II Методические указания Характеристики проекта
Наличие сложных и многочисленных заданий
Уникальная последовательность событий
Конечность - даты начала и окончания работ установлены
Ограниченность ресурсов и бюджета
Участие большого числа людей, обычно из нескольких функциональных подразделений организации.
Установленный порядок выполнения заданий
Ориентация на достижение конечной цели
Результат - получение конечного продукта или предоставление услуг
Задача или набор рабочих заданий могут быть выполнены одним или несколькими лицами с помощью простого списка, задающего последовательность действий. Но задача превращается в проект, если перечисленные выше факторы начнут доминировать и, как следствие, отдельные сотрудники уже будут не в состоянии выполнить работу в установленные сроки, оставаясь в рамках бюджета, и получить ожидаемые результаты, работая в одиночку.
Этапы управления проектом
Планирование
Планирование - это определение ясных и точных задач (и составляющих их рабочих заданий), служащих для достижения конечной, поставленной цели. Цель может представлять собой решение какой-нибудь проблемы или достижение некоторого состояния или условия, отличного от существующего.
Организация
Кроме организации людей, управление проектом включает в себя подбор необходимых ресурсов (людских, материальных и денежных) для выполнения запланированной работы. Составной частью управления проектом также является создание структуры, требуемой для реализации плана.
Контроль
После объединения всех ресурсов в единую структуру, необходимо осуществлять ее контроль и сопровождение в процессе реализации проекта. Контроль также предполагает определение и создание системы отчетности для предоставления информации о состоянии проекта в заданные моменты его жизненного цикла. Отчеты предназначены не только для отражения хронологии событий, но и для раннего предупреждения случаев и ситуаций, указывающих на отклонения от плана.
Изменения
После обнаружения ситуаций, требующих внесения изменения в план работ, руководитель проекта должен сделать это.
Таким образом, управление проектом рассматривается как метод и набор процедур, основанных на принятых принципах управления, которые используются для планирования, оценки и контроля рабочих заданий, с целью получить желаемый конечный результат в установленные сроки, в рамках выделенных средств и в соответствии с требованиями к проекту.
Рис. 1 Жизненный цикл процесса управления проектом
Осуществление планирования и реализации проекта на основе этих принципов разделено на 5 стадий. Каждая стадия включает в себя конкретные этапы, которые позволяют разбить общий процесс на отдельные процедуры. На рис. 1 представлен поэтапный метод, которым необходимо руководствоваться при разработке процесса управления проектом.
1. Стадия «Определение проекта»
Отчетная документация : «Обзор проекта»
Постановка проблемы
Краткое описание целей, которые преследует проект, является, первым шагом в подготовке его обзора. Проблема (или возможность) – внешние или внутренние условия, которые представляют угрозу для организации или наоборот сулят ей большие выгоды. Например, возникновение необходимости в новых продуктах или услугах, в новых процессах или системах и даже в освоении новых рынков и т.д. Описываются не только необходимость в проекте, но и выгоды, которые организация получит от его реализации. Постановка задачи должна быть краткой, четкой и точной.
Постановка задачи, обоснование необходимости в проекте и описание его возможностей позволяют сформулировать цель проекта. Такая формулировка может быть очень краткой, но точной, например, "Спланировать и провести ежегодное совещание". Постановка цели проекта важна так как: