1.2. Ознакомление с возможностями электронного документооборота в среде ms Office.
Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать, отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
Обработка текста
Электронные таблицы
Деловая и презентационная графика
Генерация отчетов из базы данных
Мультимедиа.
MS Office представляет собой пакет прикладных программ для автоматизации современного офиса.
1.2.1. Совместная работа с текстом.
Специальный инструмент текстового процессора Главный документ позволяет более чем одному автору работать над одним и тем же документом. Главный документ состоит из нескольких вложенных документов, с которыми в сети каждый пользователь работает как с отдельным документом. При печати все вложенные документы объединяются в один документ с автоматической нумерацией страниц.
Создайте в своей папке папку Совместная работа.
Создайте новый документ. Нажмите кнопку Microsoft Office и выполните команду Параметры Word. В поле Имя пользователя введите свою фамилию, в поле Инициалы – свои инициалы.
Перейдите в режим просмотра документа Структура (Вид-Структура). Появилась вкладка инструментов режима Структура.
Для первой строки документа установите стиль Уровень 1, размер шрифта -14 и введите текст: Работа с текстами. Перейдите на следующую строку.
Установите стиль Уровень 2, размер шрифта – 12 и введите текст: Текстовый редактор. Перейдите на следующую строку.
Установите стиль Уровень 2, размер шрифта – 12 и введите тексты:
Выбор
Настройка
Под каждым заголовком второго уровня создайте пустую строку, и для пустых строк установите стиль – Основной текст.
Выбор стиля
Под заголовками Текстовый редактор и Настройка вставьте без заголовков тексты из файлов Текстовый редактор и Настройка, находящихся в вашей папке.
Выделите весь текст документа без названия.
Нажмите на вкладке Структура кнопки Показать документ - Создать. Отдельные главы документов выделятся рамками.
Сохраните созданный главный документ в своей папке Совместная работа под именем Работа с документами.
Откройте папку Совместная работа и обратите внимание, что в папке находятся кроме главного документа и файлы вложенных документов.
Откройте в папке Совместная работа файл Выбор и вставьте в него текст из одноименного файла из вашей папки. Закройте файл с сохранением изменений.
Откройте в папке Совместная работа файл Текстовый редактор и в конце текста добавьте строку: необходимо читать специальную литературу. Закройте файл с сохранением изменений.
Откройте основной документ Работа с документами и нажмите кнопку Развернуть вложенные документы. Проверьте, что все изменения отражены.
Следовательно, при работе в сети может быть организована одновременная работа нескольких пользователей над одним документом.
Закройте документ Работа с документами с сохранением изменений.
Откройте файл Работа с документами в режиме Разметка страницы. Видно, что данный файл содержит гиперссылки.
Щелкните по любой гиперссылке и откройте вложенный документ. Просмотрите и закройте файл.
Перейдите в режим Структура и щелкните по кнопке Показать документ. Нажмите на кнопку Развернуть вложенные документы. Просмотрите их и нажмите кнопку Свернуть вложенные документы.
Закройте файл Работа с документами. Закройте программу Word.