Основы электронного документооборота
Продолжительность:
4 часа.
Цель:
Ознакомление с основами документооборота.
Результат обучения:
После успешного завершения занятия пользователь должен:
Уметь форматировать электронные документы.
Уметь создавать и работать с главным документом.
Уметь корректировать документы.
Уметь организовать совместную работу с базами данных.
Используемые программы:
Microsoft Office.
Используемые файлы:
Расторгуево.doc, Заповедные места Подмосковья.doc, Текстовый редактор.doc,
Настройка.doc, Выбор.doc, Заказанные.xls, Контакт.mdb, Файл_1, Файл_2,
Файл_3, Файл_4.
План занятия:
1. Ознакомление с основами документооборота.
2. Самостоятельная работа
Запуск программы:
Внимание: перед началом работы скопируйте в свою рабочую папку рабочие файлы для данного занятия.
I. Ознакомление с основами документооборота.
1.1. Основы создания и работа с электронными документами.
В настоящее время нет установившегося определения электронного документа (ЭД). К нему относят и электронную почту, и документы всемирной сети Internet, и факсы и т.п.
Но все они содержат элементы, отличающие их от обычных документов:
Фон
Гиперссылки
Элементы анимации текста.
Гиперссылки являются мощным средством, придающим объемность документу и позволяющим простым щелчком мыши просматривать различные типы документов, которые в явном виде отсутствуют в документе, не выходя при этом из документа.
Для работы с ЭД в MS Word предусмотрен режим электронного документа, в который можно переключиться с помощью кнопки Схема документа на Стандартной панели инструментов. В этом режиме размер шрифта изменяется для улучшения читабельности текста, отключается перенос слов, а длина строки изменяется так, чтобы текст целиком умещался в окне. Расположение текста в этом режиме не соответствует виду документа в печатной форме.
Приведем документ, созданный в редакторе Word, к электронной форме.
1.1.1. Добавление фона.
Откройте файл Расторгуево.doc, находящийся в Вашей папке.
Откройте вкладку Разметка страницы. В группе команд Фон страницы нажмите кнопку Цвет страницы и выполните команду Способы заливки.
В появившемся диалоговом окне Способы заливки установите опции, соответственно установленным на рисунке (основной цвет выберите бирюзовый).
Нажмите кнопку ОК. Выбранный фон будет применен к электронному документу.
1.1.2. Применение гиперссылок.
Гиперссылка – текст, выделенный цветом или подчеркиванием, или графическое изображение, при выборе которого осуществляется переход к файлу, определенному месту в файле, странице HTML.
Установите курсор в конце второго абзаца текста и нажмите клавишу Enter.
Введите текст: Заповедные места Подмосковья. Сохраните документ.
Выделите введенный текст и на вкладке Вставка в группе команд Связи нажмите кнопку Гиперссылка.
В появившемся диалоговом окне в поле Папка выберите свою рабочую папку, в которой выберите Заповедные места Подмосковья.
Нажмите кнопку ОК. Текст, обозначенный как гиперссылка, будет выделен синим цветом.
Установите курсор на выделенную фразу, и когда он примет форму руки нажмите левую клавишу. Появится текст, на который была сформирована ссылка.
Просмотрите текст, установите курсор в свободное место текста и введите слово: Расторгуево.
Создайте гиперссылку на файл Расторгуево.
С помощью созданной гиперссылки вернитесь в файл Расторгуево.
При работе с большим объемом информации можно добавить ссылку на определенные слова в самом тексте – создать закладки.
Выделите в тексте слово монастырь и скопируйте его в буфер обмена. На вкладке Вставка нажмите кнопку Закладка. Появится окно Закладка.
В поле имя закладки введите слово монастырь. Нажмите кнопку Добавить.
Закройте окно Закладка и установите курсор в нижнем колонтитуле. Откройте окно Закладка и нажмите кнопку Перейти. Произойдет переход к тому фрагменту текста, где находится созданная закладка.
Нажмите кнопку Microsoft Office
и выполните команды Параметры
Word-Дополнительно.
В разделе Показывать
содержимое документа
установите флажок Показывать
закладки.Нажмите кнопку ОК. Окно закроется, а закладка отметится в тексте квадратными скобками.
Примечание: если электронный документ предполагается использовать в сети, то его необходимо сохранять в формате HTML.
Закройте все открытые документы с сохранением изменений.