Посадова інструкціЯначальника відділу діловодства та контролю міської ради

1. Загальні положення.

1.1. Порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків: начальник

відділу діловодства та контролю призначається на посаду міським головою на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України; начальник відділу переміщається і зміщається з посади міським головою відповідно до чинного законодавства України.

1.2. Безпосередній керівник: керуюча справами міськвиконкому.

1.3.Безпосередні підлеглі: начальнику відділу безпосередньо підпорядковуються спеціалісти відділу, згідно штатного розкладу.

1.4. У своїй роботі посадова особа керується: контрактом, цією посадовою інструкцією, положенням про роботу відділу, а також розпорядженнями вищестоящого керівництва, рішеннями міської ради, її виконавчого комітету, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції», Конституцією України та іншими нормативно-правовими документами.

2. Завдання, обов’язки та повноваження.

2.1. Здійснює організацію діловодства у виконкомі, розроблення заходів по його удосконаленню, здійснює контроль за дотримання інструкції з ведення діловодства у відділах, управліннях міської ради і підвідомчих виконкому організаціях.

2.2.У відповідності до інструкції по діловодству здійснює приймання всієї кореспонденції, адресованої виконкому чи конкретним посадовим особам.

2.3. Здійснює попередній розгляд документів та підготовку їх до розгляду керівництвом виконавчого комітету міської ради.

2.4. Здійснює організацію контролю за дотриманням строків виконання документів, які надходять до виконкому.

2.5. Здійснює оформлення копій рішень виконкому, міської ради, розпоряджень міського голови та організовує їх для розсилку.

2.6. Оформлює, веде облік та забезпечує зберігання на протязі установленого терміну протоколів сесій міської ради, засідань виконкому, апаратних нарад, матеріали із

зверненнями громадян, інформаційних запитів та інших закінчених діловодством справ, готує їх для здачі до архіву.

2.7. Організовує доведення до відома заінтересованих служб підприємств та організацій, рішень сесій і виконкому, розпоряджень міського голови та інших службових документів.

2.8. Здійснює контроль за своєчасним розглядом пропозицій та заяв громадян, інформаційних запитів, аналізує та узагальнює матеріали про роботу зі зверненнями громадян.

2.9. Розроблює та вносить на розгляд керівництву проекти нових нормативних документів органів місцевого самоврядування з питань кадрової політики.

2.10. Бере участь у розробці, координації та контролі за здійсненням заходів, спрямованих на підвищення ефективності роботи зі зверненнями громадян в органах місцевого самоврядування.

2.11. Здійснює методичне керівництво службовим діловодством у виконавчих органах міської ради та з питань роботи зі зверненнями громадян.

2.12. Здійснює організаційно-технічну підготовку сесій міської ради, засідань виконкому.

2.13. Здійснює реєстрації і облік звернень громадян на особистий прийом міського голови;

2.14. Засвідчує копії рішень міської ради, виконкомів, розпоряджень міського голови.

2.15. Формує справи з документів у відповідності з затвердженою номенклатурою.

2.16. Відповідає за зберігання і законність користування печаток, штампів і бланків

міської ради, її виконкому.

2.17. Забезпечує збереження закріпленої за ним комп’ютерної та оргтехніки.

2.18. Здійснює забезпечення апарату ради та її виконкому матеріальними засобами, необхідними для роботи, функціонування офісних і комп’ютерних приладів, відповідає за збереження матеріальних цінностей.

2.19. Виконує інші завдання за дорученнями керівництва.

2.20. Здійснює інші повноваження, передбачені законодавством, рішеннями міської ради, її виконкому, розпорядженнями міського голови.

2.21. Дотримується режиму праці, встановленого відповідно до режиму роботи виконкому.

3. Має право.

3.1. За дорученням керівництва представляти відділ в інших управлінських структурах з питань, що входять до його компетенції; представляти відділ на засіданнях, нарадах, інших зборах, які проводяться керівництвом виконавчого комітету.

3.2. Залучати фахівців структурних підрозділів виконавчого комітету, підвідомчих підприємств та організацій, за погодженням з їх керівниками, при розгляді питань, які входять до його компетенції.

3.3. У встановленому порядку звертатися, запитувати та безкоштовно отримувати від структурних підрозділів виконавчого комітету місцевої ради, державних органів виконавчої влади, підприємств, установ, організацій, громадських об’єднань необхідні статистичні та оперативні дані, звіти з питань, необхідних для виконання покладених на відділ завдань.

3.4.Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу.

4. Повинен знати.

Закони України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про засади запобігання та протидії корупції», Конституцію України, укази і розпорядження Президента України, постанови Верховної ради України, постанови та розпорядження, інструкцію з службового діловодства; основи психології, економіки, фінансів; правила внутрішнього трудового розпорядку; правила ділового етикету; правила охорони праці та протипожежної безпеки; основні програми роботи на комп’ютері; державну мову.

5.Відповідальність.

5.1. Заякість і своєчасність виконання обов’язків, покладених на посадову особу цією посадовою інструкцією.

5.2. За дотримання норм етики посадової особи місцевого самоврядування, виконання чинного законодавства, нормативно-правових актів органів місцевого самоврядування.

6.Кваліфікаційні вимоги: Повна вища освіта.

Стаж роботи за фахом на службі в органах місцевого самоврядування не менше 3 років.