Особливості автоматизації управлінського обліку

 

Як відомо, управлінський облік - це збір, обробка і надання керівництву інформації, що дозволяє приймати правильні управлінські рішення. Нагадаємо також, що базуватися на розумної облікову політику (наприклад, на міжнародні стандарти фінансової звітності - IAS) і давати зрозумілу звітність (баланс, звіт прибутки і збитках,кеш-фло та інших.).

Практика показує, видатки автоматизацію управлінського обліку можуть виправдати себе у наступних випадках:

   - організаційна і фінансова структури компанії не формалізовано;

   - посадові обов'язки не розподілені належно своїх;

   - бракує технічних і/або людських ресурсів;

   - персонал похвалитися не має достатньої кваліфікації.

Усі ці подібні обставини здатні повністю заблокувати впровадження будь-який інформаційної системи автоматизованого обліку.

Цікаво, що з автоматизації управлінського обліку скорочення економічного персоналу збувається доволі рідко. Річ у тім, що співробітник, звільнившись від примітивною роботи, переключається більш інтелектуальну, аналітичну, до якої раніше просто "руки мені не доходили".

Варіанти автоматизації управлінського обліку

Єдина інтегрована система обліку

З використанням єдиної автоматизованої системи все первинні документи уводять у одну загальної бази (див. рис. 2). Ця інтегрована система генерує податкову, управлінську і оперативну звітність для відповідних служб компанії.

Такі рішення притаманні зарубіжних програмних продуктів, які мають є потужні генератори звітів. Особливу увагу фінансовому директору слід звернути на повноту і правильність адаптації офіційних друкованих документів до білоруським умовам.

У Білорусі представлені такі великі інтегровані системи, якSAP/R3,Baan, OracleApplications, вартість яких складає сотні тисяч доларів. З іншого боку, пропонуються облікові системиAxapta,Hansa Solutions,Scala,ACCPAC вартістю від кількох основних десятків тисяч доларів.

Останнім часом розширюються ще пропозицію російські і білоруських виробників інтегрованих систем: Галактика, Вітрило, Магнат, Альфа,Инотек та інших. Ціна на них зазвичай коштує від тисяч за кілька десятків тисяч доларів.

Дешевші рішення насправді зазвичай єнеинтегрированними системами, які вимагають додаткових модулів або стороннього програмного забезпечення.

Використання кількох програм

Цей спосіб іноді зневажливо називають "клаптевою автоматизацією" (див. рис. 3). Але це одне із найбільш дешевих способів автоматизації управлінського обліку, що дозволяє доповнити інформаційну систему підприємства новими модулями, не ламаючи вже існуючих дисконтних програм. У цьому програми первинного, бухгалтерського і управлінського обліку використовуються незалежно друг від друга, періодично виробляючи між собою передачу і синхронізацію загальних даних.

Основний складністю (щоправда, цілком розв'язуваної) цього методу необхідно створення спеціальних шлюзів експорту-імпорту даних. Переваг у даного способу кілька:

   - безпеку даних - можливість, що це програми зламаються одночасно, досить низька;

   - зручність користувачів - не потрібно переучуватися зі звичним програми;

   - поліпшена функціональність - кожний ділянку відповідає спеціалізована програма.

Насправді застосовуються такі варіанти взаємодії програм:

1. Рух грошей:

   - банківські виписки імпортуються у кожну програму безпосередньо з програми "Клієнт-банк";

   - виписка імпортується в оперативний контур, дерасшифровиваются надходження грошей від покупців. Потім частково розшифрована виписка з оперативного контуру передається в бухгалтерську програму, де конкретизується видаткову частину. Після цього виписка передається з бухгалтерської в управлінську програму, де остаточно розшифровується і виправляється;

   - можливі також комбінації у перших двох методів.

2. Рух товару:

   - з складської програми передаються в бухгалтерську і управлінську програми.

Найчастіше під час імпорту даних використовується метод "згортання" оборотів: якщо керівництво не цікавить, у управлінської програмі інформація за всі покупцям (яких то, можливо тисячі) чи з всієї товарної номенклатурі, те з складської програми переносяться лише підсумкові суми оборотів.

Він може мати ще різновиду, у яких оперативний облік вбудовується в бухгалтерський або управлінський контур. Фактично це означає використання двох програм -оперативно-бухгалтерской і управлінською абооперативно-управленческой і бухгалтерської.

Перший варіант може бути, якщо діє одне юридична особа і бухгалтер готова працювати лише у базі даних із менеджерами. Другий варіант - більш універсальний у планімасштабирования і дозволяє вести окремо кілька бухгалтерських баз даних, не засмічуючи їх непотрібної інформацією.

Як програма безпосередньо для управлінського обліку можна використовувати невеликі зарубіжні комплекси (наприклад,MYOBAccounting,BS/1,Sage) або спеціально налаштовані1С-Предприятие,Инфо-Бухгалтер і навітьAccess. Зокрема, автор використовує при цьому власну конфігурацію 1С: Економіст, створену в програмної середовищі 1С:Бухгалтерии 7.7. Загальна вартість рішень з кількох програм коштує від 1 до 10 тисяч доларів.