Практическая работа №10

Excel. Создание и редактирование диаграмм. Анализ диаграмм. Линия тренда.

Цель работы: Изучить основы создания, редактирования и анализа диаграмм.

Создание и редактирование диаграмм. Создайте следующую таблицу:

Номер	Месяц	Прибыль по месяцам (в руб.)	Прибыль по месяцам (в евро)	Курс(евро)
1	янв	458		36
2	фев	256
3	мар	265
4	апр	489
5	май	657
6	июн	254
7	июл	123
8	авг	348
9	сен	965
10	окт	211
11	ноя	364
12	дек	478

Заполните столбец Прибыль по месяцам (в руб.) произвольными данными (12 записей). Столбец Прибыль по месяцам (в евро) заполните с учетом курса евро. Курс евро поместите в ячейку E2 и, используя абсолютную ссылку ($F$2) на эту ячейку, заполните столбец (Прибыль по месяцам (в евро)). Создайте по столбцу (Прибыль по месяцам (в евро)) две диаграммы: одну - гистограмму (вид 1), а другую - график. Первую поместите на том же листе, а вторую - на отдельном листе. Сохраните диаграммы в файле под названием Диаграмма.

Редактирование и анализ диаграмм. Линия тренда. Для гистограммы введите или измените часть параметров. Фон сделайте, синим, а цвет самой гистограммы измените на зеленый. Введите название - Гистограмма 1. Легенду поместите снизу. Для графика также введите или поменяйте часть параметров. Для осей Х и У введите промежуточные линии. Легенду поместите слева, а также включите таблицу данных. Шрифт сделайте оптимальным по размеру. Введите ещё 4 строчки в Вашу таблицу. Добавьте эти данные в гистограмму и график, для чего выделите нужные данные, скопируйте их в буфер обмена. Затем выделите диаграмму и используйте команду Вставить, Аналогичные действия проделайте и для графика. Попробуйте также добавить новые данные (ещё 2 строки) в гистограмму и график, используя команду Добавить данные в меню Диаграмма.

Для графика постройте 5 линий тренда: линейную, логарифмическую, степенную, экспоненциальную и полиномиальную. В параметрах задайте направление прогноза: вперед на 2 периода, а также поставьте галочку поместить на диаграмму величину достоверности аппроксимации. Сравните величину достоверности аппроксимации и выберите наиболее подходящую линию тренда. Сделайте приблизительный прогноз на будущее, используя эту линию тренда.

Вопросы:

1. Как работать с Мастером диаграмм?

2. Как анализировать диаграмму с использованием Линии тренда?

MICROSOFT ACCESS

Одной из современных Систем Управления Базами Данных (СУБД) является Access, входящая в пакет Microsoft Office. Возможности Access достаточно обширны. Вот далеко неполный их перечень: 1) Умение сводить воедино информацию из разных источников. 2) Представление данных в удобном для пользователя виде с помощью таблиц, форм, диаграмм, отчетов. 3) Интеграция с другими компонентами офисного пакета.

Запуск Access осуществляется стандартным образом Пуск  Программы  MS Access.

База данных - это совокупность структурированных данных, относящихся к некоторой предметной области.

Предметная область - это область конкретной практической деятельности. В зависимости от круга рассматриваемых во взаимосвязи объектов и, соответственно, круга решаемых задач предметная область может быть узкой или очень широкой.

Структурирование - это введение соглашений о способах представления данных.

База данных охватывает несколько взаимосвязанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными. Это понятие (relation> - отношение) было введено известным американским специалистом в области систем управления базами данных И.Ф. Коддом. В 2004 г. 35 годовщина с того момента, как И.Ф. Кодд (тогда научный сотрудник корпорации IBM) предложил реляционную модель.

Access относится к реляционным Базам Данных, информация в которых хранится в связанных таблицах. Связь между таблицами осуществляется посредством значений одного или нескольких совпадающих полей. Каждая строка таблицы в реляционных Базах Данных уникальна, и для обеспечения этой уникальности используются ключи, содержащие одно или несколько полей таблицы. Значение ключевого поля (ключа) однозначно определяет запись в таблице. По возрастанию значений ключа СУБД сортирует записи в таблицах. Ключевые поля служат также для связывания таблиц. Ключи хранятся в индексированном (упорядоченном) виде, что обеспечивает быстрый доступ к записям таблицы во время поиска.

Объектами Access являются таблицы, формы, отчеты, макросы и модули. В окне базы данных они отображаются сверху в виде вкладок (рис. 38). В свою очередь они, состоят из надписей, прямоугольников и линий, полей и списков, кнопок, переключателей и флажков, графических и OLE- объектов и т.п.

Рис.38. Окно базы данных.

Одновременно Access может работать только с одной базой данной. Но одна база данных может содержать сотни таблиц, форм, запросов, отчётов, макросов и модулей, которые хранятся в одном файле с расширением mbd (multiple database).

По умолчанию файлы Access сохраняются в папке Мои документы. Если это первый файл базы данных, который Вы сохраняете на данном компьютере, то Access предложит Вам назвать его db1. Если файл с каким именем уже существует, то – db2 и т. д. Впрочем, можно тут же его поменять на любое другое.

Таблица содержит исходные данные. Таблица разбита на строки и столбцы, называемые записями и полями. В каждом поле хранится информация определённого типа. На пересечении строки и столбца располагается значение.

Запрос позволяет осуществить поиск, сортировку и извлечение определённых данных.

Форма обеспечивает возможность ввода и отображения данных в заданном формате.

Отчёт позволяет отображать и печатать отформатированные данные, включая результаты вычислений и итоговые значения.

Макрос включает простые команды для автоматизации выполнения задач без программирования.

Модуль – программа, написанная на языке VBA (Visual Basic Application).

Важное понятие СУБД - это обеспечение целостности данных в базе данных. Этот термин подразумевает, что в СУБД должны иметься средства, не позволяющие нарушать корректность и полноту хранимой информации. Например, СУБД обычно содержат средства поддержания ссылочной целостности. Так, если мы попытаемся в запись таблицы Затраты ввести код объекта 777, а в таблице Объекты еще нет объекта с кодом 777, то СУБД должна воспрепятствовать нашему намерению, если, конечно, мы выбрали соответствующий режим ее работы. Кроме того, когда мы вводим новую запись, СУБД проверяет уникальность ее ключа, обеспечивая целостность таблицы. Наконец, СУБД проверяет целостность значений столбца. Так, если в какой-либо столбец могут входить только целые числа, то при вводе в него буквы или действительного числа, запись не будет включена в таблицу.

О собенности проектирования таблиц. Создание таблицы начинается с определения ее структуры. Новая таблица может быть создана в нескольких режимах работы: в режиме таблицы, конструктора таблиц, мастера таблиц, импорта таблицы из другого приложения, создания связи с другой таблицей. Для этого в диалоговом окне базы данных (вкладка Таблица) необходимо выбрать команду Создать, после чего появится диалоговое окно Новая таблица. В этом окне можно выбрать пять способов создания таблицы (рис. 39):

Рис. 39. Способы создания таблиц.

Рассмотрим первые три способа. Создание таблиц в режиме Таблицы. После выбора этого пункта появится таблица, в которой по умолчанию поля имеют следующие названия: Поле1, Поле2, Поле3 и т. д.

Чтобы изменить название поля, необходимо быстро щёлкнуть 2 раза левой клавишей мыши по названию поля, ввести новое имя и нажать Enter. Следующий этап – заполнение таблицы. При этом Access автоматически определяет типы данных полей по введённым данным. По окончании можно просмотреть таблицу. После просмотра и корректировки нужно закрыть таблицу клавишей . Появится вопрос «Сохранить таблицу?» - нужно выбрать «Да». По умолчанию она сохранится под именем Таблица1 (Таблица2, Таблица3 и т. д.), которые можно тут же изменить. После нажатия кнопки <ОК> таблица будет сохранена. Созданную ранее таблицу можно редактировать. Редактировать можно все поля кроме счётчика, вычисляемых полей (они создаются в формах и запросах) и блокированных полей.

Некоторые сочетания клавиш, облегчающие редактирование данных в таблице:

<Ctrl> + <`> - замена значения значением из предыдущего поля;

<Ctrl> + <Alt> + <Space> - замена значения значением, выбранным по умолчанию;

<Ctrl> + <;> -вставка текущей даты;

<Ctrl> + <:> - вставка текущего времени;

<Ctrl> + <-> - удаление текущей записи;

<Ctrl> + <+> - добавление новой записи.

Мастер таблиц позволяет выбирать готовые структуры таблиц, используемые, как правило, при создании типовых таблиц. После выбора этого варианта создания таблицы на экране будут последовательно появляться диалоговые окна, в которых задаётся следующее:

• Личная или Деловая таблица;

• Название таблицы и соответствующие поля;

• Имя таблицы, ключевые поля, связи между таблицами.

П осле того, как все параметры выбраны, нужно нажать <ОК> – и структура таблицы создана, осталось её заполнить. При заполнении нужно учитывать тип данных, затем сохранить – и структура таблицы готова.

Рис. 40. Конструктор.

Создание таблиц в режиме конструктора.

После выбора этого режима появляется диалоговое окно (рис. 40), которое состоит из 2 частей: область описания полей и область свойств полей. Имя поля и его описание заполняется с клавиатуры. Тип данных выбирается из выпадающего списка.

Правила ввода имени поля:

1. имя может содержать от 1 до 64 символов;

2. имя поля может включать: буквы, цифры и специальные символы;

3. имена полей не включать: запятых (,); восклицательных знаков (!); квадратных скобок ([), (]); надстрочных символов (`);

4. имена полей не должны дублировать имена встроенных функций;

5. имена полей не должны начинаться с пробела.

После ввода имён полей необходимо определиться с типом данных. Access предполагает следующие типы данных:

Текстовый – символьные данные не требующие вычислений. Может содержать до 255 символов.

Мемо – поле предназначено для ввода текстовой информации, содержащей от 256 до 64000 символов. В этом поле находятся не сами данные, а лишь ссылки на блоки, где они хранятся, что ускоряет обработку таблиц.

Числовой – используется для хранения числовых данных. Используется в расчётах. По умолчанию используется подтип Длинное целое.

Дата/Время – позволяет вводить даты с 1 января 100 г. до 31 декабря 9999 г. Хранится в специальном фиксированном числовом формате.

Денежный – точность: целая часть – до 15 знаков, десятичная – до 4 знаков.

Счётчик – автоматически считает записи. Максимальное число записей не должно превышать 2 млрд.

Логический – содержит либо истину, либо ложь.

OLE – может содержать звук, видео, графику. Отображается в форме или отчёте.

Гиперссылка – может содержать до 6144 символов. Ссылается на какой либо файл (на том же компьютере, в локальной сети, в Интернете).

Мастер подстановок, служит для выбора значений из раскрывающегося списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.

Описание поля – необязательный элемент, который используется для напоминания о назначении поля.

Количество свойств полей у разных типов данных разное (максимальное - равно 11). Рассмотрим эти свойства:

Размер поля – это размер текстовой или числовой информации.

Формат поля – изменяет вид данных после ввода значения.

Маска ввода – задаёт шаблон, облегчающий ввод данных в поле.

Подпись – используется для отображения в формах и отчётах альтернативного имени для данного имени поля.

Значение по умолчанию – значение, которое Access отображает автоматически для данного поля. Это может быть выражение, число или текст.

Условие на значение – определяет требование к данным, вводящимся в поле.

Сообщение об ошибке - сообщает о недопустимости введённого значения.

Обязательное поле – определяет, обязательно ли вводить значение в этом поле.

Пустые строки – определяет, возможно ли оставлять поле незаполненным.

Индексированное поле – ограничивает вводимые значения только уникальными.

Сжатие Юникод – нужно выбрать «Да» или «Нет». Если «Да» - то объёмы хранимых данных увеличиваются в два раза, но зато корректно отображаются все символы независимо от используемого языка.

При сохранении структуры таблицы (команда Файл  Сохранить) Access предложит создать первичный ключ, содержащий информацию, однозначно идентифицирующую запись: это не может быть фамилия, имя, город и т. п. Часто наилучшим решением проблемы является создание поля “Код” с типом данных “Счетчик”, и если не указать иного, Access это делает стандартно при сохранении структуры таблицы.

Первоначальный ввод и редактирование данных, как правило, осуществляются в режиме таблицы.

Access допускает ряд изменений внешнего вида таблицы в режиме таблицы: изменение ширины колонки, высоты строки, порядка следования полей, скрытие и фиксацию столбцов, вставку нового поля, изменение шрифтов. Эти действия, а также удаление записей производятся стандартными средствами Windows.

Для поиска определенной записи в небольших Базах Данных удобно пользоваться стандартным средством Windows: Правка  Найти. Искомая информация может быть и не уникальной, например, когда отыскиваются все клиенты, проживающие в одном городе. При поиске могут быть использованы и символы подстановки:

* - любое количество букв, цифр или других символов;

? - любой один текстовый символ;

[] - любой один символ из заключенных в скобки, например, если в образце для поиска задать Снег[ие]рев, будут найдены и Снегирев, и Снегерев;

- - любой символ из диапазона, его следует указывать по возрастанию, т.е. [Е-У], а не [У-Е];

# - любая одна цифра.

Реляционная база данных состоит из нескольких связанных таблиц. Преимуществом установки связей является поддержка целостности Базы Данных данные автоматически защищаются от изменений и удалений тех записей, которые могут нарушить связи между таблицами. Связываемые поля обычно имеют одинаковые имена (это не обязательно), и одинаковые типы данных. Чаще всего связывают ключевое поле одной таблицы с совпадающим полем другой.

Access поддерживает четыре типа отношений между таблицами (его необходимо указывать при установлении связи):

Один-к-одному;

Один-ко-многим;

Много-к-одному;

Много-ко-многим.

Создание и удаление связей осуществляется командой Сервис  Схема данных  Связи. Создание и удаление связей между открытыми таблицами не допустимо, их нужно предварительно закрыть!

В окне “Схема данных” связываемое поле одной таблицы перемещается на соответствующее поле второй таблицы.

В окне “Связи” необходимо установить флажок “Обеспечение целостности данных” и тип отношения (рис. 41) и нажать на кнопку <Создать>. После создания связи в окне “Схема данных” связанные поля будут соединены линией с соответствующими обозначениями.

Рис.41. Создание связей.

Запрос (query – которое происходит от латинского quoerere, которое означало спрашивать или узнавать. Затем оно стало синонимом слов «опрос», «опознание», «вопрос».)

Запрос – это требование предоставить информацию, накопленную в таблицах Access. Запросы обеспечивают доступ сразу к множеству полей и записей одной и более таблиц и отображают данные в заданном порядке, а также производят вычисления с использованием выбранных данных.

Существует 5 основных типов запросов.

Запрос на выборку – самый распространённый тип запроса. Он извлекает данные из одной или нескольких таблиц и отображает в виде набора данных в режиме таблицы, в которой допускаются изменения записей.

Групповой запрос – представляет собой специальную версию запроса на выборку. Позволяет вычислять суммы, подсчитывать количество записей и выполнять расчёты итоговых значений. При выборе этого типа запроса Access добавляет в бланк запроса строчку Групповые операции.

Запрос на изменение – позволяет создавать новые таблицы или изменять данные в существующих таблицах. При этом используются команды: удаление, обновление, добавление.

Перекрёстный запрос – отображает результаты статистических расчётов (такие, как суммы, количество записей и средние значения). Эти результаты группируются по двум наборам данных в формате перекрёстной таблицы. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй – выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.

SQL-запрос. Существует три типа запросов SQL: запрос на объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Создаются эти запросы при помощи специальных инструкций SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов).

Рис. 42. Способы создания запросов.

Для построения запроса в Access могут быть использованы: простой запрос или конструктор. Существует еще несколько способов, но они используются для создания специальных запросов. (рис 42).

Для формирования запроса в окне “Конструктор” необходимо выбрать таблицы для выборки, поля результатов запроса, критерии выборки и упорядочивания данных (сортировка) - это все заносится в бланк запроса (рис. 43).

Запуск запроса на выполнение - команда Запрос  Запуск. Созданный запрос можно использовать и в дальнейшем, для этого нужно ему присвоить имя и сохранить, при этом имя запроса не должно повторять имя таблицы. Этот сохраненный запрос можно в дальнейшем модифицировать.

Рис. 43. Создание запроса в режиме Конструктора.

Критериями могут быть как простейшее точное совпадение значений, так и более сложные условия для работы с текстом, величинами, датами или комбинациями типов данных.

Часто возникают ситуации, когда необходимо задать условия для нескольких полей таблицы или несколько условий для одного поля. Такие запросы называются И-запросами (если запись выбирается в случае выполнения всех условий) или ИЛИ-запрос (запись выбирается при выполнении хотя бы одного из указанных условий). Логическое условие может содержать функции, операторы сравнения, операторы Or, And, Not и скобки для изменения порядка выполнения выражения.

Примеры некоторых типичных выражений, используемых для формирования условий в запросах:

ВЫРАЖЕНИЕ	РЕЗУЛЬТАТ
= Самара	Выбирает только город Самара.
> C	Выбирает все слова, которые начинаются с букв от С до Я.
< С	Выбирает все слова, которые начинаются с букв от А до С.
>= 10	Выбирает числа, большие или равные 10.
Like “До?”	Выбирает слова из трёх букв, две первые из которых «До» (дом, дог и т. д.)
Like “Д”	Выбирает слова, начинающиеся с «Д».
Like “*/1/93”	Находит все записи за январь 1993 г.
Like “[RST]”	Выбирает все слова, начинающиеся на R, S или T.
Like “[!EF]”	Выбирает все слова, не начинающиеся на E или F.
Between 100 and 300	Выбирает числа от 100 до 300 (100 и 300 входят в интервал).

Групповые запросы основываются на групповых операциях. В конструкторе строка Групповая операция отсутствует. Чтобы её активизировать, нужно выполнить Вид – Групповые операции. Всего четыре категории групповых операций.

Группировка. Данная функция используется для указания поля, которое будет использоваться в качестве группирующего.

Выражение. Эта функция служит для указания Access, что необходимо создать поле, значение которого будет вычисляться.

Условие. Эта функция используется для того, чтобы сообщить Access критерии отбора полей для вычислений. При выборе функции Условие вывод на экран данного поля автоматически отключается.

Итоговые функции состоят из 9 функций и позволяют производить вычисления над полями:

Count - количество непустых значений в поле;

Sum – сумма значений в поле;

Avg – среднее значение;

Max – максимальное;

Min – минимальное;

StDev – стандартное отклонение;

Var – дисперсия;

First – значение поля в первой строке таблицы;

Last – значение поля в последней строке таблицы.

Перекрёстный запрос – это выборка данных, записанная в виде двумерной матрицы, которая создана из таблицы Access, содержащей три или четыре поля. Для данного вида запроса строка групповая операция не может быть выключена. Кроме строки Групповая операция появляется строка Перекрёстная таблица, в которой мы задаём параметры для трёх полей: поля заголовка строк, поля заголовка столбцов, поля для выбора значения.

Параметрический запрос – это запрос, при запуске которого пользователю предлагается ввести значение какого-то параметра. Особенно полезны при работе с формами и отчётами. Создание параметрического запроса происходит в несколько этапов:

Выбираются нужные поля.

В строку Условие отбора вводится надпись в квадратных скобках, например: [Введите номер счёта].

Запрос создан. При его запуске будет появляться диалоговое окно с предложением «Введите номер счёта». После ввода номера счёта появится сам запрос, в котором будет содержаться информация только по этому номеру счёта. Если Вы введёте несколько параметров, то они будут предлагать Вам ввести данные слева направо. Вводите один параметр, затем другой.

Access позволяет создавать вычисляемые запросы, отображая в результирующей таблице данные, отсутствующие в исходной таблице. Новое вычисляемое поле создается прямо в свободном поле бланка запроса с помощью выражения. Выражение содержит формулы, в которые могут входить поля, константы, функции, связываемые операторами (+, -, /, *, &, <, >, <>, And, Or, Not, Like, круглые скобки).

Режим формы обеспечивает максимальную гибкость в просмотре. Форма позволяет просматривать все поля по одной записи. Причём при оптимальном расположении полей их может быть порядка ста. Формы особенно удобны для просмотра, ввода, изменения и удаления данных. Кроме того формы можно распечатывать со всеми визуальными эффектами.

Существует 6 типов форм:

• в столбец;

• ленточная;

• табличная;

• главная/подчинённая;

• сводная таблица;

• диаграмма.

Рассмотрим подробнее эти типы форм:

1. В столбец. В этой форме поля упорядочены в виде столбцов. Обычно используется для создания электронного варианта анкет. При этом в форме можно использовать линии, рамки, цвета и специальные эффекты (например, эффект объёма).

2. Ленточная. Здесь возможно представление сразу нескольких записей. Такие поля могут быть представлены переключателями, опциями, кнопками.

3. Табличная. Аналог обычной таблицы.

4. Главная/Подчинённая. Такая форма обычно используется для отображения отношения один ко многим. Сверху представлены записи главной таблицы. Вниз представлена подчинённая таблица, которая содержит одну или несколько многострочных записей.

5. Сводная таблица создаёт сводную таблицу Excel.

6. Диаграмма – создаёт форму с диаграммой.

Создание форм возможно с помощью автоформы, матера форм или конструктора.

Автоформа. Этот способ используется для быстрого создания формы. Чтобы создать форму, нужно:

1. Щёлкнуть по объекту Форма.

2. Выделить таблицу, по которой будет создаваться форма.

3. Щёлкнуть по кнопке <Новый объект> на панели инструментов.

4. Выбрать из списка Автоформа.

Автоформа делится на три типа: в столбец, ленточная, табличная. Как правило, форма, создания в режиме автоформы, требует многочисленных корректировок.

Мастер позволяет в интерактивном режиме, шаг за шагом запрашивая информацию, создавать различные формы. С помощью мастера форма создаётся в несколько шагов. Чтобы перейти к следующему шагу, надо щёлкнуть по кнопе <Далее>, а после последнего шага – по кнопке <Готово>.

Шаг 1. Выбор таблицы и полей.

Шаг 2. Выбор вида формы. Выбирается один из следующих видов: в один столбец, ленточный, табличный, выровненный.

Шаг 3. Выбирается один из следующих стилей формы: диффузный, камень, международный, наждачная бумага, официальный.

Шаг 4. Задаётся заголовок формы, а также выбирается:

- открыть форму для просмотра и ввода данных;

- изменить макет формы.

Конструктор. Процесс создания формы состоит в размещении элементов управления и определении для них свойств, связанных с объектами событий и выполняемых действий. Рассмотрим элементы управления, которые создаются при помощи специальной панели элементов. Чтобы отобразить панель элементов, необходимо выбрать Вид  Панель элементов.

Элементы управления:

1. Надпись служит для отображения текста.

2. Поле – позволяет вводить данные.

3. Группа переключателей – содержит несколько выключателей, переключателей или флажков.

4. Выключатель может находиться в двух положениях: нажатом или отжатом, вверх или вниз. Обычно на него помещают картинки и пиктограммы.

5. Переключатель отображается в виде кружка с точкой внутри, которая обозначает активизацию этого элемента.

6. Флажок может находиться в двух состояниях. Отображается в виде квадратика с галочкой внутри, которая обозначает активизацию этого элемента.

7. Поле со списком – раскрывающийся список значений, в который можно вводить и другие значения.

8. Список - список значений, которые отображаются в форме или отчёте.

9. Кнопка – обычно используется для вызова макроса или программы, написанной на языке VBA для выполнения какого-либо действия.

10. Подчинённая форма – предназначена для отображения ещё одной формы в исходной форме.

11. Набор вкладок – позволяет отображать несколько страниц в виде папки со вкладками.

12. Рисунок отображает на экране растровое изображение.

13. Свободная рамка объекта – содержит объект OLE или рисунок, который не связан с полем таблицы. Кроме того может содержать диаграммы, звук и видеоизображение.

14. Присоединённая рамка объекта содержит объект OLE или рисунок, связанный с полем таблицы.

15. Линия – линия, толщину и цвет которой можно менять. Используется для разделения элементов управления.

16. Прямоугольник – используется для выделения элементов фирмы.

17. Разрыв страницы – в отчётах обозначает начало новой страницы.

Элементы управления делятся на три типа:

• присоединённые – связаны с полем таблицы;

• свободные – не связаны с полем таблицы;

• вычисляемые – созданы на основе функций и формул.

Отчеты используются для представления данных в удобном для просмотра и печати вида. В отчете можно группировать и сортировать данные в любом порядке, получать итоговые значения, помещать в нее графические элементы и содержимое полей Мемо. Access создает четыре типа отчетов:

1. Ленточные - данные распечатываются в виде строк и столбцов с группированием и итогами.

2. Отчеты в столбец - данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков.

3. Отчеты для рассылки – создаются шаблоны писем.

4. Почтовые наклейки – создаются наклейки для конвертов.

Группировка, применяемая для создания отчетов (команда ВидСортировка и группировка), позволяет создавать до 10 уровней вложенности групп. При этом можно печатать текст, идентифицирующий каждую группу, печатать каждую группу с новой страницы, помещать примечания к группам и т.п.

В отчет можно добавлять элементы управления: текущие дату и время, а также вычисляемые элементы: сумму значений набора записей, среднее, минимальное и максимальное значение.

Для создания отчетов в Access используются Мастер отчетов. Конструктор отчетов чаще всего применяется для редактирования и форматирования уже готового отчета.