Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:
Учебное пособие студентам.doc
Скачиваний:
0
Добавлен:
01.07.2025
Размер:
4.13 Mб
Скачать

4.3.5. Возможности субд Microsoft Access

СУБД Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных. В Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации. Microsoft Access позволяет:

  • обновлять и изменять данные,

  • получать ответы на запросы,

  • осуществлять поиск нужных данных,

  • анализировать данные,

  • печатать отчеты, диаграммы.

Совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователя, в Microsoft Access может быть разбита на следующие типовые группы:

  • команды для работы с файлами;

  • команды редактирования;

  • команды форматирования;

  • команды для работы с окнами;

  • команды для работы в основных режимах СУБД (таблица, форма, запрос, отчет);

  • получение справочной информации.

Microsoft Access может работать с большим числом самых разнообразных форматов данных, включая файловые структуры других СУБД: Рагаdох, dВАSЕ IV, FохРго и др. Microsoft Access позволяет осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц.

Основным структурным компонентом базы данных является таблица. Причем в Microsoft Access имеется возможность в одной базе данных работать с несколькими таблицами. Между таблицами может быть установлена связь, позволяющая проводить сложную обработку информации.

Каждая таблица содержит записи определенного вида. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдель­ном элементе базы данных. Например, запись о студенте может содержать номер его зачетной книжки, фамилию, имя, отчество, пол, дату рождения, название специальности, номер учебной группы и т.д. Такие отдельные структурные элементы записи таблицы называются полями.

Первым этапом при создании таблицы является определение перечня полей, из которых она должна состоять, их типов и размеров. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Не разрешается также использовать символы: ".", "!", "[ ]".

Тип данных указывает программе Microsoft Access, как обрабатывать эти данные. Можно использовать следующие типы:

  • текстовый – для текстовой информации и чисел, при невыполнении матема­тических расчетов (до 255 символов);

  • поле MEMO – для хранения произвольного текста, например, комментария или примечания (до 64000 символов);

  • числовой – используется при выполнении математических операций над данными;

  • денежный – используется для операций с денежными единицами;

  • дата/время – предназначен для хранения информации о дате и времени;

  • счетчик – специальное числовое поле, в котором Microsoft Access автоматически проставляет уникальный порядковый номер каждой записи;

  • логический – может иметь только одно из двух возможных значений "Да" или "Нет";

  • объект OLE – это объект, созданный другим приложением (например, электронная таблица, рисунок, текст). Максимальный размер 1 Гбайт. Используется для ввода в таблицу БД рисунков, графиков, таблиц и т.д.

Данные в таблицу БД можно вносить с помощью стандартной формы в виде таблицы или с помощью специально созданной экранной формы. Для создания экранных форм требуется, как правило, дополнительное время. Однако работать с такими формами значительно удобнее.