2.3.2. Изменение трудового договора

Изменение трудового договора оформляется при изменении существенных условий трудового договора, т.е. таких условий, без согласования которых договор не может быть заключен: условия труда и отдыха, условия оплаты труда, права и обязанности работников.

Дополнительное соглашение к трудовому договору, фиксирующее изменение существенных условий труда, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.

Один экземпляр дополнительного соглашения передается работнику, другой хранится у работодателя, срок его хранения на предприятии - 75 лет. Оформляется дополнительное соглашение по аналогии с трудовым договором, в нем предусмотрены следующие реквизиты:

- название документа;

- дата и номер;

- место подписания;

- сведения, позволяющие идентифицировать стороны договора;

- подписи сторон.

2.3.3. Приказы

Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе единоначалия. Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации предприятия или его структурных подразделений, утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и т.п. Приказ обязателен для всех работников данного предприятия и не может содержать положений, противоречащих закону.

Прием на работу, перемещение по службе, увольнение оформляются приказами по личному составу.

Приказы подписывает руководитель предприятия, работник должен быть ознакомлен с приказами под роспись.

Обычно приказы о приеме на работу, переводе, увольнении издаются в одном экземпляре.

Если на предприятии внутренними распорядительными документами предусмотрено, что бухгалтерия принимает только подлинники приказов, то приказ о приеме на работу (переводе, увольнении) издается в нескольких экземплярах: первый экземпляр (оригинал) подшивается в приказы по личному составу, второй экземпляр - в личное дело, третий передается в бухгалтерию, четвертый - работнику. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) Рекомендуется вести учет копий (когда и в какие подразделения направлены). Для этого на оригинале, который подшивается в приказы по личному составу, в левом нижнем углу или на обороте последнего листа делается отметка о количестве выданных копий.

2.3.4. Личная карточка работника

Личная карточка работника - основной документ по учету личного состава, она заводится на всех работников предприятия, принятых на работу на условиях трудового договора независимо от того, является ли работа основной или по совместительству, постоянной, временной или сезонной. Данная карточка ведется на всех предприятиях независимо от форм собственности в продолжение всего периода трудовой деятельности работника на данном предприятии и закрывается при увольнении работника.

С утверждением Правительством РБ Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей ведение личных карточек формы N Т-2, обязательно.

Поскольку названные Правила относятся к актам трудового законодательства, неисполнение отделом кадров их требования о занесении в личную карточку записей, внесенных в трудовую книжку работника, и об ознакомлении работника с каждой внесенной записью квалифицируется как нарушение трудового законодательства, вне зависимости от причин неисполнения (в том числе и в случае неисполнения этого требования по причине отсутствия личных карточек).

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части:

- расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей;

- включения дополнительных строк (включая свободные);

- включения вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Личные карточки заполняются на работников на основании приказа о приеме на работу. В соответствии при заполнении карточки используются сведения из документов, предъявляемых работником: паспорта, трудовой книжки, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, документов воинского учета (для военнообязанных), документа об образовании, а также дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

Личная карточка состоит из 11 разделов.

I. Общие сведения

II. Сведения о воинском учете

III. Прием на работу и переводы на другую работу

IV. Аттестация

V. Повышение квалификации

VI. Профессиональная переподготовка

VII. Награды (поощрения), почетные звания

VIII. Отпуск

IX. Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством

X. Дополнительные сведения

XI. Основание прекращения трудового договора (увольнения).

В каждом из этих разделов есть графы, в которые записываются сведения о работнике.

Правила оформления карточек требуют, чтобы заполнялись все реквизиты, предусмотренные унифицированной формой.

Первичное заполнение личной карточки может производиться различными способами (на компьютере, на пишущей машинке, вручную). Внесение последующих записей осуществляется на пишущей машинке или вручную, так как работник должен быть ознакомлен с каждой записью под расписку, а каждый раз нельзя заново распечатывать форму N Т-2. Вместе с тем ведение электронных копий личной карточки значительно сокращает трудозатраты при составлении различной отчетности.