3. Создание электронных таблиц для обработки данных

Табличными процессорами называются прикладные программы, предназначенные для работы с электронными таблицами. В настоящее время известно много таких программ: Microsoft Excel, QuattroPro, SuperCalc, Multiplan и т.д.

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовыми. При формировании таблицы выполняется ввод, редактирование и форматирование текстовых, числовых данных, а также формул.

Запуск программы осуществляется через Меню «Пуск»  Программы  Microsoft Office  Microsoft Office Excel.

Создание электронных таблиц для обработки данных подразумевает структурирование информации по следующим группам:

1. Список товаров;

2. Список партнеров;

3. Список торговых операций.

Каждый список формируется на отдельном листе для удобства использования. Помимо названий товаров, партнеров, операций, на листах содержится числовая информация.

Расчет осуществляется с помощью формул. Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=).

Создание формулы с функциями.

Следующие формулы содержат функции.

Пример формулы	Описание
=СУММ(A:A)	Суммирует все числа в столбце A
=СРЕДНЕЕ(A1:B4)	Вычисляет среднее значение всех чисел в диапазоне

1. Щелкните ячейку, в которую требуется ввести формулу.

2. Для того чтобы начать формулу с функции, нажмите кнопку «Вставить функцию» на панели формул .

3. Выберите функцию, которую нужно использовать. Можно ввести запрос с описанием операции, которую требуется выполнить, в поле «Поиск функции» (например, по словам «сложение чисел» будет найдена функция СУММ), или выбрать категорию в поле «Категория».

4. Введите аргументы. Для ввода в качестве аргументов ссылок на ячейки нажмите кнопку свертывания диалогового окна (которая на время скрывает диалоговое окно), выделите ячейки на листе и нажмите кнопку развертывания диалогового окна .

5. По завершении ввода формулы нажмите клавишу «Ввод».

Пример результата создания таблицы на рисунке 3.

Рис.3 Фрагмент таблицы «Список товаров»

Для быстрого перехода к связанным данным в другом файле или на веб-странице можно вставить гиперссылку в ячейку листа. Кроме того, гиперссылки можно вставлять в определенные элементы диаграмм.

Для того, чтобы посмотреть внешний вид того или иного товара, представленных на листе 1 можно создать гиперссылки на соответствующие рисунки.

Создание гиперссылки на существующие файл и веб-страницу производится в следующем порядке:

1. На листе щелкните ячейку, в которой нужно создать гиперссылку.

Можно также выбрать объект, представляющий гиперссылку, например, рисунок или элемент в диаграмме.

2. На вкладке «Вставка» в группе «Ссылки» выберите команду «Гиперссылка».

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши ячейку или рисунок, а затем в контекстном меню выбрать команду «Гиперссылка», или нажать клавиши CTRL+K.

3. В группе «Связать с» щелкните пункт «файлом, веб-страницей».

4. Выполните одно из следующих действий:

• Для выделения файла щелкните пункт текущая папка, а затем укажите файл, на который должна указывать ссылка.

• Можно изменить текущую папку, выбрав другую из списка Папка.

• Для выбора веб-страницы щелкните пункт просмотренные страницы, а затем щелкните ту веб-страницу, на которую должна указывать ссылка.

• Для выбора недавно использовавшегося файла щелкните пункт последние файлы, а затем щелкните файл, на который должна указывать ссылка.

• Для ввода имени и расположения известного файла или веб-страницы, на который должна указывать ссылка, введите эти данные в поле Адрес.

• Для выбора веб-страницы нажмите кнопку «Интернет» , откройте веб-страницу, на которую должна указывать ссылка, а затем вернитесь в приложение Excel, не закрывая веб-обозреватель.

Если нужно создать гиперссылку на определенное место в файле или на веб-странице, нажмите кнопку «Закладка», а затем дважды щелкните нужную закладку.

В файле или на веб-странице, на которые создается ссылка, должна быть хотя бы одна закладка.

В поле «Текст» введите текст, который будет представлять гиперссылку.

Для отображения подсказки при наведении указателя на гиперссылку нажмите кнопку Подсказка, введите нужный текст в поле Текст подсказки, а затем нажмите кнопку ОК.

На листе учета торговых операций также удобно использовать гиперссылки для быстрого перехода к информации о товаре и партнере. На рис.4 представлен пример листа 3.

Для того чтобы добавить информацию о наличии скидок, можно воспользоваться флажками в группе элементами управления формами.

Добавление флажка в Microsoft Word 2003 осуществляется следующим образом:

1. Необходимо нажать меню «Вид», выбрать пункт «Панели инструментов»;

2. В открывшемся списке выберите пункт «Формы»;

3. В открывшейся панели «Формы» необходимо нажать кнопку «Флажок» для добавления символа галочки. При нажатии на эту кнопку, галочка появится в том месте, где вы установили курсор. Если вам потребовалось поставить его в другое место, зажмите этот элемент левой кнопкой мыши и перетащите в нужное место. Для того чтобы отредактировать значения этого элемента, воспользуйтесь контекстным меню, нажав правой кнопкой мыши на элементе и выбрав пункт «Свойства».

Если вы предпочитаете работать с текстовым редактором Microsoft Word 2007, то для добавления флажка выполняем следующие действия:

1. Необходимо перейти на вкладку «Разработчик» главной панели окна документа.

2. Перейдите в блок «Элементы управления», нажмите кнопку «Инструменты из предыдущих версий», выберите кнопку «Флажок».

Если скидка предоставляется, то во флажке можно поставить галочку. Пример выполнения на рис.4.

Символ галочки можно найти во встроенных шрифтах системы. Для этого нажмите меню «Вставка», выберите пункт «Символ». В открывшемся окне смените основной шрифт на системный шрифт Windings и выберите символ галочки.

Рис. 4. Фрагмент таблицы «Лист учета торговых операций»

Порядок создания типовой диаграммы с использованием данных таблицы Excel:

1. В окне открытого листа выделите диапазон данных, нужный для построения диаграммы. При этом если ячейки не составляют непрерывный диапазон, то они выбираются в случае расположения в форме прямоугольника. Можно также скрыть строки или столбцы, которые не следует задействовать в построении диаграммы.

2. Перейдите к вкладке «Вставка» и в группе «Диаграммы» раскройте меню нужного типа диаграммы – гистограмма, график, круговая и т. д. Тип диаграммы часто зависит от того, как упорядочены исходные данные. Например, для гистограммы они должны быть расположены по столбцам и строкам, а для круговой – в несколько строк и столбцов

3. В списке команд выберите нужную разновидность выбранного типа диаграммы. Например, выберите в меню кнопки «Гистограммы» в группе «Объемная гистограмма» гистограмму «Объемная гистограмма с группировкой».

4. На листе отобразится область диаграммы с построенной диаграммой.

Для всестороннего и эффективного анализа данных больших таблиц в Excel используются т.н. сводные таблицы (СТ). Функции работы с СТ относятся к одному из самых мощных инструментов Excel.

Главные достоинства СТ - это представление больших объемов информации в концентрированном и удобном для анализа виде, широкие возможности для группировки данных, а так же возможность получения промежуточных и общих итогов, которые помещаются в таблицу автоматически.

Возьмем в качестве исходных данных сведения о продажах товаров (рис. 3).

Создание сводной таблицы осуществляется в несколько этапов:

1. Щелкните курсором на ячейку A1, чтобы Еxcel понял с какими данными мы собираемся работать.

2. Выберите в меню «Данные - Сводная таблица». Далее появится серия диалогов, для настройки сводной таблицы.

3. В первом диалоге нужно указать параметры сводной таблицы. Ничего не меняйте в нем и нажмите «Далее».

4. Второй диалог попросит выделить данные для сводной таблицы. Excel сам выделил всю нашу таблицу (т.к. у нас фокус стоит на ячейке A1), ничего не меняйте здесь и нажмите «Далее».

5. В третьем диалоге нужно указать, где будем создавать сводную таблицу. Выберите флаг «Существующий лист», затем щелкните ячейку F1 и нажмите готово. Теперь на нашем листе появилась форма сводной таблицы и список полей.

Форма сводной таблицы содержит три области для перетаскивания в них полей: для столбцов, для строк и для данных. Из диалога «Список полей сводной таблицы» перетащите поле «Партнеры» в область «Перетащите сюда поля строк». Форма сводной таблицы немного изменилась (рис. 5).

Рис. 5. Настройка сводной таблицы.

Excel выбрал все уникальные значения столбца «Фамилия» и расположил их в строках нашего будущего отчета. Теперь перетащите поле «Сумма» в область данных (рис. 6).

Рис. 6. Окончательный вид сводной таблицы.

Excel посчитал сумму продаж для каждого продавца. Отчет можно считать готовым.