Как отвечать на вопросы журналистов на пресс-конференции?
Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.
Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы, будьте готовы к этому. Если пресс-конференция посвящена другой теме, вы можете попытаться вернуть журналистов к теме вашего события («это очень интересный вопрос, но наша пресс-конференция посвящена …, прошу задавать вопросы по данной теме»).
Часто журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончанию пресс-конференции, в индивидуальном порядке. Можно предупредить журналистов заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после пресс-конференции.
Отрепетируйте варианты ответов на предполагаемые вопросы:
для телевидения постарайтесь уложиться в 30 секунд.
для печатной прессы подготовьте простые для цитирования и восприятия сообщения.
Не всегда журналисты по окончанию пресс-конференции задают вопросы. Это нормально.
Сколько длится пресс-конференция?
Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.
Нужен ли фуршет после пресс-конференции?
Нужен и не нужен. Журналисты приходят на пресс-конференцию, потому что их заинтересовала ее тема или спикеры, а не возможность выпить чай или кофе. Свои вопросы они зададут во время или после мероприятия и без стимула в виде напитков и закусок. К тому же, обычно журналистам нужно успеть еще на одно, а то и несколько мероприятий, и по всем написать материал. Фуршет же предполагает более длительное проведение мероприятия. К тому же высока вероятность, что на него придут «профессиональные фуршетчики», которые ничего не пишут.
Что делать после окончания пресс-конференции?
Проверьте, что тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, отправлены пресс-релизы. Проведите мониторинг СМИ по результатам мероприятия, опубликуйте вышедшие новости и статьи на сайте компании.
Брифинги
Полезно в неформальной обстановке проинформировать журналистов о деятельности вашей НКО или об особенно важном событии. Так вы сможете одновременно повысить интерес прессы и поддерживать с ней хорошие отношения.
Результатом брифинга может быть получение общей информации, и тогда вас не
цитируют, а лишь называют «источником» или напишут: «по словам …».
Брифинги можно проводить в вашем офисе или в общественном месте, для небольшой группы журналистов, специализирующихся на данной теме, или один на один, что дает журналисту возможность написать эксклюзивный материал. К таким брифингам
надо готовиться даже более тщательно, чем к пресс-конференциям, поскольку журналисты могут задавать более трудные вопросы.
Семинары для представителей СМИ
Чаще всего некоммерческие организации работают с терминами, о которых СМИ
даже не подозревают или путаются в них. Поэтому вы можете перед мероприятием устроить семинар для представителей СМИ, например, по теме волонтерства, на котором журналисты могут задать любые уточняющие вопросы.
Цель семинара – познакомить журналистов и студентов факультетов журналистики с особенностями освещения тем, связанных с молодежной политикой и волонтерством.
PR-акции (специальные мероприятия)
Это специально организованные мероприятия для привлечения внимания к организации со стороны широкой общественности или среди определенного круга лиц.
Последовательность действий по освещению:
Информирование СМИ при помощи пресс-релиза об акции.
Если это целесообразно, то приглашение СМИ на акции.
Приглашение в качестве участников или зрителей «нужных» вам людей (партнеров, представителей госвласти, спонсоров тех, с которыми уже работаете и потенциальных).
Мероприятие должно быть красочным, ярким и запоминающимся. Обычно специально к PR-акции изготавливается разнообразная представительская продукция: брошюры и сувениры, полезные предметы, которыми можно будет воспользоваться в обычной жизни
Долгосрочные программы и проекты. Как правило, это социально-направленные программы РСМ, например те акции, которые вы делаете к Новому году. Последовательность действий по освещению:
Подготовить и разослать пресс-релизы о старте программы. По необходимости можно собрать пресс-конференцию.
Постоянное информирование СМИ о ходе реализации программы.
Проведение PR-акций в рамках этих программ
Мероприятия межрегионального или всероссийского масштаба, проходящие в вашем регионе. Это могут быть форумы, лагеря, фестивали и т.д.
На время проведения подобных мероприятий формируется пресс-центр, его деятельность зависит от специфики мероприятия. Обычно пресс-центр выполняет следующие функции:
Привлечение СМИ разного уровня (регионального или федерального) к освещению мероприятия.
Оперативное размещение информации о ходе мероприятия.
Разработка рекламной концепции мероприятия и привлечение информационных спонсоров.
Выпуск информационных материалов для участников во время проведения мероприятия.
Блок 6. Применяем на практике
Медиакарта
Наименование СМИ |
Ф.И.О. главного редактора |
Тираж/периодичность |
Контакты |
Примечания |
Печатные СМИ |
||||
Журнал «Наша молодежь» |
Алёшкин Пётр Фёдорович |
4500 экз |
т/ф. (495)625-44-61 Hasha-mol@mail.ru aleshkin@list.ru |
½ раза в месяц |
Газета |
|
|
|
|
Альманах |
|
|
|
|
ТВ СМИ |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Радио-СМИ |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
АГЕНТСТВА, СЕТЕВЫЕ СМИ, пресс-службы партеров |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Информационное письмо