Посадова інструкціЯголовний спеціаліст з питань кадрової роботивідділу діловодства та контролю міської ради

Загальні положення.

1.1. Порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків: головний спеціаліст з питань кадрової роботи призначається на посаду міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України; головний спеціаліст з питань кадрової роботи переміщається і зміщається з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

1.2. Безпосередній керівник: начальник відділу діловодства та контролю міської ради.

1.3. Безпосередні підлеглі: немає.

2.Завдання, обов’язки та повноваження.

2.1. Вивчає, аналізує та узагальнює тенденцію зміни професійно-кваліфікаційної структури посадових осіб місцевого самоврядування, розвиток системи підготовки, перепідготовки та підвищення їх кваліфікації.

2.2. Розроблює та обгрунтовує пропозиції і плани потреби виконавчих органів міської ради та апарату виконкому в кадрах.

2.3. Бере участь у здійсненні заходів щодо реалізації державної політики з кадрових питань в сфері органів виконавчої влади. Аналізує практику застосування законодавчих і нормативних актів з питань проведення державної кадрової політики за напрямами своєї діяльності, готує пропозиції щодо її поліпшення та подає їх в установленому порядку керівництву.

2.4. Розроблює та вносить на розгляд керівництву проекти нових нормативних документів органів місцевого самоврядування з питань кадрової політики.

2.5. Бере участь у розробці, координації та контролі за здійсненням заходів, спрямованих на підвищення ефективності роботи кадрової служби в органах місцевого самоврядування.

2.6. Готує та контролює документацію для продовження терміну перебування наслужбі в органах місцевого самоврядування працівників виконавих органів міської ради у встановленому законом порядку.

2.7. Здійснює методичне керівництво проведенням конкурсного відбору посадовців місцевого самоврядування у виконавчих органах міської ради.

2.8. Координує стажування фахівців з метою поглиблення професійних знань заспеціальними індивідуальними планами.

2.9. Створює, накопичує та удосконалює банк даних про стан підготовки фахівців з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційними рівнями.

2.10. Проводить аналіз та узагальнення статистичної звітності за напрямами діяльності, готує відповідні матеріали керівництву та відповідним органам.

2.11. Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує статистичну звітність з кадрових питань, аналізує якісний склад посадових осіб місцевого самоврядування, керівників підпорядкованих підприємств, установ та організацій, готує документи для організації стажування, призначення на посади та звільнення з посад працівників органу виконавчої влади та керівників підпорядкованих підприємств, установ та організацій.

2.12. Оформлює документи про прийняття Присяги та присвоєння рангів, вносить про це записи до трудових книжок, обчислює стаж роботи та служби в органах місцевого самоврядування.

2.13. Здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки відпусток працівників виконавчих органів міської ради та апарату виконкому.

2.14. Готує пропозиції щодо продовження терміну перебування наслужбі в органах місцевого самоврядування та призначення пенсій.

2.15. Оформлює та видає службові посвідчення, документи для відрядження працівників.

2.16. Здійснює облік військовозобов’язаних і призовників в апараті виконкому, виконавчих органах міської ради, контролює цю роботу у підпорядкованих підприємствах, установах та організаціях.

2.17. Організовує проведення роботи з підвищення кваліфікації кадрів.

2.18. Бере участь у проведенні нарад з питань кадрової роботи відповідно до сфери діяльності служби.

2.19. Забезпечує порядок оформлення, прийняття, переведення та звільнення працівників; порядок ведення обліку та зберігання їх особових справ та трудових книжок.

2.20. Організовує роботу з документами у відповідності з чинним законодавством.

2.21. Виконує поточні завдання за дорученнями керівництва відділу.

2.22. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, її виконкому, розпорядженнями міського голови.

2.23. Дотримується правил внутрішнього трудового розпорядку.

2.24. Забезпечує збереження закріпленої за ним комп’ютерної, оргтехніки, зв’язку, матеріалів та належне їх експлуатування.

3. Має право.

3.1. Залучати у встановленому порядку за погодженням з їх керівниками окремих фахівців для розробки відповідних документів та виконання завдань, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування та його компетенції.

3.2. Запитувати, за згодою свого керівництва, та отримувати від посадових осіб інших органів виконавчої влади інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків. 3.3. Вносити на розгляд керівництву пропозиції щодо вдосконалення роботи кадрової служби в виконавчих органах міської ради з питань, що стосуються його діяльності.

3.4. Брати участь у народах, зборах, засіданнях у керівництва з питань, пов’язаних з функціональними обов’язками.

3.5. Брати участь у контролі (перевірках) інших виконавчих органах міської ради, підприємств, установ та організацій, які підпорядковуються міській раді згідно з чинним законодавством з питань, що стосуються діяльності служби.

3.6. Забезпечувати листування з іншими органами виконавчої влади, підвідомчими підприємствами, установами та організаціями з питань, що стосуються його роботи та повноважень.

3.7. Брати участь у розгляді пропозицій, звернень, заяв, скарг виконавчих орагнів міської ради, громадян, громадських об’єднань, підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління міської ради, її виконкому і стосуються компетенції кадрової служби.

4. Відповідальність.

Заякість і своєчасність виконання обов’язків, покладених на посадову особу цією посадовою інструкцією.

4.2.За дотримання норм етики посадової особи місцевого самоврядування, виконання чинного законодавства, нормативно-правових актів органів місцевого самоврядування.

5. Повинен знати.

Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції», Конституцію України та інші нормативно-правовими документами. інструкцію з діловодства; основи психології, економіки, фінансів; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила ділового етикету; правила охорони праці та протипожежної безпеки; основні програми роботи на комп’ютері; державну мову,

6. Кваліфікаційні вимоги.

Повна вища освіта.

Стаж роботи на державній службі на посаді провідного спеціаліста не менше 1 року.

Посадовий та чисельний склад персоналу канцелярiї залежить від об’єму документообiгу. Максимальний посадовий та чисельний склад персоналу служби дiловодства характерний для пiдприємства 1 та 2 категорiї. Назва посад робітників канцелярії пiдприємства встановлюються згідно з єдиною номенклатурою посад службовців, розроблено НДI праці. Це начальник канцелярiї, начальник секретаріату, замісник начальника канцелярiї, помічник керівника пiдприємства, секретар колегії, методист, завідуючий архівом, завiдуючий експедицією, редактор, коректор, інспектор, секретар-стенографiстка, секретар, діловод, друкарка, стенографістка, експедитор, кур’єр.

Згідно виконуваної роботи посади в канцелярiї діляться на керівний склад, спеціалістів, технічних виконавців.

Для спецiалiстiв та виконавцiв підприємств, які здійснюють керівництво одним або декількома підлеглими йому виконавцями можуть бути установлені посади старших (наприклад, старший iнспектор, старша друкарка i т. п.).

Чисельність робiтникiв служб діловодства пiдприємств, установ та організацій визначається затвердженими нормативами чисельності.

Чисельнiсть робiтникiв канцелярiї в установі визначається на основі типових норм часу на роботи з документами i об’єму документообiгу, аналізу організації і затрат праці робітників служб.

Культура персоналу дiловодства передбачає культуру ведення робочого місця, культуру прийому відвідувачів, особисту культуру працівників служби дiловодства, культуру роботи з листами громадян ( скарги, пропозиції, заяви) та культуру ведення роботи з документами.

Управління будь-якою діяльністю сьогодні містить великі обсяги роботи щодо переробки та узагальнення інформації з метою прийняття управлінських рішень. Значне збільшення обсягів інформації в управлінні викликає додатковий зріст чисельності управлінського та технічного апарату установ, організацій чи підприємств. Все це свідчить про необхідність механізації та автоматизації процесів обробки інформації, впровадження автоматизованих систем управління.

Раціональна організація праці в службі діловодства повинна відповідати сучасним вимогам НОП та можливостям техніки і технології виконання робіт. Для ефективної праці апарату управління в цілому насамперед необхідно правильно організувати роботу персоналу служби діловодства.

Умови працi - сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров’я та працездатність людини в процесі виконання роботи. Заходи щодо покращення умов працi робiтникiв служби дiловодства повинні бути направлені на підвищення працездатності та збереження здоров’я робiтникiв шляхом створення нормального освітлення, необхідної чистоти, вологості температури повітря, сприятливого кольору стін приміщення, виключення робочого шуму та встановлення режиму працi.