Этап 1. Уточнение задачи

Любая совместная работа инициируется неким заданием, которое предстоит выполнить в сотрудничестве. Это задание может быть сформулировано либо кем-то извне (например, вышестоящим руководителем или заказчиком), либо самими участниками сотрудничества. В обоих случаях совместная работа начинается с уточнения первоначальной формулировки задания и его понимания. Как мы уже отмечали, различия между людьми создают трудности в процессе сотрудничества. Эти различия начинаются уже с того, как разные его участники понимают и интерпретируют задание, понятия. используемые при его формулировке, сам его смысл. Споры по поводу того, как выполнять задание, часто лишь следствие неосознаваемых участниками различий в понимании задания. Они просто решают разные задачи.

Поэтому очень важно начинать совместное обсуждение и решение любой задачи с согласования ее понимания разными участниками сотрудничества. На первом этапе нужно проверить, все ли понимают само задание и все ли понимают его одинаково. Цель первого этапа Целевого Цикла — достижение одинакового и принятого всеми понимания задания (стоящей задачи). Пока оно не обеспечено, дальнейшее продвижение к результату будет затруднено. Возможен рост взаимного непонимания и даже возникновение конфликтов, которые вырастают из зерен несогласованности, посеянных на первом этапе.

Здесь уместно вспомнить анекдот.

Раздается звонок в дверь. Мужчина открывает и видит соседа снизу.

— Послушай, — говорит сосед. — Я тут ремонт собираюсь делать. У нас квартиры одинаковые, а ты полгода назад тоже делал ремонт. Скажи, пожалуйста, сколько кусков обоев ты покупал для ремонта?

— Восемнадцать.

Через месяц звонок в дверь. Снова сосед снизу, но очень возмущенный:

— Послушай, я купил восемнадцать кусков, как ты говорил, и у меня осталось три куска лишних!!!

— И у меня осталось три куска лишних.

Инициация совместной работы зависит от начальной формулировки задачи: задания, требующего выполнения, или проблемы, требующей решения. Во втором случае необходимо добиться одинакового понимания проблемы и переформулировать ее в виде задания или задачи. Например, существует проблема низкой мотивации персонала подразделения. «Низкая мотивация персонала» — это не задача и не задание. Это скорее описание ситуации. Тем более что многие участники могут либо не понимать, что имеется в виду в данной формулировке, либо интерпретировать ее по-своему. На первом этапе следует привести факты, примеры, статистические данные — обменяться информацией, чтобы создать единое информационное поле понимания проблемы. Затем необходимо преобразовать проблему в задание, стоящее перед группой сотрудников, которые будут его выполнять. Переход к следующему этапу происходит после того, как все одинаково поняли, какую задачу предстоит решать, и согласились с ней. Согласие — важный компонент сотрудничества на каждой фазе совместной деятельности. Если его нет. то дальнейшей совместной работе грозят трудности, а возможно, она вообще не состоится.

Уточнение задачи направлено на достижение понимания и согласия. Например, в компании создается проектная группа для разработки системы мотивации сотрудников. Эта группа получает задание: «Необходимо повысить мотивацию сотрудников». Эта задача достаточно размыта, сформулирована нечетко. Для ее понимания и уточнения нам нужно задать вопросы:

• Что понимается под мотивацией?

• О мотивации каких сотрудников идет речь?

• Только ли материальная мотивация имеется в виду?

• Почему возникла такая задача?

• и т. д.

Уточняя задачу, мы можем переформулировать ее (как часто бывает в реальности): «Необходимо разработать систему мотивации сотрудников компании всех уровней иерархии управления, включающую как материальные, так и нематериальные аспекты». При этом все должны одинаково понимать, что стоит за этими словами и что ожидается от совместной работы над этим заданием.