10.2. Способы ведения книги учета доходов и расходов

Книгу учета доходов и расходов можно вести как на бумаге, так и в электронном виде (п. 1.4 Порядка заполнения).

При этом перейти с бумажной формы ведения Книги учета доходов и расходов на электронную вы можете как с начала года, так и в течение налогового периода <1>. Такие разъяснения давал ранее Минфин России в Письме от 16.01.2007 N 03-11-05/4 для Книги учета доходов и расходов, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2005 N 167н.

--------------------------------

<1> Напомним, что налоговым периодом по "упрощенному" налогу является календарный год (п. 1 ст. 346.19 НК РФ), а отчетными периодами - I квартал, полугодие и 9 месяцев (п. 2 ст. 346.19 НК РФ).

Впервые завести Книгу учета доходов и расходов вы должны при переходе на УСН. Впоследствии новую Книгу учета доходов и расходов необходимо заводить на каждый очередной календарный год (п. 1.4 Порядка заполнения).

Кроме того, новую Книгу учета доходов и расходов придется завести и в случае реорганизации, если в результате этой процедуры возникло новое юридическое лицо, которое будет применять УСН (например, при преобразовании). Такую позицию ранее высказывал Минфин России (Письмо от 02.10.2006 N 03-11-04/2/194).

10.2.1. Ведение книги учета доходов и расходов в бумажном виде. Заверение (регистрация, подписание) книги в налоговом органе

Если вы ведете Книгу учета доходов и расходов в бумажном варианте, то вам нужно соблюдать правила, предусмотренные в п. 1.5 Порядка заполнения.

Перед тем как начать вносить в нее данные о доходах и расходах, вам необходимо сделать следующее.

1. Заполнить титульный лист.

Примечание

О том, как это сделать, вы можете узнать в разд. 10.4.1 "Порядок заполнения титульного листа Книги учета доходов и расходов" (если ваш объект налогообложения - "доходы минус расходы") или в разд. 10.6.1 "Порядок заполнения титульного листа Книги учета доходов и расходов" (если ваш объект налогообложения - "доходы").

2. Сшить Книгу учета доходов и расходов и пронумеровать ее страницы. На последней странице прошнурованной и пронумерованной Книги учета доходов и расходов указать количество содержащихся в ней страниц.

3. Заверить (подписать у уполномоченных лиц) Книгу учета доходов и расходов. Делается это в два этапа.

3.1. Сначала руководитель организации (предприниматель) ставит свою подпись на последней странице в месте сшива и ставит печать организации (если речь идет о предпринимателе, то оттиск печати проставляется только при ее наличии).

3.2. Затем Книгу учета доходов и расходов необходимо отнести в налоговую инспекцию по месту учета. На последней странице Книги учета доходов и расходов должностное лицо инспекции ставит свою подпись и заверяет ее печатью налогового органа.

Кроме того, должностное лицо налогового органа проставляет дату заверения и свою подпись на титульном листе Книги учета доходов и расходов.

Добавим, что Книга учета доходов и расходов должна быть заверена должностным лицом налогового органа при обращении налогоплательщика и в его присутствии. На это указано в п. 02.01.010 Единого стандарта обслуживания налогоплательщиков, утвержденного Приказом ФНС России от 05.10.2010 N ММВ-7-10/478@.

Заметим, что вопрос о необходимости заверять Книгу учета доходов и расходов является неоднозначным.

С одной стороны, такое требование содержится в п. 1.5 Порядка заполнения. На этом также настаивает Минфин России (Письмо от 20.07.2011 N 03-11-11/189). Кроме того, ВАС РФ в Решении от 11.09.2009 N 9513/09 и Определении от 22.12.2009 N ВАС-13965/09 установил, что требование об обязательном заверении Книги учета доходов и расходов не противоречит положениям ст. 346.24 НК РФ.

Однако ФНС России в Письме от 03.02.2010 N ШС-22-3/84@ высказала мнение, что Книга учета доходов и расходов должна заверяться налоговыми органами только по желанию самого налогоплательщика. Ведь Налоговым кодексом РФ положения о порядке и сроках ее представления не установлены, и налоговые органы не вправе требовать обязательного представления Книги учета доходов и расходов для заверения.

Примечание

Подробнее о том, можно ли налогоплательщика привлечь к ответственности за то, что он не заверил Книгу учета доходов и расходов в налоговом органе, читайте в разд. 10.13 "Штраф (ответственность) за неведение, отсутствие заверения (регистрации) и непредставление налоговому органу Книги учета доходов и расходов".

По нашему мнению, Книгу учета доходов и расходов вам все же лучше заверить в своей налоговой инспекции, чтобы избежать возможных дополнительных вопросов. Например, при проведении проверок.

И только после этого Книгу учета доходов и расходов можно заполнять.

Имейте в виду, что любую ошибку (даже просто описку) в бумажной Книге учета доходов и расходов исправить непросто. Исправление должно быть подтверждено подписью руководителя организации (предпринимателя) и заверено печатью организации (предпринимателя - при ее наличии). Руководитель также должен проставить дату исправления. Кроме того, любое исправление должно быть обоснованным (п. 1.6 Порядка заполнения).