Заголовок письма: размещение заказа

Уважаемый г-н Браун,

Это письмо в отношении встречи, которая имела место, когда мы посетили Вашу фабрику для покупки школьной формы для учащихся нашей школы.

Мы рады сообщить, что мы хотели бы заказать для наших школьников 200 единиц школьной формы, которые включают 80 единиц малого размера, 75 единиц среднего размера и 45 единиц большого размера.

Мы будем признательны, если заказ сможет быть доставлен по нашему адресу до 22 августа (как крайний срок).

Примите, пожалуйста, к сведению, что оплата будет сделана полностью после доставки. Согласно договоренности во время встречи, цена 1 школьной формы составляет 69$.

Если заказ не будет выполнен в срок, то, считайте, что он аннулирован.

Пожалуйста, ознакомьтесь с письмом и свяжитесь с нами, если у Вас есть какие-либо возражения или рекомендации.

Мы надеемся на долгосрочное сотрудничество с Вами.

С уважением,

Т.И. Иванов

Директор гимназии

P ART III. LETTER OF COMPLAINT

A complaint letter is written to show one that an error has occurred and that needs to be corrected as soon as possible. The letter can be drafted as a document used for warning the reader. An effective complaint letter is brief and to the point and includes documentation. Several things should be kept in mind when writing this kind of letter:

Sufficient detail should be included to back up your claim and to show that you have thoroughly researched the subject. However, omit irrelevant details. Maintain a firm but respectful tone, and avoid aggressive, accusing language. Send only photocopies of receipts and other documents, and retain all originals.

Keep a copy of the complaint letter for your records.

If a company has repeatedly given you bad service and refuses to correct the situation and you feel that your only recourse is to pursue legal action, voice your feelings in a tactful but firm way. Include your contact information (your name, address, phone number, and e-mail address, if desired, so that the other party can reach you to discuss any questions or concerns).

EXERCISE 1. Read this letter and answer the questions below.

(This is a typical letter of complaint.)

Princes marketing

Nesson House - Newell Street - Birmingham. B3 3EL

14 May 20____

Mr PR Smith

Sales Manager

Wildman Office Equipment

18 Station Lane

London N5 4HB

Dear Mr Smith

I am (complaining, writing, referring) regarding the consignment of 14 Olivetti PCs, Order no. 3982/JKS which was delivered on 12 May.

It was clearly stated on the order form that these machines should be pre-loaded with the latest version of DOS. Unfortunately, they have all been loaded with DOS version 3.1, and we are therefore unable to run a number of programs. In addition, you agreed to supply all the necessary cables, but three of these are missing.

Could you please send one of your representatives to load the machines with the correct version of DOS as soon as possible. In addition, please send the three cables (part number CN-H97/K) as soon as possible.

Yours sincerely

Go Panting

Gо Panting

Operations Manager

Questions:

1. Does the letter begin with a clear reference to the particular consignment?

2. What is Mr Panting's complaint?

3. What does he want the supplier to do?

4. Do you think the letter is polite enough?

EXERCISE 2. Match each phrase with its English equivalent.

1. Мы можем заверить Вас, что… • We would like to remind you that…

2. До сих пор мы не получили • We wish to draw your attention to

ответа… the fact that …

3. Когда мы установили • We are disappointed to find the

оборудование, то обнаружили, quality of the goods you supplied

что оно не работает. does not meet the requirements of…

4. Меры будут приняты, чтобы • To prove our statement we enclose …

избежать таких ошибок

в будущем.

5. Мы хотели бы напомнить вам, • So far we have received no reply …

что …

6. К сожалению, мы обнаружили, • We duly informed you about the

что товары, которые вы breakdown of the equipment.

поставили нам, не отвечают

нашим требованиям.

7. Мы хотели бы попросить Вас • When we installed the equipment,

возвратить бракованное we found that it was faulty.

оборудование в удобное для Вас

время.

8. Пожалуйста, примите наши • We have carefully studied your

извинения за… claims…

9. Мы должным образом сообщили • After examining your complaint

Вам о поломке оборудования. we have to admit that…

10. Для подтверждения нашего • We can assure you that…

заявления прилагаем…

11. Мы хотим обратить Ваше • Please accept our apologies for…

внимание на тот факт, что…

12. После изучения Вашей • Steps will be taken to avoid such

претензии мы вынуждены mistakes in the future.

признать, что…

13. Мы тщательно изучили Ваши • We would ask you to return the

претензии. faulty equipment at any time

convenient to you.

T he purpose of a letter of complaint is to get a problem solved.

It is recommended to AVOID EMOTIONAL LANGUAGE (eg. I am absolutely furious…).

In any case the person reading your letter is probably not the person responsible for the problem. So avoid blaming a member of staff by name.