4.3.6. Построение запросов и отчетов

Обрабатывать информацию, содержащуюся в таблицах БД, можно путем использования запросов или в процессе выполнения специально разработанной программы.

Запрос представляет собой вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкцию на отбор записей, подлежащих изменению. Запросы бывают следующих видов:

1. Запрос выборка предназначен для отбора данных, хранящихся в таблицах, и не изменяющий эти данные. При выполнении запроса данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся на экран в определенном порядке.

2. Запрос изменение предназначен для изменения или перемещения данных. К этому виду относятся: запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы, запрос на обновление.

3. Перекрестные запросы предназначены для группирования данных и представ­ления их в компактном виде.

4. Запрос с параметром, позволяющий определить одно или несколько условий отбора данных.

5. Запросы SQL – запросы, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL. Это запрос объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Данный вид запросов позволяет использовать Microsoft Access в локальных вычислительных сетях.

Для подготовки запроса необходимо определить:

• поля, по которым будет проводиться поиск;

• искомое значение;

• поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Для указания условий отбора данных и для создания вычисляемых полей в запросах используются выражения. Выражения представляют собой формулы, по которым вычисляются необхо­димые значения. Различаются арифметические и логические выражения.

Выражения могут состоять из следующих элементов:

• литералов;

• операторов;

• констант;

• идентификаторов;

• функций.

Литерал – это точное значение, которое Microsoft Access использует именно в том виде, как оно вводится. При записи литерала используются специальные символы ограничители, которые указывают на тип данных литерала.

Если литерал – число, то он вводится без ограничителей, например, 2344,5. Текстовый литерал должен иметь в качестве ограничителя знак кавычки " или апострофа ', например, "Петров" или 'Петров'.

В литералах типа дата используется ограничитель #, например, #25/04/99#.

В случае литерала типа поле или элемента управления вводятся ограничители [], например, [Адрес].

Оператор указывает действие, которое должно быть выполнено с элементами выражения. Выделяются следующие группы операторов:

• арифметические: *, , , /, ^;

• соединение текста &, например, =[Адрес]&" "&[Телефон];

• сравнения: <, >, <=, >=, =, <>;

• логические: And (И), Not (Нет), Оr (Или);

• операторы SQL.

Константа – это неизменяемая величина. Наиболее часто используются константы Null (т.е. поле, не содержащее значений или символов), Истина, Ложь.

Идентификатор – это элемент, вводимый в выражение для резервирования места под некоторое значение. На основе использования идентификаторов можно создавать выражения, которые исполь­зуют информацию, хранящуюся в таблицах, формах, отчетах. Идентификаторы обычно заключаются в квадратные скобки [ ]. Например, [Имя] относится к значению поля "Имя".

Функция – используется для выполнения какой либо операции, например, выполнение расчета. Аргументы функции должны заключаться в круглые скобки (). Примерами функций, используе­мых при построении выражений в запросах, могут служить: Avg( ) – среднее арифметическое значений, Count( ) – количество записей, Sum( ) – сумма всех записей и т.д.

Для просмотра данных, хранящихся в БД, можно использовать стандартную форму в виде таблицы, которая используется для ввода данных. Однако этот вариант не удобен при проведении анализа данных. Поэтому для этих целей используются специальные отчеты. При построении отчета пользователь имеет возможность:

• включить в отчет выборочную информацию из БД;

• добавлять информацию, не содержащуюся в БД;

• выводить итоговые данные;

• располагать выводимую информацию в удобном виде;

• включать в отчет информацию из нескольких связанных таблиц БД.