Тема 8: Документирование хозяйственной операции.

1. Понятие и функции документов

2. Классификация документов

3. Порядок заполнения и обработки документов. Документооборот

1. Понятие и функции документов

Документ - это оформленное в установленном порядке письменное сведение о совершении хозяйственной операции.

Документ придает юридическую силу хозяйственной операции.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а так же хранение первичных документов определено законом о бухгалтерском учете от 27.04.2007.

В зависимости от содержания хозяйственной операции, назначение документов и их реквизиты могут различаться, но некоторые реквизиты обязательны для всех документов.

Обязательные реквизиты для первичных документов являются:

1. Наименование документа

2. Код формы

3. Дата составления документа

4. Наименование предприятия, которым был составлен документ

5. Содержание хозяйственной операции

6. Должности и фамилии лиц ответственных за правильное оформление хозяйственной информации

7. Подписи ответственных лиц указанных в документе.

При отсутствии одного из перечисленных реквизитов – документ считается недействительным.

Документы составляются в 1 или нескольких экземплярах.

В одном экземпляре составляются такие документы, как кассовые ордера. В нескольких экземплярах составляют налоговые накладные.

Записи первичных документов должны быть составлены шариковыми ручками или в электронном виде. Записи должны быть без помарок с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, а свободные строчки подчеркиваются.

За достоверность содержащихся данных в документе ответственность несут лица, которые подписали этот документ (руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Классификация документов

Документы группируются по следующим признакам:

1. По месту составления:

1. Внутренние

2. Внешние

2. По содержанию:

1. Монетарные – документы, предназначенные для оформления операций с денежными средствами (банковские чеки, приходные и расходные ордера)

2. Материальные – документы, которыми оформляют операции по движению долгосрочных активов, а так же товарно-материальные ценности (акт приема-передачи основных средств, налоговые накладные, приходные и расходные накладные)

3. Расчетные – документы, которые используются для оформления операций между предприятием и отдельными лицами (платежное поручение, платежное требование-поручение, расчетная платежная ведомость)

3. По назначению:

1. Распорядительные – в них содержится приказ или распоряжение для совершения хозяйственной операции (доверенность, платежные поручения, чек на получение денег из банка)

2. Исполнительные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции (расходный кассовый ордер, расходные накладные на отпуск материальных ценностей)

3. Распорядительно-оправдательные (комбинированные)- совмещают обе функции , распорядительную и исполнительную (налоговая накладная)

4. Бухгалтерского оформления – составляется самим бухгалтером (бухгалтерская справка, ведомость расчета износа основных средств)

4. По объему, по степени охвата:

1. Разовые документы- служат для оформления и отражения одной хозяйственной операции (приходные, расходные кассовые ордера, накладные на отпуск материалов со склада)

2. Накопительные – применяются для оформления нескольких однородных хозяйственных операций по мере их совершения (лимитно-заборная карта)

5. По способу составления:

1. Составленные вручную

2. Составляемые машинным способом

6. По способу использования:

1. Обычные

2. Строгой отчетности (налоговая накладная)