7. За терміном виконання:

- нетермінові (звичайні, безстрокові) - документи, які розглядають згідно з черговістю надходження;

термінові - документи, термін розгляду яких визначено законом, відповідним правовим актом або адміністрацією, а також документи, що мають позначку "Терміново" або ,Дуже терміново".

8. За ступенем гласності:

- несекретні (звичайні, для службового користування);

- секретні (таємні) або цілком секретні (цілком таємні) - документи цього виду мають спеціальну позначку "Таємно" або , Дуже таємно". Розголошення змісту такого документа призводить до кримінальної відповідальності.

9. За стадіями створення:

- оригінали - основний вид документа, перший і єдиний його примірник;

- копії-це точне відтворення оригіналу. Розрізняють такі види копій: а) відпуск - повна копія відправленого з установи документа, яка залишається у відправника; б) витяг - копія не всього документа, а лише його частини, наприклад, витяг з протоколу; в) дублікат - другий примірник документа, який видають у разі втрати оригіналу, має юридичну силу оригіналу.

10. За складністю:

- прості - містять інформацію з одного питання;

- складні - містять інформацію щодо двох і більше питань,

11. За терміном зберігання:

- тимчасового зберігання-термін зберігання встановлюють у межах 10 років;

- тривалого зберігання - термін зберігання обмежується 10 роками;

- постійного зберігання - для цих документів не існує терміну давності.

12. За технікою відтворення:

- рукописні;

- відтворені механічним способом;

- відтворені електронним способом.

13. За спеціалізацією:

- загальні;

- з адміністративних питань;

- спеціалізовані - сукупність документів, які взаємодіють, створюють цілісність. Виділяють системи документації з фінансових, юридичних, комерційних та інших питань.

Діяльність, що охоплює документування й організацію роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій, називають справочинством, або діловодством. У цій роботі беруть участь усі працівники апарату управління: одні - створюють документи, інші забезпечують їх передавання, треті керуються документами в практичній діяльності.

Реквізити документа

Реквізити — сукупність постійних елементів, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів становить формуляр документів. До елементів документів (реквізитів) належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Реквізит службового документа — це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу та (або) надання юридичної сили. Під час оформлення документів слід дотримуватися головних правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Основні реквізити:

1. Назва організації;

2. Назва виду документа;

3. Дата документа;

4. Реєстраційний індекс документа;

5. Текст документа;

6. Підпис.

Якщо у документі відсутній або невірно оформлений один з цих реквізитів, документ втрачає чинність, не має юридичної сили.