Правильна організація праці персоналу служби діловодства установи передбачає:

оптимальну організаційну побудову служби;

вибір раціональної системи діловодства;

чіткий розподіл функцій між співробітниками;

нормування праці кожного;

правильне визначення кількісного складу працівників;

впровадження прогресивних методів управління персоналом;

застосування засобів сучасної обчислювальної та організаційної техніки;

раціональну організацію робочих місць;

організаційне та методичне керівництво діловодством.

Робоче місце кожного працівника повинно бути організоване так, щоб його розумові та фізичні зусилля спрямовувалися на виконання службових обов'язків без перешкод та не-зручностей. Технічні засоби та сучасне обладнання дають змогу створити умови для нормального функціонування та роботи персоналу установи.

Комплекти меблів та засоби оргтехніки мають включати:

письмові столи, конторські шафи звичайні та для документів;

приставні столи, стільці;

тумби для зберігання паперів;

настільну картотеку;

набір канцелярського обладнання;

друкарську машинку чи персональний комп'ютер;

диктофони;

зшивачі документів тощо.

Під час планування та обладнання робочих місць працівників служби діловодства необхідно:

встановлювати обладнання, стелажі чи шухляди для документів так, щоб ними було зручно користуватися;

розставляти предмети та засоби праці з урахуванням операцій, що виконуються, без зайвих речей;

для матеріалів, які не потребують термінового оброблення, передбачити спеціальні шухляди чи відділення. Якщо документи потребують подальшого оброблення, розміщувати їх у місцях згідно з номенклатурою справ, щоб ними могли користуватися інші співробітники.

розміщувати засоби оргтехніки необхідно так, щоб забезпечити автоматичне виконання операцій. Використані матеріали складати так, щоб їх можна було безпе­решкодно знайти в разі потреби;

для швидкого й безпомилкового знаходження документів використовувати різні за формою та кольором швидкозшивачі або картки.

Робочий стіл працівника служби діловодства має бути обладнаний відповідними до його функціональних обов'язків засобами оргтехніки, які полегшують та прискорюють виконання окремих операцій. У верхній лівій шухляді столу повинні знаходитися касета з липкою стрічкою, клей, діркопробивач, коробка для канцелярських дрібниць тощо. У правій верхній шухляді розміщується реєстраційна або контрольна картотека. Настільний набір включає комплект ручок, олівців та паперу для записів. З правого боку столу розміщується блокнот та телефонний довідник.

Довідкові матеріали постійного використання (номенклатура справ, орфографічний словник та ін.) слід зручно розмістити вертикально в стелажі для книжок так, щоб було видно їх назви.

Телефон встановлюється ліворуч на столі або приставці до нього так, щоб лівою рукою можна було взяти трубку, а правою записувати необхідну інформацію.

Засоби оргтехніки (телефакс, ксерокс тощо), якими користуються всі співробітники, мають бути доступні кожному з них.

Письмові столи для друкарських машинок та приставки до них виготовляють 68 см заввишки (нижче від звичайних).

Встановлювати їх необхідно так, щоб перешкодити вібрації. Шухляди столу мають легко висуватися. В них розміщують папір для друкування, папір для копіювання, копіювальну стрічку та інші предмети, необхідні для роботи на машинці.

Для зручності роботи за письмовим столом користуються спеціальним стільцем з поворотним сидінням та спинкою. Форма і розміри сидіння та спинки стільця мають забезпечувати рівномірний розподіл ваги людини.

Предметами обладнання приміщень діловодних підрозділів є також канцелярські шафи, де зберігаються різні папери, бланки канцелярські приладдя тощо. Нерідко користуються і комбінованими шафами, які разом з іншими канцелярськими меблями роблять привабливим зовнішній вигляд приміщення.

Сейфи необхідні для зберігання службових документів, печаток та штампів. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти в нього документи. Після роботи працівник повинен запечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відбиток печатки.

Службові приміщення та робочі місця співробітників повинні мати добре природне освітлення. Робочі столи слід розставляти так, щоб світло падало зліва від працюючих. Для обмеження денного світла використовуються жалюзі різної конструкції, для забезпечення розсіяного освітлення за невеликої яскравості світильників застосовують люмінесцентні лампи.

Освітлення робочих місць забезпечується за допомогою різних за виконанням пересувних або поворотних настільних ламп з дзеркальними відбивачами.

Згідно з вимогами технічної естетики, службові приміщення фарбують з урахуванням особливостей клімату, умов роботи персоналу та характеру освітлення. Використання відповідного кольору не тільки поліпшує зовнішній вигляд приміщення, а й підвищує продуктивність праці, зменшує стомлюваність, справляє відповідний психологічний вплив.

Для працівників служби діловодства необхідно створити певний здоровий комфорт. Важливо використовувати колір як носій інформації, а також для створення необхідного порядку на робочому місці, кращої організації праці. Конкретний колір повинен відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою повітря доцільно фарбувати в холодні тони, а з низькою — в теплі. Світле пофарбування створює ілюзію збільшення невеликої кімнати, темне — навпаки.

Щоб забезпечити нормальні умови праці, необхідно зменшити зайвий шум. Рівень зайвих шумів, що проникають у приміщення, визначається згідно з чинними нормами. Але в будь-якому разі він не може перевищувати 40 ДБ. Боротьба з шумом проводиться шляхом звукоізоляції обладнання та робочих місць. Якщо рівень шуму обладнання перевищує припустимий, стіни, підлогу і стелю приміщень покривають акустичними звукопоглинаючими матеріалами, під друкарську машинку підкладають поролонові підкладки, ніжки стільців підклеюють звукопоглинаючим матеріалом тощо.

Слід також знати, що у визначених дозах шум позитивно впливає на працездатність, тому виконання монотонної роботи (сортування кореспонденції, підшивання документів тощо) варто супроводжувати мелодичною чи ритмічною музикою.

Службове приміщення необхідно регулярно провітрювати або кондиціонувати. Нетривале провітрювання (5-10 хв) переноситься легше, ніж постійний легкий повітряний потік у вигляді протягу. Благодійний вплив справляє озеленення приміщень. Квіти виконують не тільки декоративну функцію, а й сприяють поліпшенню складу повітря, зменшують нервове та зорове напруження.

Режим роботи персоналу служби діловодства має передбачати відповідне чергування періодів праці та відпочинку. Тим, чия праця пов'язана з тривалим перебуванням за робочим столом, необхідно надавати 5-8 хв перерви кожні дві години. Такі перерви доцільно використовувати для активного відпочинку та занять фізкультурою.

------------------------------------3-----------------------

Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи підприємства, установи чи організації. Будь-яке підприємство, організація, чи орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з управлінськими документами є діловодство. Обов'язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності та здешевлення управлінської праці є механізація та автоматизація діловодних процесів. Механізація та автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: реєстрація і підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за виконанням тощо. Ці етапи повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об'єднання в єдину систему. Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи апарату управління з документами, зокрема, від організаційної структури органу управління, його розміщення, умов праці співробітників, кількості та змісту документів, потреб в оперативній і ретроспективній інформації, ступеня централізації робіт з документами.З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК на підприємстві, в установі чи організації створюються централізовані служби: сектори діловодства, комп'ютеризації і оргтехніки, друкарські та копіювальні бюро тощо. Від ефективності роботи таких підрозділів багато в чому за лежить нормальна робота всієї установи. Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати: - доцільність впровадження технічних засобів; - можливість придбання технічних засобів; - наявність придатних приміщень; - можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки та її ремонту. До застосування технічних засобів проводиться відповідна підготовка кадрів, яка передбачає: навчання персоналу роботі з технічними засобами на робочих місцях, на спеціальних курсах, шляхом проведення семінарських занять тощо. Інформаційна система забезпечує нагромадження, передачу, збереження, оброблення та узагальнення інформації "знизу вгору", а також конкретизацію інформації "зверху вниз". Тільки систематизована інформація дає можливість керівнику визначати ефективність організаційно-економічних, соціальних та інших заходів, а також залежно від умов, які складаються, змінювати накреслену програму. Чим краще поінформований керівник, тим більш оперативні і вищі за якістю його рішення. Суб'єкт управління, виробляючи управлінські рішення, передає їх об'єкту управління, оформлюючи інформацію у вигляді організаційно-розпорядчих документів (положень, інструкцій, правил, наказів, постанов, рішень та ін.). Основний клас завдань, притаманний офісу - документаційне забезпечення управління. Незалежно від класу завдань, рішення будь-якого з них передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають: - Опрацювання вхідної і вихідної інформації: читання і відповіді на листи (як електронні так і звичайні, написання звітів, та іншої документації, яка може містити також малюнки і діаграми; - Збирання і подальший аналіз деяких даних, наприклад: звітності за певні періоди часу, за різними підрозділами або організаціями, яка задовольняє різні критерії відбору; - Збереження інформації, яка надійшла, забезпечення швидкого доступу до неї і пошук необхідної у даний момент інформації. Діяльність має бути чітко скоординована між особами, які її виконують; повинні бути забезпечені тісні зв'язки, які дозволяють обмінюватися інформацією у короткі терміни, а процес руху документів має бути ефективно організований. Зростання обсягів інформації, необхідної для прийняття рішень, призводить до різкого збільшення кількості документів. На допомогу приходять системи електронного документообігу (СЕД), що дозволяють створювати й опрацьовувати документи електронними засобами. СЕД забезпечують процеси створення, управління доступом і розповсюдженням великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також контроль над потоками документів в організації. Загальними можливостями системи електронного документообігу є створення документів, управління доступом, перетворення і безпека інформації. Здійснення інформаційної діяльності у системі організаційного управління в умовах функціонування автоматизованих систем ґрунтується на наступних моделях: комунікаційна та соціотехнічна. В "електронному офісі" працівників оточують різноманітні засоби інформатизації з новими можливостями, які забезпечують одержання і видачу основних видів повідомлень і даних. У рамках системи електронного документообігу електронні версії документів мають існувати поряд з паперовими або замість них. Система, що здійснює електронний документообіг, має забезпечувати можливість нескладного переведення документів з паперової в електронну форму і бути оснащеною засобами захисту документів (криптографія, електронний підпис) у відповідності до вимог чинного законодавства. Під управлінням електронним документообігом прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами організації, групами користувачів або окремими користувачами. При цьому під рухом документів слід розуміти не їхнє фізичне переміщення (бо вони частіше залишаються на сервері), а передачу прав на їхнє використання зі сповіщенням конкретних користувачів і контролем за їхнім виконанням. Головне призначення системи електронного документообігу - це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними. Автоматизована ІС є людино-машинною системою. Вона дає змогу підвищити якість управління завдяки оптимальному розподілу правці між людиною та ЕОМ на всіх стадіях управління. Вся сукупність операцій оброблення інформації, що включає збирання, введення, запис, реєстрацію, перетворення, зчитування, збереження, знищення, коригування, обмін по каналах зв'язку, в програмі ІС здійснюється з допомогою технічних і програмних засобів. Автоматизована ІС здійснює інформаційне обслуговування покладених на управлінський персонал організаційних, контрольних, аналітичних, інформаційних функцій. Одержана після автоматизованого оброблення управлінська інформація завжди має цільове призначення і містить керуючі команди (директиви) або відомості про стан керованої системи і зовнішнього середовища.

Застосування обчислювальної техніки в діловодстві надасть змогу значно скоротити та спростити процеси роботи з інформацією та підняти ефективність цієї роботи в цілому.

Механізація документаційних процесів – це комплексне застосування технічних засобів для виконання операцій по створенню документів та організації роботи з ними.

Мета механізації та автоматизації роботи з документами – це передавання нетворчих (допоміжних) операцій технічним засобам.

Механізація процесів роботи з документами повинна здійснюватися на підставі впорядкування документ них потоків в установі.

Механізація та автоматизація – це ефективний шлях підвищення та якості управлінської праці. Вона може здійснюватися як за рахунок впровадження систем автоматизованого управління на основі ЕОМ, так і за рахунок засобів організаційної техніки та оперативної поліграфії. При цьому необхідно враховувати ефективність їх використання.

Підвищення ефективності впровадження технічних засобів полягає у переході від механізації окремих операцій до комплексної механізації та автоматизації.

Під комплексною механізацією та автоматизацією необхідно розуміти застосування технічних засобів для усієї послідовності операцій з вхідними, вихідними та внутрішніми документами. Вона забезпечує найбільш ефективне виконання персоналом установи документаційних процесів.

Комплексне застосування технічних засобів обумовлено наступними факторами:

· Вдосконаленням та системною організацією взаємопов”язаних видів управлінської діяльності;

· Оптимізацією інформаційних потоків;

· Раціоналізацією форм документів та параметрів технічних засобів.

Комплексна автоматизація та механізація можуть бути досягнуті наступними способами:

· Підбором комплексу машин, що мають сумісні технічні характеристики та призначених для виконання усіх основних та додаткових операцій даного типу;

· Вибором повних технологічних комплексів обладнання для взаємопов”язаних етапів;

· Підбором багатофункціональних агрегатів, що повністю виконують не тільки основні, але й допопоміжні операції.

Для механізації документаційних процесів використовують машини, апарати, засоби, які класифікують за їх призначенням та функціями:

· Складання текстових документів;

· Копіювання та оперативне розмноження документів;

· Обробка документів;

· Пошук, зберігання та транспортування документів.

------------------------------------------------4----------------------------------

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок створення, оформлення документів та роботи з ними, є інструкція з діловодства. Це обов'язковий документ для будь-якої установи. Розроблення інструкції з діловодства - одна з функцій служби діловодства або секретаря. Інструкцію затверджує керівник установи. Цей документ призначено не лише для працівників служби діловодства або секретаря, а для всіх працівників установи, оскільки визначає технологію роботи з документами. З огляду на це інструкція з діловодства має бути присутня в кожному структурному підрозділі, бажано - у кожного працівника.

Основне завдання інструкції з діловодства - встановити технологію роботи з документами з моменту їх створення або надходження і до відправлення кореспондентові чи передавання на архівне зберігання.

З цієї причини до інструкції з діловодства мають бути включені:

o правила документування управлінської діяльності установи (створення й оформлення основних комплексів управлінських документів);

o правила документообігу (рух документів у процесі їх створення і виконання, отримання і відправлення, реєстрація, контроль за виконанням документів, довідкова робота за документами);

o правила зберігання документів (систематизація виконаних документів, формування справ і забезпечення їх збереженості, підготовка до передавання на архівне зберігання).