3. Посадовий склад служби діловодства

Вперше найменування посад працівників, зайнятих у діловодній службі, були офіційно закріплені в 1967 р. загальнодержавним нормативним документом - «Єдиною номенклатурою посад керівників, фахівців і службовців». Поряд з цією номенклатурою найменування посад регламентувалися в постановах уряду про впорядкування заробітної плати в різних галузях народного господарства.

За характером праці працівники служби діловодства діляться на три категорії: керівники, фахівці і технічні виконавці.

Керівники. Категорія включає:

завідувача службою діловодства (керуючого справами, завідувача канцелярією, завідувача загальним відділом),

завідувача протокольним відділом,

начальника секретаріату,

завідувача архівом, центром підготовки документів, копіювальним бюро і т.д.

Найменування посади «начальник» або «завідувач» вказується з додаванням найменування структурного підрозділу. Основна функція керівника - планування і розподіл роботи, підбір і розстановка кадрів, координація діяльності підрозділу в цілому, його структурних ланок і окремих співробітників, контроль за виконанням роботи. Кількість керівників не повинно перевищувати 20% загального числа діловодного персоналу.

Фахівці. У цю категорію включені: документознавець, помічник керівника, референт, редактор, архівіст, археограф, інспектор, секретар колегії, секретар керівника, коректор.

Функції фахівців пов'язані з виконанням як технічних і оперативних завдань, так і творчих операцій з аналізу і узагальнення інформації, з розробки нормативно-методичної бази діловодства, з підготовки за завданням керівництва організації проектів документів.

Можливо встановлювати посаду старшого спеціаліста. При цьому співвідношення між старшими спеціалістами і фахівцями має бути 2: 1. Останнім часом слово «спеціаліст» стало позначенням посади, а не категорії службовця. У штатних розкладах фігурує спеціаліст 1-ї або 2-ї категорії, а не інспектор або старший інспектор.

Технічні виконавці. Категорія включає:

експедитор,

діловод,

друкарки і стенографістки,

технічні секретарі,

кур'єри,

оператори організаційної техніки.

Обов'язки технічних виконавців зводяться до виконання операцій з передачі, фіксації, обліку, доставки та зберігання інформації.

Відповідно до прийнятої в країні класифікації, переважну частину працівників служби діловодства становлять службовці. До категорії робочих віднесені тільки оператори копіювальних бюро.

3.1 Основні структурні підрозділи служби діловодства та їх функції

Секретаріат - структурний підрозділ, що створюється, як правило, для обслуговування керівництва організації. У його складі працюють помічник керівника, секретар-референт, технічні секретарі. Секретаріатом у деяких організаціях називають всю службу діловодства. Секретаріат виконує такі типові функції:

* попередній розгляд та підготовка до доповіді керівникові надходять на його ім'я документів;

* підготовка по вказівці керівника проектів окремих документів та їх узгодження з функціональними структурними підрозділами організації;

* організація та документаційне обслуговування нарад, які проводить керівник.

Зазвичай в секретаріатах зосереджено і документування діяльності колегіальних органів управління (складання проектів планів засідань, підготовка матеріалів до засідання, ведення та оформлення протоколів, підготовка проектів рішень і контроль за виконанням прийнятих рішень);

* бездокументарне обслуговування керівників (організаційно-технічне забезпечення, підготовка відряджень, телефонне обслуговування, прийом відвідувачів, організація роботи приймальної і т.п.).

Протокольна група створюється в органах місцевого самоврядування у складі установ, що мають у своїй структурі постійно діючий колегіальний орган. Виконує наступні функції:

* підготовка проектів нормативно-розпорядчих документів (редагування, оформлення і випуск) керівництва органу місцевого управління, листів, довідок, їх узгодження зі структурними підрозділами;

* аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів, підготовка висновків щодо них;

* організація та проведення засідань органу управління, документування їх діяльності;

* прийом, реєстрація, організація зберігання та довідково-інформаційної роботи, розсилка прийнятих документів і їх доведення до керованих об'єктів.

Відділ раціоналізації діловодства може носити назви: центр вдосконалення документації (ДОП), бюро (центр, сектор) НОТ або ноут, методичний сектор тощо. Його функції:

* розробка та впровадження заходів щодо вдосконалення технології діловодства;

* розробка нормативно-методичного забезпечення діловодства (положень, інструкцій, правил, регламентів, альбому уніфікованих форм, пам'яток та ін.);

* розробка збірників типових (трафаретних) текстів;

* розробка класифікаційних довідників (номенклатура справ, класифікатори, переліки документів зі строками зберігання тощо);

* організація і проведення заходів щодо вдосконалення кваліфікації працівників служби діловодства і фахівців апарату управління.

Експедиція - спеціалізована ділянка, здійснює прийом і відправку документації та кореспонденції. Експедиція виконує:

* прийом документів, що надходять, їх сортування і розподіл по структурних підрозділах;

* доставку документів до структурних підрозділів;

* обробку, упаковку та відправлення документів;

* кількісний облік вхідних і вихідних документів.

Підрозділ з обліку та реєстрації документів виконує:

* реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів;

* формування та ведення довідково-інформаційного масиву;

* контроль за оформленням та складанням вихідних і внутрішніх документів (щодо візування, погодження, відповідності прийнятих правил, юридичної сили документів і т.д.).

Група контролю (може називатися бюро, відділ, інспекція) виконує:

* контроль за термінами виконання документів;

* контроль за термінами виконання усних розпоряджень керівника;

* аналіз виконавчої дисципліни;

* інформування керівництва про хід виконання документів та доручень.

Група листів (бюро скарг, відділ звернень населення і т.п.) веде:

* прийом і облік пропозицій, заяв і скарг громадян;

* підготовку звернень до розгляду керівництвом;

* контроль за термінами підготовки у відповідь документів у структурних підрозділах установи або сторонніх організаціях;

* повідомлення заявників про результати розгляду їх звернень;

* формування і зберігання справ з документами за зверненнями;

* аналіз та узагальнення результатів розгляду документів в організації й причин звернення;

* організацію прийому громадян з особистих питань керівництвом організації.

Машинописне бюро (центр підготовки документів) виконує:

* передрук документів з чернеток;

* правку текстів документів;

* облік виконуваної роботи.

Копіювально-розмножувальне бюро виконує:

* копіювання текстів;

* тиражування текстів документів;

* підготовку рекламної продукції, буклетів, брошур і т.п.

Архів здійснює:

* прийом від структурних підрозділів оброблених та підготовлених до зберігання справ, надання їм методичної допомоги;

* облік, систематизацію, зберігання та організацію використання документів;

* контроль за дотриманням правил формування, зберігання і використання справ у структурних підрозділах;

* підготовку справ до передачі на державне зберігання.