Лабораторна робота №4
Тема: Робота зі звітами зведених таблиць в Excel. Застосування фільтра та обчислення даних у звітах зведених таблиць.
Мета: Придбання навички використання звітів зведених таблиць для аналізу даних та підведення підсумків; навчитися приховувати та відображати вибрані дані у зведених звітах за допомогою фільтра; навчиться підбивати підсумки за даними з використанням підсумкових функцій, відмінних від функції СУММ, таких як функції СЧЕТ або МАКС, за допомогою додаткових обчислень навчиться відображати дані у вигляді частки від загальної суми; створювати власні формули у звітах зведених таблиць.
Порядок виконання лабораторної роботи
Ознайомтесь з теоретичними відомостями, які складаються з трьох розділів, які познайомлять вас з використанням зведених таблиць, звітів та фільтрів.
В кінці кожного розділу теоретичних відомостей викладені завдання, виконання яких має відобразитись у звіті з лабораторної роботи.
Зробіть висновки по роботі.
Оформіть звіт відповідно до вимог по оформленню технічної документації.
Теоретичні відомості
Зміст
Початок роботи зі звітами зведених таблиць в Excel 2007.
Застосування фільтра до даних зведеного звіту в Excel 2007.
Обчислення даних у звітах зведених таблиць в Excel 2007
1. Початок роботи зі звітами зведених таблиць в Excel 2007.
Зведені таблиці – потужний і ефективний засіб упорядкування і аналізу даних.
Вони називаються зведеними таблицями тому, що в них можна різним чином підбирати рядки і стовпці для аналізу даних їхніх різних стовпців списку. Зведені таблиці можна створювати на основі списків Excel або використовувати зовнішні джерела даних, наприклад, Microsoft Access.
Для створення зведених таблиць у Excel можна використовувати Майстра зведених таблиць.
Зведена таблиця допускає виконання операцій тільки з числовими даними. Тому в списку на рис.1, за допомогою зведеної таблиці можливий аналіз тільки даних із стовпця «Термін», у якому містяться числові значення. У стовпцях «Рахунок №» і «Код» також використовуються числа, але в якості підписів.
Уявіть собі лист Excel з сотнями або тисячами рядків даних. Цей лист містить всі дані про продавців в двох країнах і про те, скільки вони продали в кожен конкретний день. Це великий обсяг даних, що йдуть рядок за рядком і розбитих на кілька стовпців. Як витягти потрібні відомості з цього листа? Як зробити правильні висновки на базі всіх цих даних?
Хто продав найбільше товарів? Хто став кращим з продажу за квартал або за рік? В якій країні обсяг продажів вище? Відповіді на всі ці питання можна отримати за допомогою звітів зведених таблиць. Це нагадує перетворення натовпу в організоване військо. У звіті зведеної таблиці дані перетворюються в невеликі наочні звіти, які дають чіткі відповіді на поставлені питання.
Перед початком роботи зі звітом зведеної таблиці погляньте на аркуш Excel і переконайтеся, що він підготовлений для створення звіту.
При створенні звіту зведеної таблиці кожний із стовпців вихідних даних стає полем, яке можна використовувати в звіті. Поля об'єднують кілька рядків вихідних даних.
Імена полів для звіту утворюються на основі заголовків стовпців у вихідних даних. Переконайтеся, що в першому рядку листа, використовуваного в якості джерела даних, для кожного з стовпців вказано ім'я.
На малюнку вище заголовки стовпців «Країна», «Продавець», «Сума замовлень», «Дата замовлення» та «Код замовлення» перетворяться у відповідні імена полів.
Решта рядків під заголовками повинні містити у відповідних стовпцях подібні дані. Наприклад, в одному стовпці повинен знаходитися текст, в іншому - числа, а в третьому ¬ - дати. Іншими словами, стовпець, що містить числові дані, не повинен містити текст, і так далі.
Нарешті, в даних, використовуваних як вихідні для побудови звіту зведеної таблиці, не повинно бути порожніх стовпців. Крім того, рекомендується видалити порожні рядки, наприклад рядки, використовувані для розділення блоків даних.
Після того як дані підготовлені, помістіть покажчик у будь-якому місці області даних. При цьому в звіт будуть включені всі дані аркуша. Можна також виділити тільки ті дані, які повинні використовуватися в звіті. Потім на вкладці Вставка у групі Таблиці натисніть кнопку Зведена таблиця, а потім ще раз натисніть кнопку Зведена таблиця. Відкриється діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
Автоматично вибрано Обрати таблицю або діапазон. У полі Таблиця або діапазон відображається вибраний діапазон даних. Крім того, вибрано місця розміщення звіту На новий аркуш (якщо не потрібне розміщувати звіт на новому аркуші, виберіть параметр На існуючий лист)
1 - Область макета у звіті зведеної таблиці.
2 - Список полів зведеної таблиці.
Ця область буде відображена на новому аркуші, якщо закрити діалогове вікно Створення зведеної таблиці.
На одній стороні знаходиться область макета, де буде створено звіт зведеної таблиці, а на іншій - Список полів зведеної таблиці. У цьому списку показані заголовки стовпців вихідних даних. Як згадувалося раніше, кожен із заголовків являє собою поле, наприклад «Країна», «Продавець» і так далі.
Звіт зведеної таблиці створюється шляхом переміщення одного з полів у область макета звіту зведеної таблиці. Для цього слід встановити прапорець поруч з іменем відповідного поля або клацнути ім'я поля правою кнопкою миші і вибрати місце, куди буде переміщено поле.
Якщо робота зі звітами зведених таблиць виконувалася раніше, то, можливо, цікаво буде з'ясувати, чи збережена можливість перетягувати поля, щоб включити їх у звіт. Така можливість залишилася.
Якщо натиснути мишею за межі макету (звіту зведеної таблиці), список полів зведеної таблиці зникне. Щоб знову вивести список полів на екран, клацніть область макета зведеної таблиці або звіт.
Скільки продав кожен продавець?
Тепер можна приступити до створення звіту зведеної таблиці. Вибір полів для звіту залежить від мети його створення.
Для початку з'ясуємо обсяг продажів для кожного з продавців. Щоб отримати потрібну відповідь, потрібні дані про продавців. Тому встановіть прапорець у вікні Список полів зведеної таблиці для поля Продавець. Крім того, потрібні дані про виконані ними продажах. Тому слід встановити прапорець для поля Сума замовлень. Зверніть увагу, що при створенні звіту немає необхідності використовувати всі поля зі списку.
При виборі поля воно автоматично поміщається в заданої за замовчуванням області макета. При бажанні поле можна перемістити в іншу область (наприклад, якщо потрібно розмістити поле в області стовпців, а не в області рядків).
Дані в поле Продавець (ПІБ продавців), яке не містить чисел, автоматично відображаються у вигляді рядків у лівій частині звіту. Дані в поле Сума замовлень складаються з чисел і відображаються в області праворуч.
Поле даних про продавців має заголовок «Назви рядків». Поле сум замовлень має заголовок «Сума по полю Сума замовлень». Частина цього заголовка («Сума по полю») вказує, що для об'єднання числових полів в Excel використовується функція «Сума».
Зверніть увагу, що послідовність установки прапорців для полів Продавець і Сума замовлень не має значення. У будь-якому випадку вони будуть автоматично поміщені у відповідні області. Поля, що не містять чисел, поміщаються ліворуч, числові поля - справа, незалежно від порядку їх вибору.
За допомогою всього двох кліків мишкою з'ясовано, скільки товару продали продавці. До речі, на цьому можна і зупинитися. Звіт зведеної таблиці може використовуватися як швидкий спосіб отримання відповіді на один або два питання. Звіт необов'язково повинен бути складним.
Якщо звіт буде створений неправильно, в Excel легко спробувати різні варіанти, подивитися, як виглядають дані в різних областях звіту. Якщо звіт не відповідає задуманому, можна дуже швидко розташувати дані іншим способом, перемістивши їх у відповідності зі своїми завданнями, або створити повністю новий звіт.
Які обсяги продажів для кожної країни?
Тепер обсяг продажів для кожного з продавців відомий. Однак у вихідній таблиці містяться дані про продавців в двох країнах - Україна і Росія. Наступним може бути питання про те, які продажу кожного з продавців по країнах.
Щоб отримати відповідь, додайте до звіту зведеної таблиці поле Країна в якості фільтра звіту. Фільтр звіту дозволяє працювати з підмножиною даних у звіті, наприклад з лінією продуктів, інтервалом часу або географічним регіоном.
Скориставшись полем Країна в якості фільтра звіту, можна переглянути окремі звіти для Росії або України, а також дізнатися сукупні продажі по обом країнам.
Щоб додати це поле в якості фільтра звіту, клацніть правою кнопкою миші поле Країна у вікні Список полів зведеної таблиці та натисніть кнопку Додати в фільтр звіту. У верхню частину звіту буде доданий фільтр звіту Країна. Стрілка поруч з полем Країна містить параметр (Усі), при якому відображаються дані по обом країнам. Щоб вивести дані тільки по Росії або Україні, клацніть стрілку та виберіть потрібну країну. Щоб знову відобразити дані по обом країнам, клацніть стрілку та виберіть параметр (Усі).
Щоб видалити поле зі звіту, зніміть прапорець поруч з іменем цього поля у вікні Список полів зведеної таблиці. Щоб видалити із звіту всі поля для повторного створення звіту, на вкладці Параметри стрічки в групі Дії натисніть стрілку кнопки Очистити і виберіть команду Очистити все
Які обсяги продажів для кожної країни?
У вихідних даних є стовпець «Дата замовлення», що містить відомості про дати, тому у вікні Список полів зведеної таблиці присутній поле Дата замовлення. Це означає, що можна отримати відповідь на питання про обсяг продажів для кожного продавця по датах. Для цього встановіть прапорець поруч із полем Дата замовлення, щоб додати це поле в звіт.
Поле Дата замовлення автоматично додається зліва у вигляді назви рядка. Це пояснюється тим, що дане поле не містить числових даних (дати можуть виглядати як число, однак вони мають формат дати). Так як поле Дата замовлення є другим нечислової полем, яке додано до звіту, воно розміщується всередині поля Продавець з відступом вправо.
Тепер у звіті показані продажу для кожного продавця на окремі дати, проте обсяг отриманих даних дуже великий. Можна з легкістю зробити дані більш наочними, згрупувавши дані по днях в дані по місяцях, кварталах або роках.
Щоб згрупувати дати, клацніть дату у звіті. Потім на вкладці Параметри в групі Група натисніть кнопку Поле групи. У діалоговому вікні Угрупування виберіть параметр Квартали, що є прийнятним рішенням в даному випадку, а потім натисніть кнопку ОК.
Тепер видно дані з продажу для кожного з продавців, згруповані в чотири квартали.
Створення зведеного звіту за допомогою переміщення рядків в область стовпців
Хоча до цих пір за допомогою звіту зведеної таблиці можна було отримати відповіді на поставлені запитання, для читання всього звіту потрібен якийсь час. Для перегляду всіх даних слід здійснювати прокручування сторінки вниз.
Щоб отримати інше уявлення, можна виконати зведення звіту. Для цього слід перемістити поле з області «Назви рядків» в область стовпців звіту (яка має заголовок «Назви стовпців»). Ця область макета до справжнього моменту не використовувалася. При зведенні звіту виконується транспонування вертикального або горизонтального представлення поля шляхом переміщення рядків в область стовпців або стовпців в область рядків. Така задача вирішується просто.
Щоб виконати зведення цього звіту, клацніть правою кнопкою миші один з рядків «Квартал», а потім послідовно виберіть команди Перемістити і Перемістити поле «Дата замовлення» в стовпці. У результаті все поле Дата замовлення буде переміщене з області «Назви рядків» в область «Назви стовпців» звіту.
Тепер імена продавців об'єднані, дані по продажах розташовані в стовпцях, а над даними за перший квартал вказані «Заголовки стовпців». Крім того, в нижній частині кожного з стовпців знаходиться загальний підсумок по кварталу. Дані можна переглянути відразу, не виконуючи прокручування донизу.
Якщо потрібно повернути початкове уявлення звіту, клацніть правою кнопкою миші один із заголовків «Квартал» і виберіть команду Перемістити поле «Дата замовлення» в рядки. В результаті поле Дата замовлення буде переміщено назад в область рядків звіту.
Використання методу перетягування
Як згадувалося раніше, якщо при створенні звіту зведеної таблиці необхідно перетягувати поля мишею, як це робилося в більш ранніх версіях Excel, така можливість є і тут.
У нижній частині вікна Список полів зведеної таблиці доступно чотири поля. Ці поля носять назву Фільтр звіту, Назви рядків, Назви стовпців і Значення. Можна перетягувати поля в цю область.
Як правило, в Excel 2007 для додавання полів в макет звіту зі списку полів встановлюється прапорець поруч з іменем потрібного поля або виконується клацання поля правою кнопкою миші, щоб у меню вибрати розташування. У цьому випадку поля автоматично включаються в звіт і одночасно містяться у відповідне поле в нижній частині списку.
Наприклад, при розміщенні поля Продавець в області «Назви рядків» макета звіту ім'я поля Продавець також відображається в полі Назви рядків в нижній частині списку полів.
Тим не менше, якщо необхідно скористатися способом перетягування полів мишею, можна просто перетягнути потрібні поля з верхньої частини списку полів в поля, розташовані в нижній частині списку полів. Назва вгорі кожного поля вказує, в яку область звіту потрапить це поле. Наприклад, при перетягуванні поля Сума замовлень в полі Значення це поле буде поміщено в область звіту «Значення». Поля можна також перетягнути між полями, щоб змінити їх розташування в макеті звіту, а також перетягнути з полів, щоб видалити із звіту.
