10.2.2. Ведение книги учета доходов и расходов в электронном виде. Заверение (регистрация, подписание) книги в налоговом органе

На практике налогоплательщики, применяющие УСН, часто ведут Книгу учета доходов и расходов в электронном виде. И это вполне обоснованно. Ведь и вести электронную Книгу учета доходов и расходов, и вносить в нее уточнения гораздо проще, чем в бумажную.

Тем не менее необходимо соблюдать некоторые правила, предусмотренные п. п. 1.4 и 1.5 Порядка заполнения.

В отличие от бумажной Книги учета доходов и расходов электронную Книгу не надо нигде заверять перед началом ее заполнения.

Однако по итогам каждого отчетного периода (квартала, полугодия, 9 месяцев) и налогового периода (года) вы должны выводить заполненную Книгу учета доходов и расходов на бумагу.

Судя по правилам Порядка заполнения, Книга учета доходов и расходов за I квартал, за полугодие и за 9 месяцев никак не заверяется.

А вот Книга учета доходов и расходов за весь год должна быть заверена как руководителем организации (предпринимателем), так и налоговым органом.

Итак, по окончании налогового периода вы должны распечатать заполненную Книгу учета доходов и расходов за прошедший налоговый период, сшить ее, пронумеровать страницы и указать их количество на последней странице Книги.

А затем Книгу учета доходов и расходов надо заверить у себя и в налоговом органе. Сделать это нужно в том же порядке, что предусмотрен и для заверения бумажной Книги учета доходов и расходов.

Примечание

О том, как заверяется Книга учета доходов и расходов, которая ведется на бумажном носителе, рассказано в разд. 10.2.1 "Ведение Книги учета доходов и расходов в бумажном виде. Заверение (регистрация, подписание) Книги в налоговом органе".

Бумажный вариант электронной Книги учета доходов и расходов представляется для заверения в налоговый орган не позднее срока, установленного для подачи налоговой декларации (абз. 2 п. 1.5 Порядка заполнения) <2>. То есть организации представляют Книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию не позднее 31 марта, а индивидуальные предприниматели - не позднее 30 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. п. 1, 2 ст. 346.23 НК РФ).

--------------------------------

<2> До утверждения Приказа Минфина России от 31.12.2008 N 154н этот же срок заверения "электронной" Книги учета доходов и расходов на бумажном носителе был указан в Письме Минфина России от 30.07.2008 N 03-11-02/85. Правомерность его установления подтвердил Высший Арбитражный Суд РФ в Решении от 26.01.2009 N 16758/08.

Добавим, что Книга учета доходов и расходов должна быть заверена должностным лицом налогового органа при обращении налогоплательщика и в его присутствии. На это указано в п. 02.01.010 Единого стандарта обслуживания налогоплательщиков, утвержденного Приказом ФНС России от 05.10.2010 N ММВ-7-10/478@ (далее - Единый стандарт).

Заметим, что вопрос о необходимости заверять Книгу учета доходов и расходов является неоднозначным.

С одной стороны, такое требование содержит п. 1.5 Порядка заполнения. На этом также настаивает Минфин России (Письмо от 20.07.2011 N 03-11-11/189). Кроме того, ВАС РФ в Решении от 11.09.2009 N 9513/09 и Определении от 22.12.2009 N ВАС-13965/09 установил, что требование об обязательном заверении Книги учета доходов и расходов не противоречит положениям ст. 346.24 НК РФ.

На необходимость заверения Книги учета доходов и расходов указывают и контролирующие органы (Письма ФНС России от 04.05.2011 N КЕ-4-3/7244@, от 02.02.2011 N КЕ-4-3/1459). При этом ФНС России отметила, что налоговый орган обязан заверить Книгу учета доходов и расходов по просьбе налогоплательщика в его присутствии. Даже если деятельность организация фактически не вела и в Книге отсутствуют какие-либо показатели, инспекция не может отказать в заверении Книги.

Примечание

В некоторых случаях налоговые органы при заверении Книги проводят проверку обоснованности включения в нее отдельных доходов или расходов. Эти действия неправомерны. Глава 26.2 НК РФ не предусматривает такой формы контроля. Порядок заполнения (в частности, п. 1.5) и Единый стандарт также не предоставляют налоговым органам подобных полномочий.

Проверка Книги может быть осуществлена в порядке п. 1 ст. 93 НК РФ в ходе камеральной (ст. 88 НК РФ) или выездной налоговой проверки (ст. 89 НК РФ).

Ранее ФНС России придерживалась другого мнения. В Письме от 03.02.2010 N ШС-22-3/84@ указано, что Книга учета доходов и расходов заверяется налоговыми органами только по желанию самого налогоплательщика. Ведь Налоговым кодексом РФ положения о порядке и сроках ее представления не установлены, и налоговые органы не вправе требовать обязательного представления Книги учета доходов и расходов для заверения.

Примечание

Подробнее о том, можно ли налогоплательщика привлечь к ответственности за то, что он не заверил Книгу учета доходов и расходов в налоговом органе, читайте в разд. 10.13 "Штраф (ответственность) за неведение, отсутствие заверения (регистрации) и непредставление налоговому органу Книги учета доходов и расходов".

По нашему мнению, Книгу учета доходов и расходов вам все же лучше заверить в своей налоговой инспекции, чтобы избежать возможных дополнительных вопросов. Например, при проведении проверок.

Добавим, что согласно п. 1.6 Порядка заполнения каждое исправление, которое вы вносите в Книгу учета доходов и расходов, должно заверяться подписью руководителя организации (предпринимателя) и печатью. Очевидно, что при ведении Книги учета доходов и расходов в электронном виде это правило применяется только в тех случаях, когда вы вносите исправления в бумажный вариант Книги, который выводится по итогам отчетного (налогового) периода.

Примечание

О том, как заверяются исправления в Книге учета доходов и расходов, рассказано в разд. 10.2.1 "Ведение Книги учета доходов и расходов в бумажном виде. Заверение (регистрация, подписание) Книги в налоговом органе".