2.2 Организация бухгалтерского учета в администрации

Как прописано в учетной политики администрации Белохолуницкого муниципального района Бюджетный учет осуществляется в соответствии с приказами Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук», государственных (муниципальных) учреждений и инструкции по его применению», от 06.12.2010 № 162н «Об утверждении Плана счетов бюджетного учета и Инструкции по его применению» и иными законами и нормативными актами, предназначенными для формирования полной и достоверной информации о финансовом, имущественном положении и финансовых результатах деятельности учреждения.

В администрации применяются код вида финансового обеспечения (деятельности) – 1 – деятельность, осуществляемая за счет средств соответствующего бюджета бюджетной системы РФ (бюджетная деятельность).

Бухгалтерский учет в администрации ведется отделом бухгалтерского учета и отчетности (далее – бухгалтерия).

Рабочий план счетов разработан в соответствии с планом счетов бюджетного учета и приводится в приложении А.

Обработка учетной информации осуществляется автоматизировано, с применением программных продуктов: «Партнер-персонал» (расчет заработной платы и кадровый учет на предприятии), разработанного региональным центром «Аркона», Смета-КС ( ведение бухгалтерского учета на предприятии) обслуживаемой Негосударственное образовательное учреждение учебно-методический центр «Профессионал Плюс».

Применяются унифицированные формы документов, утвержденные Приказом Минфина РФ от 15.12.2010 № 173н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению" (далее – Приказ Минфина РФ № 173н).

Перечень лиц, имеющих право подписи учетных документов, утверждается распоряжением администрации.

Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций) и группируются по соответствующим счетам бюджетного учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета, перечень которых утвержден Приказом Минфина РФ № 173н:

Журнал операций по счету «Касса»;

Журнал операций с безналичными денежными средствами;

Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;

Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;

Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;

Журнал операций расчетов по оплате труда;

Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;

Журнал по прочим операциям;

Главная книга;

иные регистры, предусмотренные Инструкцией Минфина РФ № 162н.

При оформлении хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также при подготовке внутренней бухгалтерской отчетности применяются формы первичных документов и формы внутренней отчетности, оформленные в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 22.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Порядок движения и обработки первичных документов регулируется графиком документооборота согласно приложению Б. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и качественное оформление документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в администрации района осуществляет главный бухгалтер администрации района. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для работников администрации.

Записи в ЖО осуществляются по мере совершения операций. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного и кредиту другого счета.

Право подписи денежных и расчетных документов, доверенностей, финансовых и иных обязательств предоставляется: за руководителя - главе администрации района, исполняющему обязанности главы администрации района, первому заместителю главы администрации района, заместителю главы администрации на период отсутствия главы администрации; за главного бухгалтера – главному бухгалтеру, ведущему специалисту – бухгалтеру на период отсутствия главного бухгалтера.

Бухгалтерская отчетность месячная, квартальная и годовая формируется и представляется в финансовые, налоговые, статистические органы в установленные сроки.

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению. Сроки хранения документов в архиве организации определяются правилами, установленными Главным архивным управлением (главные книги и отчеты, первичные документы − 5 лет, лицевые счета работников организации − 75 лет). Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с документами и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

В администрации регистры бухгалтерского учета ведутся в электронном виде с использованием программы «Смета-КС» и на бумажных носителях в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах) в виде машинограмм.

Основными задачами контроля за выполнением хозяйственных операций являются:

- предотвращение непроизводительных расходов и потерь;

- неэффективное расходование средств;

- повышение эффективности работы структурных подразделений и работников.

2.3 Учет материальных запасов в администрации Белохолуницкого района

В учетной политике администрации прописано, что МЗ относятся предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев независимо от их стоимости, не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией Общероссийского классификатора основных фондов, утвержденной постановлением Госстандарта РФ от 26.12.94 № 359.

Аналитический учет МЗ ведется по видам запасов, номенклатурным номерам и материально-ответственным лицам.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости.

Выбытие (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости на основании Ведомости выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210) показано в приложение В, акта о списании материальных запасов (ф.0504230), образец формы приведен в приложении Г.

Единицей учета материальных запасов является номенклатурный номер.

Фактическая стоимость материальных запасов, остающихся в результате разборки, утилизации основных средств или иного имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

МОЛ ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Учет операций по расходу МЗ, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в ЖО по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика).

Учет материальных запасов в Белохолуницкой администрации ведется на следующих счетах Плана счетов бюджетного учета:

• 010503000 «Горюче-смазочные материалы»;

• 010504000 «Строительные материалы»;

• 010506000 «Прочие материальные запасы».

На счете 010503000 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горюче-смазочных материалов: бензин, автол. Бухгалтер выписывает путевой лист водителям и выдает карту для заправки, заправочную станцию выбирают согласно тендеру, по окончании рабочего дня водитель сдает заполненный и подписанный путевой лист (ф.0345001) см.приложение Д ведущему-специалисту бухгалтеру, который выводит остатки по каждой машине. В конце месяца бухгалтер составляет отчет о расходовании ГСМ за месяц по каждой машине отдельно и по каждому дню, и вместе с путевыми листами передает в бухгалтерию.

На счете 010504000 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов.

На счете 010506000 «Прочие материальные запасы» в администрации Белохолуницкого района учитываются следующие виды материальных запасов:

• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло, щетки), используемые для текущих нужд учреждений, канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки, стержни), в конце месяца в бухгалтерию передается отчет от начальника хозяйственного отдела о расходовании хозяйственных материалов.

• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря. Ответственный за приобретение и расход запасных частей в администрации является механик, в конце месяца составляет отчет.