Раздел 4. Учет текущих операций и расчетов

Тема 4.1 Учет расчетов с работниками по прочим операциям и расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными суммами признаются денежные авансы, выдаваемые организацией работнику из кассы под его ответственность (под отчет) для выполнения определенных действий по поручению организации. Такие работники называются подотчетными лицами.

Расчеты с подотчетными лицами возникают практически в каждой организации и весьма разнообразны: - приобретение запасных частей, материалов, топлива за наличный расчет, канцелярских товаров, оплата почтово-телеграфных расходов; - оплата мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств; - расходы на командировки по территории Российской Федерации и за границу; - представительские расходы.

Все эти хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы организации.

Денежные средства под отчет выдаются не всем работникам организации, а только тем, которые поименованы в приказе руководителя. В нем прописывается, на какой срок и на какие цели выдаются денежные средства. Например, одни работники в соответствии с приказом руководителя вправе получать денежные средства только на приобретение ГСМ, тогда как другие – на оплату всех хозяйственных расходов. Следует отметить, что в силу п. 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Подотчетное лицо обязано вернуть взятые денежные средства либо отчитаться за них не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, установленного приказом руководителя или со дня возврата из командировки. Работник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах. Он оформляется по унифицированной форме № АО-1 «Авансовый отчет», и составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовый отчет может составляться на бумажном и машинном носителях информации. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удосто- верение, квитанции, транспортные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1 - 6). Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету (графы 7 - 8), и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы (графа 9). Реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6 и 8 оборотной стороны формы), заполняются лишь в случае выдачи подотчетному лицу денежных средств в иностранной валюте в соответствии с установленным порядком, согласно действующему законодательству Российской Федерации. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке. Наличные денежные средства выдаются под отчет по расходному кассовому ордеру. В расходном кассовом ордере в строке «Основание» пишется «под отчет» и указывается цель расходования средств, например на хозяйственные нужды. Остаток неиспользованного аванса подотчетное лицо должно сдать в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо израсходовало свои денежные средства, то перерасход по авансовому отчету выдается ему по расходному кассовому ордеру. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. Приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы, предназначен счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов. Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами

Дебет	Кредит	Содержание хозяйственных операций	Первичные документы
71	50,50-3	Выданы под отчет: - денежные средства, - денежные документы.	№ КО-2 "Расходный кассовый ордер"
08,10	71	Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению: - внеоборотных активов, - материалов и их доставкой.	№ АО-1 "Авансовый отчет", № М-7 "Акт о приемке материалов".
20, 23, 25, 26, 29, 44	71	Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.	Счет-фактура
19	71	Выделен НДС по произведенным подотчетными лицами расходам в пределах установленных норм.	Счет-фактура
50	71	Возвращены подотчетные суммы в кассу организации.	№ КО-1 "Приходный кассовый ордер"
91-2	71	Произведены подотчетными лицами расходы социального характера.	№ АО-1 "Авансовый отчет",
71	55	Израсходованы средства на командировочные расходы по кредитным пластиковым карточкам.	Выписки специального счета в банке.
70	71	Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.	№ Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", № Т-51 "Расчетная ведомость",
71	91-1	Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет
91-2	71	Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).	Бухгалтерская справка-расчет

Пример: ООО «Зима» по согласованию с обслуживающим банком вправе выдавать в подотчет денежные средства, поступившие в кассу от покупателей товаров, на оплату товаров (работ, услуг). ООО «Зима» 12.01.2009 выдало работнику в подотчет 50 000 руб. из денежных средств, поступивших в кассу от покупателей. В этом же месяце работник представил авансовый отчет, согласно которому он: - приобрел канцтовары (конкретные наименования товаров расписаны в товарном чеке) на сумму 1 000 руб. для нужд организации; - погасил задолженность перед поставщиком товаров в размере 45 000 руб. Оставшаяся сумма полученного аванса возвращена работником в кассу предприятия 26.01.2009. Руководитель ООО «Зима» утвердил авансовый отчет 26.01.2009. В бухгалтерском учете ООО «Зима» подлежат отражению следующие проводки:

12.01.2011 Дебет 71 Кредит 50 50 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 26.01.2011 Дебет 50 Кредит 71 4 000 руб. – отражен возврат подотчетным лицом остатка денежных средств, полученных ранее в подотчет (50 000 - 1000 - 45 000) руб. Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо. В случае, если в подотчет работник получил меньше, чем потратил, организация (предприниматель) возмещает перерасход. Рассмотрим следующий пример.

Работник получил в подотчет денежную сумму в размере 44 000 руб. Перерасход возвращен подотчетному лицу 28.01.2011. В бухгалтерском учете ООО «Зима» будут отражены следующие проводки:

12.01.2011 Дебет 71 Кредит 50 44 000 руб. – выданы в подотчет наличные деньги 26.01.2011 Дебет 10 Кредит 71 1 000 руб. – отражено приобретение канцтоваров Дебет 60 Кредит 71 45 000 руб. – отражено погашение задолженности перед поставщиком через подотчетное лицо 28.01.2011 Дебет 71 Кредит 50 2 000 руб. – выдан из кассы перерасход

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА

Дать определение следующим терминам

Какие денежные суммы называют подотчетными

Отразите проводкой выдачу денежных средств подотчетному лицу

\

Какой документом оформляется выдача денежных средств подотчетному лицу и каким документом происходит подтверждение потраченных сумм

Задача 1

Из кассы под отчет инженеру производственного отдела 15 февраля выданы деньги для поездки в командировку – 68 000 руб. 25 февраля, после возвращения из командировки, инженер представил в бухгалтерию авансовый отчет на 55 000 руб. Израсходованные суммы, в пределах нормативов, утверждены и списаны с подотчетного лица. Неизрасходованная сумма возвращена подотчетным лицом в кассу предприятия.

Требуется:

•Открыть счета бухгалтерского учета.

• Отразить бухгалтерскими записями поступление и использование денежных документов.

• На основании данных заполнить авансовый отчет.

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55

	Код
Форма по ОКУД	0302001
_______________________________________________________________________________ по ОКПО

наименование организации

Утверждаю

Отчёт в сумме ___________________________

	Номер	Дата	Руководитель __________________________________ должность ___________________ ________________________
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

_________________________ руб. _______ коп.

подпись расшифровка подписи

«______» _______________________ 20___ г.

	Код
Структурное подразделение _______________________________________________________________
Подотчётное лицо __________________________________________________________ Табельный номер

фамилия, инициалы

Профессия (должность) ________________________________ Назначение аванса _____________________________

Наименование показателя				Сумма, руб., коп		Бухгалтерская запись
Предыдущий аванс		остаток				дебет		кредит
		перерасход				счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.	счёт, субсчёт	сумма, руб., коп.
Получен аванс 1. из кассы
1а. в валюте (справочно)
2.
Итого получено
Израсходовано
	Остаток
	Перерасход

Приложение ___________ документов на _______ листах

Отчёт проверен. К утверждению в сумме ____________________________________ руб. ____ коп. (_______ руб. ___ коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер _______________ _________________________ Бухгалтер _______________ __________________

подпись расшифровка подписи подпись расшифровка подписи

Остаток внесён	в сумме		руб.		коп. по кассовому ордеру № ____ от «__________ 20 ___ г.
Перерасход выдан

Бухгалтер (кассир) _________________________ ____________________________ «____» ________________ 20____ г.

подпись расшифровка подписи

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

линия отреза

Расписка.Принят к проверке от ____________________________ авансовый отчёт № ________ от «____» _____ 20___ г.

На сумму ______________________________________ руб. ____ коп., кол-во документов _________ на ________ листах.

прописью

Бухгалтер ___________________________ ____________________________ «_____» ________________________ 20____ г.

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № АО-1

Номер по порядку	Документ, подтверждающий производственные расходы		Наименование документа (расхода)	Сумма расхода				Дебет счета, субсчета
				по отчету		принятая к учету
	дата	номер		в руб. коп.	в валюте	в руб. коп.	в валюте
1	2	3	4	5	6	7	8	9
Итого

Подотчетное лицо _________________________ _________________________________________

подпись расшифровка подписи

Задача 2

Для поездки в командировку из кассы под отчет завхозу предприятия 20 декабря выдано 93 000 руб. После возвращения из командировки, 15 января, завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет на 113000 руб. Причем сумма 102 000 руб. – в пределах нормативов. Авансовый отчет в полной сумме утвержден руководством предприятия. Сумма, превышающая нормативный расход средств, начислена за счет фонда потребления. Сумма задолженности подотчетному лицу выплачена из кассы предприятия.

Требуется:

•Открыть счета бухгалтерского учета.

• Отразить бухгалтерскими записями поступление и использование денежных документов.

Задача 3

Начальник вспомогательного производства получил аванс на командировочные расходы в сумме 82 000 руб. для поездки по обмену опытом. После возвращения из командировки он своевременно не отчитался за полученные под отчет деньги.

Через месяц он представил отчет о командировке на сумму 93 500 руб. Бухгалтерия приняла к оплате как обоснованные расходы на сумму 90 850 руб. Причем в соответствии с установленными нормативами подотчетное лицо должно было израсходовать 87 200 руб. Руководитель предприятия разрешил бухгалтерии оплатить 90 850 руб. в соответствии с инструктивными документами по списанию командировочных расходов.

Требуется:

• Открыть счета бухгалтерского учета.

• Отразить бухгалтерскими записями поступление и использование денежных документов.