указывается, во скольких бумажных и джутовых мешках отправляется печать.

На накладных проставляется оттиск календарного штемпеля с датой заделки мешков и пачек. Накладную подписывает работник, составивший её, и сортировщик (после отсчёта печати). Вместо подписи разрешается ставить на накладную оттиски штампов, присвоенных работникам.

При одновременной отправке газет за два дня количество газет указывается отдельно за каждое число.

В тех случаях, когда дата выхода одного или двух названий газет не совпадает с датой выхода газет других наименований, указанной в верхней части накладной, в соответствующих строках разрешается указывать числа выхода этих газет.

Если издания, ранее включённые в накладные, фактически не могут быть отправлены, в накладных против соответствующих названий разрешается делать отметку штампом «Не послано».

В накладные формы ПСЗЗ-б, при которой газеты и журналы по подписке отправляются вместе, в верхней части указывается количество газет и журналов, предназначенных по подписке и в розницу, а в нижней - количество изданий только для розничной продажи.

Бланки накладных с наименованиями экспедируемых изданий должны быть отпечатаны типографским способом. Наименования газетных узлов, по которым посылается печать, и их трактовка печатается на адресовальных или пишущих машинках, остальные сведения заполняются от руки чернилами или на пишущих машинках, ясно и без помарок.

По окончании составления накладных для всех газетных узлов работники, на которых возложена подготовка документации, должны подсчитать по накладным общий итог печати (по каждому изданию отдельно) и сверить его с итогом сортировочной таблицы или табуляграммы для установления тождества.

На мешки и пачки с печатью, подготовленные к отправке, наклеиваются адресные ярлыки размером 100x72 мм.

На ярлыках указывается:

— трактовка газетного узла, куда посылается печать;

Перечни формы ПС35 составляются в двух экземплярах (под копирку), из которых подлинный сдаётся вместе с печатью, а второй остаётся в экспедиции для контроля за правильностью и своевременностью отправки печати, а также для наведения справок.

Приём печати газетными узлами

Поступившие в газетный узел мешки и пачки с печатью сверяются с сопроводительными документами. Находящиеся в мешках и пачках газеты и журналы пересчитываются (поэкземплярно или по количеству стандартных пачек), и количество их сверяется с указанным в накладные формы ПСЗЗ, ПСЗЗ-б и сортировочных таблицах.

В проверке должны участвовать не менее двух работников, результаты проверки отмечаются в накладные формы ПСЗЗ, ПСЗЗ-б. Работники, присутствовавшие при проверке, расписываются и ставят оттиск календарного штемпеля. Кроме того, в накладной указывается дата и часы передачи на сортировку.

Печать для розничной продажи, поступившую в газетный узел в объединённых посыпках (для подписчиков и для розничной продажи вместе), газетные узлы передают работникам Союзпечати одновременно с передачей подписных тиражей на сортировку. Передача производится при накладной формы ПСЗЗ-б экспедиционного предприятия под расписку работников Союзпечати.

На доставочных предприятиях все поступившие газеты и журналы просчитываются поэкземплярно. Если фактическое количество полученных мест с печатью не соответствует записям в сопроводительных документах (перечнях, фактурах, карт отправки формы ПС16), составляется акт формы ПС51 в 3-ех экземплярах.

Мёшки и пачки с повреждённой упаковкой вскрывают немедленно по получении, вложение их пересчитывается и при несоответствии фактического количества печати указанному в накладные формы ПСЗЗ, ПСЗЗ-б составляется акт. Акты по такой же форме составляются и в том случае, если будет обнаружена недостача печати при исправной упаковке. При недостаче печати и стандартных пачках (упаковка типографии) об этом должно быть указано в акте особо. Акты на недостачу печати составляются в двух экземплярах, разборчивым почерком. Один экземпляр акта вместе с подлинной накладной формы ПСЗЗ, ЗЗ-б (а при недостаче журналов в стандартных пачках и типографский ярлык) направляется в экспедиционное предприятие, а второй остается в газетном узле.

Если фактическое количество печати в мешках или пачке соответствует количеству, указанному к накладной, но имеет отклонение от количества, проставленного в сортировочной таблице, то газетный узел составляет акт в двух экземплярах, из которых один экземпляр направляется в районный (городской) узел связи (почтамт), а другой остаётся в газетном узле.

Обработка печати в газетных узлах и доставочных отделениях почтовой связи

При карточной системе объекты почтовой связи экспедируют печать по газетным узлам. Газетным узлом называется объект почтовой связи, который получает печать от экспедирующего объекта, обрабатывает и отправляет её в прикреплённые отделения почтовой связи. Эти функции могут выполнять РУПС, ГУ ПС. С целью скорейшего продвижения печати функции газетных узлов могут выполнять сельские отделения почтовой связи, имеющие обмен с соответствующими видами транспорта и городские, расположенные при вокзалах, аэропортах.

Мешки и пачки с печатью, поступившие в газетный узел, проверяют по сопроводительным документам.

Печать для розничной продажи, поступившая в газетный узел, передается работникам Роспечати. Затем печать сортируют по закреплённым к газетному узлу отделениям почтовой связи и по доставочным участкам узла. Сортировка производится по сортировочным таблицам, которые составляют ежемесячно на основании копий заказов на печать и карточек подписчиков, проживающих в Районе доставки. В зависимости от объёма работа, сортировочные таблицы могут составляться на каждое издание в отдельности или на группу изданий. Распределённые в доставочные отделения почтовой связи пачки упаковываются, приписываются к общим накладным и после контроля передаются на транспорт для отправки в доставочные отделения почтовой связи.

В доставочных отделениях проверяют количество полученных газет-журналов и сортируют их по доставочным участкам, согласно сортировочным таблицам, которые составляются ежемесячно. В таблицах указывают количество газет по изданиям для каждого доставочного участка. Сортировочные таблицы составляют по достаточным карточкам подписчиков, которые хранят в специальных картотеках, подобранных в алфавитном порядке по наименованиям изданий, а внутри издании - по доставочным участкам.

Рассортированные по участкам издания выдают почтальонам для доставки. В помощь почтальонам для доставки печати составляется ходовик. Он составляется в порядке обхода почтальоном доставочного участка. В ходовике указывают название улицы (переулка), номер дома и квартиры, наименование изданий и количество экземпляров каждого издания, фамилии- подписчиков или наименования организаций, срок подписки. Ходовик ежемесячно сверяют с картотекой доставочных карточек и уточняют.

Журналы доставляют по ходовикам или карточкам, которые заводятся на каждого подписчика. Почтальоны, во время обхода доставочного участка, раскладывают газеты и журналы по ячейкам абонентских почтовых шкафов, установленных в подъездах домов или на доставочных участках.

• наименование получателя: «Почта» или «Белпечать - розница»;

название пункта отправки и экспедиционного предприятия;

• количество мест (если в один адрес отправляется несколько мешков или пачек с печатью).

Мешки и пачки отправляются из экспедиционных объектов при перечнях ф.35. В них указываются наименования газетных узлов, их трактовка и количество мест (мешков и пачек), направляемых в каждый газетный узел. Перечень подписывается двумя работниками: составившим перечень и сортировщиком мешков и пачек.

Перечни заготовляются после того, как выписаны накладные и рассчитано количество мешков и пачек с печатью, подлежащих отправке в каждый газетный узел.