3.3.3 Приемы работы с Microsoft Word

Создание документа

При запуске Word автоматически открывается новый, пустой документ с именем Документ1. Желательно документу присвоить некоторое уникальное имя, соответствующее содержанию этого документа.

Создать новый документ можно, используя команду меню Файл Создать.

После формального создания документа следующим шагом является ввод текста. Текст, как правило, начинается с заголовка. Особенностью заголовка является то, что в его конце не рекомендуется ставить точку, Это обусловлено тем, что при автоматическом форматировании Word не будет считать такой текст заголовком.

Если возникает необходимость исправления или изменения текста, то сначала необходимо установить курсор в место предполагаемого изменения с помощью клавиш со стрелками, либо с помощью мыши. Для удаления текста слева от курсора используется клавиша Backspase, справа от курсора – с помощью клавиши Delete.

Чтобы добавить текст, его нужно просто ввести с помощью клавиатуры. При этом возможны два режима ввода текста: Вставка и Замена. В режиме Вставка по мере ввода нового текста старый текст сдвигается вправо, в режиме Замена новый текст заменяет старый.

Режимы просмотра документа

При работе с текстом можно использовать четыре различных режима просмотра:

• обычный;

• разметка страниц;

• структура;

• режим чтения;

• Web документ

Обычный режим это стандартный режим, используемый для ввода, редактирования, форматирования документа и перемещения по документу. В нем удобно выполнять основную часть обработки текста, не вдаваясь в детали разметки страницы.

В режиме разметки элементы документа (рисунки, таблицы, сноски и др.) отображаются так, как они будут располагаться на напечатанной странице. В данном режиме возможно создание графических элементов непосредственно в текстовом процессоре.

В режиме структуры заголовки снабжаются отступами, наглядно показывающими уровень вложенности заголовков в документе. В режиме структуры можно легко изменять уровень вложенности заголовков и перемещать большие фрагменты текста путем перемещения заголовков этого текста.

В режиме чтения  главной целью является улучшение процесса чтения документа, В этом режиме можно изменять размер шрифта отображаемого текста, не изменяя шрифта документа.

Страницы, представленные в режиме чтения, оптимизированы для отображения на экране.

Режим чтения включатся автоматически, если открывается документ Microsoft Word, полученный в виде вложения в сообщение электронной почты,

В режиме Web документа можно создавать гипертекстовые страницы, которые нашли широкое применение в сети Интернет.

Форматирование текста

Форматирование это изменение оформления документа на странице. Форматирование заключается в следующем:

• изменение шрифта, которым набран текст;

• изменение полей документа и абзацных отступов;

• изменение межстрочного и межбуквенного интервала в тексте;

• выравнивание текста.

При изменении шрифта текста можно изменять его тип и размер.

Тип шрифта (гарнитура) определяет особенности написания символов. Например, шрифт Times New Roman имеет засечки на концах линий, из которых состоят буквы (Рис. 9). Шрифт Arial таких засечек не имеет, в результате чего буквы получаются более гладкими.

М М

Рис. 9. Виды шрифтов

Использование засечек в начертании букв обусловлено тем, что при чтении текста, набранного таким шрифтом, глаза человека меньше устают. Поэтому для основного текста документов, как правило, используют данный вид шрифта. Шрифт, который не имеет засечек, в основном используется для заголовков. Это позволяет визуально отделить заголовки от основного текста.

Каждый тип шрифта может иметь несколько стилей начертания символов полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный.

Размер шрифта (кегль) это вертикальный размер символов текста, измеряемый в пунктах (1 пункт = 0,376 мм.).

Изменение полей в документе осуществляется путем изменения параметров страницы. При этом различают физическую и логическую страницы. Физическая страница равна листу бумаги стандартного размера (А4 или А3). Логическая страница представляет собой область, в которой набран текст. Параметры страницы включают следующие элементы (Рис. 10).

Рис. 10. Параметры страницы

На странице могут быть размещены колонтитулы. Колонтитулы специальные строки в верхнем или нижнем поле страницы, служащие для маркировки глав, разделов, страниц, помещения заголовков.

Межстрочный интервал может быть одинарный, полуторный или двойной. Одинарный межстрочный интервал означает, что между двумя строками текста размещается одна пустая строка. Соответственно, двойной интервал означает, что между двумя строками текста размещается две пустые строки.

Межбуквенный интервал зависит от размера текста и измеряется также в пунктах. Малый межбуквенный интервал затрудняет чтение, большой интервал делает текст малоинформативным.

При выравнивании текста его можно прижимать к левой или правой границе листа, центрировать, равномерно распределять слова в строке.

Контекстный поиск и замена

Контекстный поиск и замена заключается в поиске в документе некоторого текстового элемента и замене его на другой заданный элемент. Заменяемый и заданный текстовые элементы могут быть различной длины, включать в себя одно слово, часть слова, группу слов и различные символы.

При контекстном поиске и замене можно указывать следующие дополнительные параметры:

1. Учитывать регистр – этот параметр определяет, обращать ли внимание при поиске на то, какими буквами (строчными или прописными) набран текст. Например, при поиске слова "текст" в обычном режиме будут найдены слова: “ТЕКСТ", "Текст", "текст". В режиме учета регистра будет найдено только слово "текст".

2. Отдельное слово – этот параметр определяет, обязательно ли ис­­комый текст должен быть отдельным словом или нет. Если текст должен быть отдельным словом, то слово будет найдено тогда, когда слева и справа от него бу­дут стоять пробелы или иные разделители слов. Например, при поиске слова "мотор" будут проигнорированы слова "моторист", "трех­моторный". В противном случае слова "моторист" и "трехмоторный" будут найдены.

3. Одноразовая и глобальная замена. Режим одноразовой замены прекращает поиск после нахождения первого текстового элемента. Глобальная замена заменяет все вхождения заменяемого элемента.

4. Направление поиска задается вниз от курсора или вверх.

Проверка орфографии и синтаксиса

При проверке орфографии слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае любых несоответствий выдается на экран для редактирования. При этом пользователь может:

1. провести исправление вручную;

2. заменить на предложенное программой слово;

3. игнорировать ошибку, т.е. пропустить слово;

4. добавить слово в словарь. При этом все последующие слова будут сравниваться с данным словом.

При проверке синтаксиса проверяется:

1. правильность расстановки знаков препинания;

2. правильность использования прописных и строчных букв;

3. отсутствие повторения одного и того же слова несколько раз подряд;

4. правильность постановки кавычек и скобок и т.д.

Использование шаблонов и стилей

Шаблон служит для создания текстовых документов на основе заранее заданных стандартов. Шаблоны позволяют составлять и хранить бланки документов различного назначения: договора, служебные записки, заявления, письма, доверенности и т.д.

При наборе текста на основе выбранного шаблона используются стили. Стиль текста – это заданные параметры форматирования вводимого текста. С помощью стилей легко выделять заголовки текста, примечания, названия объектов (таблиц, рисунков) и т.д.

При форматировании документа можно использовать встроенные стили, можно самостоятельно создать свой стиль. Для этого используется команда меню Формат – Стили и Форматирование. Далее выбирается команда Создать стиль. В открывшемся окне диалога следует установить все желаемые и возможные свойства текста. Новый стиль можно создавать с «нуля», а можно на основе уже существующего стиля.

Автоматизация работы с документами

При создании больших документов, книг, отчетов и т.д. имеется возможность автоматизировать однотипные, часто повторяющиеся операции, например, набор одного и того же текста несколько раз, выполнение одних и тех же команд и др. Для автоматизации работы можно использовать следующие возможности процессора:

• создать макрокоманду;

• создать автотекст;

• создать автозамену;

Рассмотрим эти возможности подробнее.

Макрокоманда (макрос) – записанная последовательность действий или команд, сохраненная под определенным именем и служащая для многократного использования. Макросы являются эффективным средством автоматизации трудоемких часто повторяющихся операций.

Макрос может быть создан вручную, с помощью команд языка программирования Visual Basic, или записан с помощью макрорекодера, который преобразует последовательность действий пользователя в код языка програм­мирования.

Для запуска макрокоманды могут использоваться команды меню, кнопки панелей инструментов или специально заданные комбинации клавиш.

Автозамена осуществляет подстановку вместо набранной сокращенной фразы заранее заданный текст. Для выполнения автозамены необходимо в тексте набрать сокращенную фразу и нажать пробел. Автозамена, как правило, используется для ввода длинных слов, словосочетаний, повторяющихся фраз, полных имен людей и т.д.

Автотекст – представляет собой заранее записанный и отфор­мати­рованный текст, который можно вставлять в документ. Удобство автотекста состоит в том, что текст заранее уже отформатирован, т.е. задан его размер, тип шрифта, начертание и др. Автотекст используется для ввода развернутых подписей, шапок документов и т.д.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое «текстовый процессор»? Чем отличается текстовый процессор от редактора?

2. Какие возможности обеспечивает текстовый процессор Microsoft Word по редактированию текста?

3. Назовите основные элементы интерфейса текстового процессора Microsoft Word.

4. Назовите индикаторы строки состояния в Microsoft Word и укажите, что они означают.

5. Какие режимы просмотра документа имеются в Microsoft Word?

6. Что такое форматирование документа и в чем оно заключается?

7. Что определяет тип шрифта?

8. Чем отличаются физическая и логическая страницы?

9. Что такое колонтитулы?

10. Какие параметры можно дополнительно указывать при поиске текста?

11. Если при проверке орфографии программа Microsoft Word вывела слово на экран, то какие действия может выполнить пользователь?

12. Для чего используются шаблоны в Microsoft Word?

13. Что такое макрокоманда? Для чего она используется?

14. Что такое автозамена? Для чего она используется?

15. Что такое автотекст? Для чего он используется?

Тесты

1. Изменение оформления документа на странице

редактирование

форматирование

разметка

вставка колонтитулов

2. Использование засечек в начертании букв обусловлено

при чтении текста глаза человека меньше устают

для красоты

для обозначения абзацев

выделение заголовков

3.Вертикальный размер шрифта текстового редактора называется

кегль

пункт

курсив

поле

4. Возможность автоматизировать однотипные, часто повторяющиеся операции в текстовом редакторе, обеспечивает

макрос

автотекст

автозамена

автоподстановка

5. Укажите режимы просмотра документов Word

обычный

разметка страниц

структура

Web документ

редакция

6.Элемент интерфейса Word, содержащий имена команд, объединяющих схожие по функциональному признаку операции

меню

панель инструментов

панель задач

строка состояния

7. Режим просмотра, в котором документы Word отображаются так, как они будут располагаться на напечатанной странице

разметка страниц

структура

редакция

обычный

8. Стандартный режим, используемый для ввода, редактирования, форматирования документа Word

обычный

структура

разметка страниц

редакция

9. При проверке синтаксиса в документе Word проверяется правильность

расстановки знаков препинания

использования прописных и строчных букв

постановки кавычек и скобок

написания слов

10. При проверке орфографии в документе Word проверяется правильность

расстановки знаков препинания

использования прописных и строчных букв

постановки кавычек и скобок

написания слов