2.6 Анализ использования материальных запасов в администрации

В настоящее время наблюдается рост потребности учреждений в МЗ, которая может быть удовлетворена экстенсивными, то есть приобретением большего количества материалов или интенсивным путем, таким образом, более экономное использование материальных запасов. Главной особенностью функционирования материалов в непроизводственной сфере является то, что по мере их расходования они полностью выбывают из оборота. Кроме того, доля потребления материалов в непроизводственной сфере в общем объеме затрат значительно ниже, чем в производстве, но в то же время материалы в бюджетном учреждении, как и в сфере материального производства, играют одну из первостепенных ролей в обеспечении нормальной деятельности. Полное и своевременное обеспечение учреждений МЗ является важным условием выполнения ими своих функций, созданий необходимых предпосылок для воспроизводства рабочей силы.

Материальные запасы, как правило, занимают меньшую долю в бухгалтерском балансе, однако их влияние на формирование достоверной отчетности также немаловажно. Порядок формирования стоимости запасов идентичен порядку формирования стоимости ОС, стоимость запасов представляет собой сумму вложений на их формирование, включая затраты по доставке, страхованию доставки и прочие.

При проведении анализа хозяйственной деятельности бюджетного учреждения в качестве источников информации используются:

• баланс исполнения бюджетной сметы,

• отчет об исполнении бюджетной сметы,

• отчет о движении материальных запасов,

• пояснительная записка к годовому отчету,

• данные активов инвентаризаций и ревизий, справок проверок и обследований, нормативных и законодательных актов,

• данные первичных документов, учетных регистров.

В процессе анализа широко используется информация о хозяйственной деятельности учреждения за предыдущие периоды, а также других бюджетных учреждений, позволяющих судить о темпах изменения результатов работы или месте учреждения в отрасли .

Рассмотрим более подробно показатели использования МЗ в Белохолуницкой администрации на основе анализа использования материальных запасов за 2012−2014 года.

По данным годового отчета, представленным в таблице 3 − материальные запасы на начало 2012 г составляли 79893,77 руб., в том числе наибольший удельный вес составляла статья «Прочие материальные запасы» − 62,52%, что в абсолютной сумме – 49956,23 руб., а так же статья «Строительные материалы», где удельный вес составил - 34.94%, что в абсолютной сумме – 27912,06 руб., наименьший удельный вес по статье «Горюче-смазочные материалы» − 2,54 % (данные таблицы 4), что в абсолютной сумме соответственно – 2025,48 руб.

На конец 2012 года материальные запасы составляли 60432,96 руб., что на 19460,81 руб. (данные таблицы 3) уменьшает показатель на начало года, в том числе наибольший удельный вес составляла статья «Строительные материалы» − 67.97% и «Прочие материальные запасы»-27,92%, что в абсолютной сумме −41076,86 руб. и 16873,00 руб., на начало 2013 года значение самого показателя повысилось на 33,03 % (в абсолютной сумме это составило – 13164,80 руб.) и снизилось на 34,6% (в абсолютной сумме это составило – 33083,23 руб.), наименьший удельный вес в статье «Горюче-смазочные материалы» − 4.11 % ,что в абсолютной сумме соответственно − 33809,98 руб., абсолютный показатель увеличился на 457,62 (данные таблицы 4).

По данным таблицы 5 можно сделать выводы по анализу динамики изменения использования материальных запасов.

В статьях материальных запасов наблюдается как увеличение , так и уменьшение показателей как в абсолютных, так в относительных величинах, например, по статьям «Горюче-смазочные материалы» − увеличение на 457,62 руб. (+ 1,57%); «Строительные материалы» увеличились с 27912,06 руб. до 41076,86 руб., что в процентах составляет 33,03%, уменьшение по статье «Прочие материалы» на 34,6%, что в абсолютной сумме составляет 33083,23 руб.

По данным, представленным в таблице 6 - материальные запасы на начало 2013 г составляли 60432,96 руб., на начало 2014 года. 140798,20 руб., из них наибольший удельный вес составляла статья «Прочие материальные запасы» − 79,47% на конец 2013 года, что в абсолютной сумме – 111898,60 руб., наименьший удельный вес по статьям «Строительные материалы» − 19,82 % (27912,06 руб.) и «Горюче-смазочные материалы» − 4,11% на начало года, 0,71% на конец года (данные таблицы 6,7), что в абсолютных суммах соответственно – 2483,10 руб. и 987,54 руб.

На конец 2013 года материальные запасы составляли 140798,20 руб., что на 80365,24 руб. (данные таблицы 8), что превышает показатель на начало года.

По данным таблицы 10 наблюдается увеличение по статье − «Прочие материальные запасы» на 51,55% (в абсолютной сумме − 95025,60 руб).

По статьям «Горюче-смазочные материалы», «Строительные материалы» можно наблюдать снижение показателей на 3,40% (в абсолютной сумме 1495,56руб.); 48,15% (в абсолютной сумме 13164,80руб.) соответственно.

На конец 2014 года имеем следующие данные (данные таблицы 9) – материальные запасы в сумме 153230,54 руб., из них 1511,32 руб. это по статье «Горюче-смазочные материалы», 27912,06 руб. – по статье «Строительные материалы», 123807,16 руб. – по статье «Прочие материальные запасы.

Таким образом, наибольший удельный вес (по данным таблицы 10) в общей сумме на материальные запасы, приходится на статьи: «Строительные материалы» − 18,23% и «Прочие материальные запасы» − 80,80%, при этом наименьший удельный вес приходится на статью «Горюче-смазочные материалы» − 0,97%.

Если рассматривать показатели в динамике (данные таблицы 11), то можно сделать следующие выводы: сумма по статье «Материальные запасы» в 2014 году увеличилась на 12432,34 руб. по сравнению с аналогичным показателем в 2013 году.

Отклонения по статьям следующие – по статьям «Горюче-смазочные», «Прочие материальные запасы» − изменение удельного веса в сторону увеличения, 0,26 % (в абсолютной сумме 523,78 руб.), 1,33 % (в абсолютной сумме – 11908,50 руб.) соответственно.

Отклонения по статьям в сторону уменьшения - «Строительные материалы» в удельном весе на 1,59% ( в абсолютной сумме-неизменно)

Анализируя темп роста показателей, то в целом можно проследить положительную динамику роста, при этом особый интерес могут вызвать данные по двум статьям «Прочие материальные запасы» по которой наблюдается в 2013 г. резкое увеличение показателя и «Горюче-смазочные материалы» − по данной статье наблюдается резкое снижение показателя в 2013 г..

Таким образом, одним из условий нормальной работы бюджетного учреждения является обеспеченность учреждения материальными запасами. Для оценки обеспеченности бюджетного учреждения материальными запасами в процессе анализа определяется уровень материального потребления и изменения в сравнении с предыдущими периодами. На изменение уровня материалопотребления оказывает прямое воздействие рост или сокращение расходов учреждения на материальные запасы. Анализируя обеспеченность бюджетного учреждения материальными запасами, необходимо принимать во внимание также ее зависимость от финансирования расходов. При определении потребности в первую очередь рассчитывается сумма денежных средств, выделяемая на приобретение материалов.