Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
Інструкцію з діловодства, так само як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони є самостійним документом, затверджує керівник установи спеціальним наказом (див. додаток 16). У наказі встановлюють строк уведення зазначених документів у дію, перелічують заходи, яких у зв'язку з цим має вжити служба діловодства, зазначають посадову особу, відповідальну за впровадження даних документів у практику роботи. Після затвердження інструкції з діловодства необхідно організувати вивчення її всіма працівниками установи, які готують документи і працюють з ними.
До інструкції з діловодства мають вноситися відповідні поправки, зокрема в таких випадках: у разі внесення змін до загальнодержавних нормативно-правових актів з діловодства, стандартів, на підставі яких вона розроблялася, при зміні технології роботи з документами в установі, наприклад впровадженні електронного документообігу.
Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
Якщо в установі не встановлено жодних правил щодо роботи з документами, то спочатку може бути розроблений невеликий за обсягом документ, що висвітлює основні, принципові положення. Його зазвичай називають тимчасовою інструкцією з діловодства, яку також затверджує керівник установи, зобов'язуючи всіх працівників дотримуватись її норм. У подальшому з урахуванням зауважень, доповнень, уточнень, які виникнуть у процесі впровадження тимчасової інструкції з діловодства, на її основі може бути підготовлена постійна інструкція з діловодства.
-----------------------------------5---------------------------------
Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, не- обхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні до- кументи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).
Склад управлінських документів визначається компе- тенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил докумен- тування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпе- чується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.
Уніфікована система документації (УСД) — це комплекс взаємопов’язаних документів, створених за єдиними правила- ми і вимогами, що містять інформацію, необхідну для уп- равління у певній сфері діяльності.
УСД призначена для використання як за допомогою за- собів обчислювальної техніки, так і при традиційних методах опрацювання інформації.
Управлінські документи за назвою, формою і складовою реквізитів повинні відповідати УСД, вимогам ДСДОУ, поло- женням (статутам) про організації, іншим нормативним доку- ментам, що містять правила документування. Відповідно до чинного законодавства і компетенції органи управління вида- ють такі розпорядницькі документи: рішення, постанови, роз- порядження, накази, вказівки, доручення, інструкції.
Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, ко- ли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.
Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.
Проекти документів, які стосуються інтересів інших ор- ганізацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими ор- ганізаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються заува- ження або формулювання суті розбіжностей.
Хід обговорення питань і рішення, які прийматься на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).
Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається ра- зом з протоколом.
У межах власної компетенції організації всіх рівнів уп- равління можуть направляти листи при здійсненні оператив- них зв’язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.
Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо не- можливий або утруднений бездокументний обмін інфор- мацією: усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв’язок, факсом або по телефону.
Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.
Внутрішнє узгодження проекту документа має проводи- тися в такій послідовності:
Š з галузевими, функціональними, територіальними
підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;
Š з працівниками, відповідальними за вирішенням
функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);
Š з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером
(бухгалтером);
Š з юридичною службою;
Š зі службою документаційного забезпечення;
Š із заступником голови колегіального органу або заступ-
ником керівника організації, в компетенції яких пере- бувають питання, що містяться в проекті документа.
Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов’язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб.
Документи грошового, матеріального і кредитного харак- теру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-ма- теріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання з іншими організаціями, підпису- ють керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.
Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підпису- ються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом единоначаль- ності, мають один підпис.
Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику
керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.
Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.
Протокол підписують головуючий на засіданні колегіаль- ного органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.
Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру мо- жуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них пи- тання не виходять за межі його прав і компетенції, встановле- них посадовою інструкцією.
Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким до- кументом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до право- вих актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.
Для спрощення документообігу в організації використо- вують стандартні й уніфіковані форми документів.
Уніфікація документів полягає у встановленні однако- вості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандарти- зація документів — це форма юридичного закріплення прове- деної уніфікації і рівня її обов’язковості. Встановлено такі ка- тегорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузеві стан- дарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості засто- совуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягнення інфор- маційної сумісності різних систем документації за одноймен- ними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.
До основних етапів уніфікації і стандартизації в ор- ганізації відносять:
Š встановлення переліку документів, які беруть участь у
документообігу організації;
Š стандартизація формулярів і текстів документів;
Š трафаретизація формулярів документів.
Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, харак- терна для групи документів, умовно поділялася на трафарет- ну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафарет- ним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.
Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50–75% часу виконавця при стовід- сотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.
Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника ор- ганізації. Їх розробка завжди повинна базуватися на держав- них стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продук- тивності праці і поліпшенню культури діловодства.
------------------------------6------------------------
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), опрацювання і використання за призначенням у визначений період часу і до передачі в архів.
Головне завдання документообігу - прискорення руху документів, і чим коротше та швидше буде організовано цей процес, тим він буде ефективнішим, і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.
Документообіг на кожному підприємстві встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.
Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату (бухгалтерії).
Стадії документообігу:
1) надходження документів зі сторони та оформлення їх на підприємстві;
2) опрацювання і певна обробка первинних документів на підприємстві до надходження їх до бухгалтерії;
3) надходження первинних документів до бухгалтерії;
4) опрацювання документів у бухгалтерії:
o перевірка документів за формою, змістом та арифметична перевірка;
o оцінка в грошовій формі кожної операції, відображеної в документах;
o запис на документах бухгалтерських проведень;
o відображення операцій, наведених у документах, в облікових регістрах;
5) передача документів в архів бухгалтерії і забезпечення поточного зберігання документів;
6) передача документів на зберігання до архіву підприємства, а потім до державного архіву (рис. 5.2).
Перелічені етапи документообігу відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу.
Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.
Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.
Рис. 5.2. Стадії документообігу
Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділ підприємства, установи, до яких подаються ці документи. Витяг із графіка документообігу підприємства наведено в таблиці 5.1.
Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.
Основними характеристиками документообігу є маршрут руху, який включає всі інстанції на шляху руху документа від створення чернетки (або отримання) до підшивки в справу, і час, який витрачається на проходження документів з цього маршрутом. Звідси головне правило організації документообігу - оперативне проходження документа по найбільш коротким і прямим маршрутом з найменшими витратами часу. Крім того, при організації руху документів необхідно виконання наступних правил:
• максимальне скорочення інстанцій проходження документів (за рахунок виключення технологічних операцій по обробці документів і управлінських ланок, не обумовлених діловою необхідністю);
• виключення або максимальне обмеження зворотних рухів документів (при їх обробці - реєстрація та доставка, при їх підготовці - візування та узгодження та тощо);
• максимальне однаковість у порядку проходження і процесах обробки основних категорій документів, виходячи з того, що кожне переміщення документа має бути виправданим.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - спеціалізацію, можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій, ефективного використання коштів оргтехніки і персоналу.
Крім того, дотримання цих правил дозволяє поліпшити документаційне забезпечення апарату управління за рахунок:
• прямоточності напрямки документопотоків, виключення дублюючих і повторних операцій за підготовки та обробки документів;
• ритмічності руху документів, яка забезпечує їх рівномірне надходження і сприяє пропорційної завантаження спеціалістів апарату управління, так і служби діловодства.
-------------------------------------7-----------------------------
Контроль виконання завдання - одна з функцій управління. Ціль контролю полягає в забезпеченні своєчасного і якісного виконання доручень і вирішення питань. Можна виділити контроль по суті вирішення питання й контроль за строками виконання завдання.
Контроль по суті —це оцінка, наскільки правильно, вдало, повно вирішене питання. Контроль по суті виконання доручення, вирішення питання здійснює керівник (установи або відділу) або спеціально уповноважена особа. Відповідальність за правильне й своєчасне вирішення питань, відбитих у > документах, несуть керівники структурних підрозділів і співробітники, яким, доручене виконання документа. Виконавець, як правило, вказується в резолюції керівника на документі або визначається відповідно до розподілу обов'язків в організації (фірмі). Якщо в резолюції керівника зазначено декілька виконавців, відповідальною за виконання документа й відповідно організуючою його виконання є особа, зазначена в резолюції першою.
Контроль виконання містить у собі кілька послідовних етапів: о постановку документів на контроль;
о перевірку своєчасності доведення документів до конкретних
виконавців;
о попередню перевірку й регулювання ходу виконання; о облік і узагальнення результатів контролю виконання
документів.
Контроль виконання, як правило, ведеться на декількох рівнях:
о формалізований контроль своєчасного виконання;
контроль выдповыдності форми створюваних документів їхньому змісту;
о контроль відповідності застосовуваних уніфікованих форм і бланків діючим нормативам і зразкам;
о контроль відповідності рівня й форми посвідчення кожного документа, відповідності підписів їхнім розшифровкам;
о контроль відповідності всіх екземплярів на ідентичність; о контроль, що включає аналіз суті й повноти виконання доручень, завдань, відповідей на запити.
Така багаторівневість контролю на практиці виражається в тім, що різні рівні контролю здійснюються в організації різними посадовими особами. Якщо контроль своєчасності виконання й відповідності екземплярів, підписів і так далі здійснює тільки служба ДОО, то контроль правильності використання форм, бланків, структури тексту успішніше всього виходить у співробітників, відповідальних за оформлення проектів документів, природно, при наявності в них відповідних повноважень.
Контроль входить в обов'язкові посадові обов’язки не тільки керівників всіх рангів, але й, при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольного підрозділу.
Основними завданнями підрозділу (групи) контролю виконання є:
о відстеження ходу й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають досить важливе значення, зафіксованих вказівок керівництва;
о узагальнення відомостей, одержуваних в ході відстеження процесу й результатів виконання, і доведення цих відомостей до керівництва в зручному формалізованому вигляді;
о вироблення пропозицій по прискоренню документопотоків і зміцненню виконавської дисципліни.
Основними видами контролю є поточний і попереджувальний контроль.
Під поточним контролем розуміють щоденну підготовку відомостей про документи, строк виконання яких минає сьогодні. Поточний контрольздійснюється шляхом щоденної перевірки ходу виконання документа й нагадування виконавцеві про витікання строку виконання й необхідності завершення роботи над документом. Відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, на початку робочого дня, виявляють і становлять список документів, строк виконання яких минає сьогодні.
Поточний контроль допомагає скласти план роботи на день. Він відразу показує, які справи повинні бути завершені сьогодні (вирішення питання на засіданні, підписання документа, відправлення факсу й т.д.). Тому контроль за строками виконання документів - це функція, що передбачається обов'язково впосадовій інструкції секретаря керівника. Щодня виявляючи документи, строк виконання яких минає, секретар з'ясовує можливість своєчасного вирішення питання, а у випадку зриву строків - доповідає про це керівникові.
У ході попереджувального контролю складаються зведення й попереджаються виконавці по документах, строк виконання яких минає через 2— З дні. Співробітник має ще час для вирішення питання.
Дуже важлива форма проведення контролю. Тільки орієнтація контролю на допомогу співробітникам в організації їхньої роботи, а не на виявлення недоліків, прагнення допомогти, нагадати, а не викрити можуть забезпечити найбільшу ефективність роботи служби контролю.
Систематична перевірка виконання, уміло й коректно проведена співробітником, що тактовно нагадує, що документ потрібний у строк, що від своєчасного вирішення питання залежить процвітання фірми й т.д., підкреслює необхідність даного працівника і його роботи.
Якщо при одержанні документа, або в ході виконання документа виконавцем з'ясовується неможливість його своєчасного виконання, про це доповідається керівникові підрозділу (тому керівникові, резолюція якого є на документі або який дав завдання виконавцеві), що має право на перенос строку виконання документа. Якщо керівник продовжує строк виконання, секретар відповідно до його вказівки вносить у реєстраційну картку новий строк виконання.
Питання про перенос строків виконання документа повинно бутипоставлене не пізніше одного дня до витікання контрольної дати. Перенос строку виконання заднім числом не допускається й, як правило, у принципі неможливий вавтоматизованих системах.
Длядокументів із тривалим (кілька місяців) строком виконання, наприклад договорів, можуть контролюватися проміжні етапи виконання із занесенням відомостей про хід виконання в поле «ХІд виконання» реєстраційної картки документа.
Часте рішення питання вимагає послідовної роботи над документом декількох виконавців або узгодження документа з декількома підрозділами. Наприклад, проект договору повинен бути погоджений з юридичною службою, з бухгалтерією й тл. У цих випадках повинен контролюватися строк знаходження документа в кожного виконавця. Припередачі документа факт передачі обов'язково реєструється. Звичайно реєстрація проводиться секретарем підрозділу, що передає документ. Рух документа й дати його передачі відбиваються в розділі реєстраційної картки «Рух документа».
При появі документів з терміном виконання, що закінчився, їхній список у той же день роздруковується й доповідається керівникові.
Якщо право на проведення реєстрації документів може бути надано широкому колу співробітників, то внесення змін у реєстраційну картку, як правило, здійснюється тільки одним відповідальним працівником, секретарем- референтом або начальником канцелярії.
Зняття документа з контролю здійснюється тільки після повного виконання документа: виконання резолюції керівника, підготовки відповідного документа, одержання відповіді на вихідний документ і іншого документованого підтвердження факту виконання. Результат виконання документа повинен бути записаний у реєстраційній картці. Наприклад: спрямоване запрошення,
підписаний договір, відправлений лист зі специфікацією продукту й т.п.
У реєстраційну картку також вносяться відомості про дату виконання документа й вказується номер справи по номенклатурі, у яку підшитий виконаний документ.
До підсумкового контролю відносять аналітичну роботу з узагальненнявиконавської дисципліни й результатів роботи співробітників підрозділу або організації в цілому. Підсумковий контроль проводиться співробітниками (службою), відповідальними за контроль виконання, або секретарем фірми іззаданою періодичністю (щотижня, щомісяця, щокварталу). Фактично він являє собою аналітичне узагальнення документообігу, виконавської дисципліни в організації (фірмі) і її структурних підрозділах, дає уявлення про роботу організації в цілому. Результати наступного контролю знаходять висвітлення в підсумкових кількісних і облікових зведеннях стану виконання завдань, тобто контрольованих документів. Підсумковий контроль в обов'язковому сполученні з попереджувальним контролем є засобом забезпечення вирішення виробничих і комерційних завдань і в той же час стимулюючим фактором підвищення дисципліни службовців.
Формою контролю є періодичне складання узагальнюючої звітності по документах організації (фірми). Це дозволяє керівництву знати, чим займається той або інший співробітник (підрозділ) і як складаються справи по конкретному напрямку діяльності (вирішенню того або іншого питання).
--------------------------8--------------------
Найбільш раціональним є на сьогоднішній день автоматизований контроль за виконанням документів, що секретар веде на персональному комп'ютері.
Постановка документа на контроль відбувається автоматично при заповненні поля «Строк виконання (Контрольна дата)» у реєстраційній картці документа. Одночасно на підлягаючому контролю документі може ставитися відмітка про контроль - спеціальний штамп у вигляді букви «ДО», слова «Контроль» або просто робиться відмітка яскравим олівцем. Це привертає увагу виконавця до контрольованого документа. Відмітка про узяття документа на контроль проставляється на лівому полі документа на рівні заголовка.
При веденні поточного контролю відповідальні за контроль виконання (у невеликій фірмі - секретар) щодня, як правило, напочатку робочого дня викликають на екран комп’ютера й при необхідності роздруковують список документів, строк виконання яких (поле «Контрольна дата») минає сьогодні. При
відповідних настроюваннях програми список може автоматично роздруковуватися на початку кожного робочого дня.
В організаціях, що використовують систему електронної пошти, попередження виконавцеві про документи зі стікаючим строком виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця також в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).
Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких минає в певний строк. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по строках, але й по виконавцях і в такий спосіб бачити завантаження кожного. Так як машина фіксує всі затримки виконання документів, програму контролю можна пов’язати із преміюванням співробітників. При використанні локальних мереж в установі комп'ютер у будь- який момент може видати списки невиконаних документів, зі стікаючим строком виконання, ще не переглянутих виконавцем, із сортуванням по строках, по виконавцях, по видах документів. Відповідні аналітичні довідки можуть автоматично складатися комп'ютером за заданою формою й надходити на комп'ютер керівника.
При створенні (настроюванні) системи реєстрації рекомендується відразу закласти певний перелік типових довідок (звітів), створюваних в автоматичному режимі. Це можуть бути:
довідка (звіт) про відправлені документи (список відправлених документів або кількісні дані);
довідка (звіт) про вхідні документи (список або кількісні дані);
довідка (звіт) про документи, що значаться за виконавцями, тобто, що перебувають у стадії виконання (повний список або кількісні дані);
довідка (звіт) про кількість виконаних вихідних документів (виконавцями, обліковий або кількісно);
довідка (звіт) про рух документів (використовується для фіксації передачі документа від виконавця виконавцеві);
довідка (звіт) про невиконані вхідні документи (облікова або кількісна);
довідка (звіт) про невиконані вихідні документи (облікова абовідповідних настроюваннях програми список може автоматично роздруковуватися на початку кожного робочого дня.
В організаціях, що використовують систему електронної пошти,попередження виконавцеві про документи зі стікаючим строком виконання може відправлятися на комп'ютер виконавця також в автоматичному режимі (з повідомленням про прочитання).
Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких минає в певний строк. Автоматизована система контролю легко дозволяє переглянути всі завдання не тільки по строках, але й по виконавцях і в такий спосіб бачити завантаження кожного. Так як машина фіксує всі затримки виконання документів, програму контролю можна пов’язати із преміюванням співробітників. При використанні локальних мереж в установі комп'ютер у будь- який момент може видати списки невиконаних документів, зі стікаючим строком виконання, ще не переглянутих виконавцем, із сортуванням по строках, по виконавцях, по видах документів. Відповідні аналітичні довідки можуть автоматично складатися комп'ютером за заданою формою й надходити на комп'ютер керівника.
.При створенні (настроюванні) системи реєстрації рекомендується відразу закласти певний перелік типових довідок (звітів), створюваних в автоматичному режимі. Це можуть бути:
довідка (звіт) про відправлені документи (список відправлених документів або кількісні дані);
довідка (звіт) про вхідні документи (список або кількісні дані);
довідка (звіт) про документи, що значаться за виконавцями, тобто, що перебувають у стадії виконання (повний список або кількісні дані);
довідка (звіт) про кількість виконаних вихідних документів (виконавцями, обліковий або кількісно);
довідка (звіт) про рух документів (використовується для фіксації передачі документа від виконавця виконавцеві);
довідка (звіт) про невиконані вхідні документи (облікова або кількісна);
довідка (звіт) про невиконані вихідні документи (облікова або кількісна);
• довідка (звіт) про хід виконання внутрішніх документів і т.п.
Для одержання певного виду довідки (звіту) у меню програми вибираєтьсявідповідний тип звіту, а потім в екрані, що відкрився, задаються початкова й кінцева дати періоду, що цікавить.
Отриманий звіт виводиться на екран комп'ютера й при необхідності роздруковується. Процес складання і виводу на друк типових довідок (звітів) може бути повністю автоматизований, щоб система самостійно виводила на друк типові звіти із заданою періодичністю.
При створенні й настроюванні системи рекомендується передбачити всі часто використовувані форми довідок (звітів) по документах організації. Заздалегідь розроблені форми дозволяють легко й швидко одержувати всю необхідну інформацію.
Аналітичні довідки (звіти) про стан виконання документів (завдань) є важливим критерієм для визначення ефективності роботи співробітників і використовуються при визначенні| ступеня матеріального заохочення всіх працівників сфери управління. Використання автоматизованих технологій значно скорочує трудовитрати на реєстрацію, контроль виконання й довідково- інформаційне обслуговування. Так, якщо трудовитрати на заповнення однієї традиційної реєстраційної картки становлять 0,152 год, то з використанням автоматизованої технології - тільки 0,054 ч. Відповідно трудовитрати на пошук поточної інформації становлять 0,17 і 0,054 год, складання довідки про невиконані в строк документах при традиційній технології займає від 0,26 год (щомісячна довідка, 10 документів) до 8 год (річна довідка, понад 100 документів). У той же час аналогічна довідка в автоматизованій системі готується за 0,05 год, а при відповідних настроюваннях може взагалі створюватися й роздруковуватися автоматично із заданою періодичністю.
Чітко налагоджений контроль виконання с засобом підвищення ефективності роботи співробітників, створення ділової атмосфери в офісі, умовою розуміння, що кожне завдання повинне бути виконане в строк, і т.п.
Автоматизований контроль за виконанням документів виконується або звикористанням спеціалізованих програм контролю, або як складова частина комплексної програми автоматизації документообігу.
Контроль за виконанням документів
Контроль за виконанням документів і ухвалених рішень - одна з найважливіших функцій управління й тому протягом майже 300 років - обов’язкова складова частина документаційоного забезпечення управління, а масив контрольних відомостей входить до складу інформаційно-пошукової системи організації.
Ціль контролю — сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення одержання аналітичної інформації, необхідної для оцінки діяльності структурних підрозділів, філій, конкретних співробітників.
За рішенням керівництва організації контроль за виконанням документів може бути покладений і на співробітника, що складається в штаті служби ДОУ. Це досить розповсюджена практика при підготовці розпорядницьких документів, коли контроль виконання може бути покладений на кожний зі співробітників або взятий керівником, що засвідчує документ, на себе. Але централізація контролю за виконанням документів при цьому є важливим чинником його ефективної постановки.
В ідеальному варіанті контролюється виконання всіх документів, однак трудомісткість цієї діяльності й нерівнозначна цінність документной інформації привели на практиці до ще однієї класифікації документів: на документи, що підлягають контролю . за виконанням, і документи, контроль за виконанням яких необов'язковий.
Основним фактором при цьому варто назвати й нормативне забезпечення контрольної діяльності, тому, виходячи, зі специфіки й досвіду роботи, в організаціях складаються й затверджуються керівництвом у вигляді самостійного документа або в складі додатків до інструкції з діловодства методика ведення контролю за виконанням документів і перелік документів, що підлягають обов'язковому контролю за їхнім виконанням.
До складу документів, що підлягають обов'язковому контролю, поряд з документами директивних і вищих органів і розпорядницьких документов, самої установи в перелік включають важливі специфічні документи, властиві даній системі управління й конкретні строки, щомають, виконання. Замість переліку відомості, що включаються в нього, можуть увійти окремою графою й уТабель форм документів..., також затверджуваний директором.
Перелік незалежно від обраної форми розробляється службою ДОУ за участю юридичної служби організації.
Інформація про результати контролю виконання повинна надходити тим керівникам, які встановлюють необхідність контролю конкретних документів і строки їхнього виконання. Необхідність цієї вимоги не залежить від місця контрольної служби в структурі організації. Так, якщо служба контролю входить до складу канцелярії, а та, у свою чергу, до складу управління справами, те незалежно від цього інформацію про виконання документів і доручень контрольна служба повинна направляти безпосередньо керівництву організації.
Для переважної більшості документів, що циркулюють у різних системах управління й організаціях, установлюються строки їхнього виконання. Строки виконання можуть бути типовими й індивідуальними. Для періодично створюваних документів, для документів найбільше часто створюваних у масштабах усього держави, окремих напрямків діяльності або конкретної організації встановлені типові строки їхнього виконання.
Так, типові строки встановлені законодавчо в указах Президента, урядових нормативних актах, і, звичайно, у державних законах Російської Федерації (як і інших країн), наприклад, для розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, депутатських запитів; для передачі документів постійного зберігання з відомчих органів у державні; для остаточного введення в силу подписаных документів і ін.
Значна кількість типових строків установлено у відомчих підзаконних актах, наприклад, про надання статистичної й фінансової звітності, про строки пред’явлення претензій по якості продукції, по подачі апеляцій на рішення фінансових і судових інстанцій і інші. Частина строків виконання зафіксована в ГСДОУ й також виступає в якості типових, наприклад, виправлення й розгляди протоколів розбіжностей до договорів, виконання службових листів і телеграм, що вимагають термінового рішення й ін.
У рамках конкретної організації можуть бути встановлені типові строки виконання й для документів; не відбиття, щознайшла, у законах і підзаконнихнормативних актах. Після їхнього включення в Табель форм документів або Інструкцію з діловодства, вони також стають типовими для всіх співробітників організації.
Індивідуальні строки виконання повинні вказуватися в тексті документа або резолюції при одержанні стороннього документа тільки в тому випадку, якщо цей строк відрізняється від установленого керівництвом організації або автором документа або відсутній у переліку.
Строк виконання вхідних документів загальноприйнято обчислювати з моменту фіксації факту їхнього надходження в організацію, а створюваних — з моменту їхнього доведення до виконавців, якщо в документі, звичайно, не застережений інший строк.
Порівнок виконання може продовжити тільки організація або посадова особа, його що встановили, або вищестояще керівництво. У практиці роботи в тому випадку, коли строк виконання документа до моменту його реєстрації або в ході розгляду встановлений бути не може, установлюється умовний строк виконання, що може бути відкоректований по ходу виконання документа, наприклад, при контролі виконання вихідних документів.
Виконання документа повинне контролюватися з моменту постановки його на контроль. Технічним засобом контролю за виконанням документів є вхідний формат (картка або екранний шаблон), як правило, що є дублікатом реєстраційного формату. При застосуванні журнальної форми реєстрації контроль виконання ведеться на самостійних форматах.
При контролі усних доручень керівника, незареєстрованних документів, при поверненні до документів, що считались виконаними, контрольний екземпляр вхідного формату заповнюється в самій контрольній службі. Для цього в схемах документообігу повинне бути передбачене ознайомлення служби контролю, послідовно або паралельно (наприклад, у копіях), з подібними документами.
При постановці на контроль документів, що містять ряд завдань, різних виконавців і строків виконання, контрольний вхідний формат заповнюється на кожне контрольоване доручення або завдання.
На лівому полі документа на рівні заголовків у ДЕРЖСТАНДАРТпередбачене місце для проставляння спеціальної оцінки про контроль виконання (реквізит 18).
Контрольний масив організується таким чином, щоб незалежно від того, чи є документ внутрішні, вхідні або вихідної, документи могли класифікуватися по строках виконання по днях поточного місяця, а також на більше тривалі строки виконання.
Протягом строку виконання документа професійно організована служба контролю здійснює регулярні перевірки ходу виконання, результати якої, як правило, також фіксуються в контрольному масиві. Відповідальність за правильність представленої інформації несуть виконавці.
Перевірки можуть фіксуватися в усній або письмовій формі. В останньому випадку службою контролю готуються письмові нагадування. Вони можуть бути присвячені як конкретному завданню, так і окремому документу й виконавцеві. Можлива також підготовка й розсилання нагадувань, що містять відомості про документи, що перебувають в одному або декількох структурних підрозділах.
Перевірку, ходу виконання відповідно до УСОРД і ГСДОУ рекомендується здійснювати в наступний термін:
завдання наступного років - не рідше одного разу в рік;
завдання наступних місяців поточного року - не рідше одного разу на місяць;
завдання поточного місяця - кожні 10 днів і за 5 днів до закінчення терміну виконання.
Згідно ГСДОУ зняти документи з контролю може лише посадову особу, що встановила контроль, або відповідальний виконавець після фактичного виконання завдань, запитів, повідомлення результатів зацікавленим особам і організаціям або іншого документованого підтвердження виконання. Насамом документі в правому нижньому куті може проставлятися оцінка про зняття з контролю, підписана особою, що підтверджує виконання; але можливе проставляння оцінки про зняття документа з контролю тільки в самому контрольному масиві. Передана документів на виконання іншим співробітникам не є підставою для зняття їх з контролю або переносу строків виконання.
Якщо контрольна служба встановлює, що зміст, форма й процедуравиконання не відповідали завданню, вона повинна бути вправі повернути документ на доробку без продовження строків виконання. У конфліктній з виконавцем ситуації питання про зняття документа з контролю повинне вирішувати або особа, що встановила контроль, або керівництво організації.
По розсуду керівництва відомості про виконання документів або окремих завдань можуть повідомлятися в службу контролю в письмовій або усній формі.