Завдання, розв'язуваними за допомогою інтранет - систем:

• централізоване зберігання загалькорпоративної інформації й організація оперативного доступу до неї

• організація авторизованого доступу до службової документації компанії

• своєчасне оповіщення співробітників про події усередині компанії

• оперативний доступ до інформації про структурні підрозділи компанії й персонал

• стимулювання ділового спілкування між співробітниками

• організація “зворотного зв'язку” між підрозділами компанії й керівництвом

• централізація й автоматизація типових службових завдань

• підвищення загальної інформаційної прозорості усередині компанії

Структура типового інтранет - порталу.

Перед вами можлива інформаційна структура гіпотетичної, але досить типовий intranet - системи:

• Інформація про компанії.

  Реквізити, схеми проходу/проїзду до офісів, організаційна структура компанії, устав, місія компанії, корпоративний стиль, посадові інструкції й т.д.

• Інформація про співробітників.

 Довідник по співробітниках (телефони, e-mail адреси, ICQ, підрозділ і посада, фотографії), особисті сторінки співробітників, дошка пошани

• Оперативна інформація.

 Оголошення, накази й розпорядження, обов'язкові заходи (планерки, збори й т.д.), стягнення й подяки за результатами звітного періоду, інформаційні огляди, зовнішні й внутрішні курси валют, погода й т.д.

• Корпоративна база знань.

 Стандартні документи й шаблони, внутрікорпоративна довідкова інформація (каталог продукції й прайс-листы, що навчають матеріали), файловий архів (робоча інформація, дистрибутиви програм, музика) і т.д.

• Сервісні механізми.

 Заявки в служби на приобритение товарів (видаткові матеріали, оргтехніка, канцелярія), заявки на виконання робіт, централізований замовлення транспорту, пропусків, кур'єрської доставки, переговірних кімнат, контроль виконання завдань, проекти, фотогалерея, архів ПО, інші службові механізми.

• Спілкування.

Зв'язок з керівництвом компанії, питання-відповідь, відкликання, побажання й пропозиції, поздоровлення й подяки, анкетування, опитування, вікторини, форуми й т.д.

6.3.2. Extranet - системи

Основна функція extranet - систем - надання доступу до формалізованої інформації й корпоративних служб вилученим підрозділам компанії, франчайзи, дилерській мережі, оптовим покупцям і іншим партнерам або клієнтам.

З погляду користувача экстранет - система являє собою невидимий у пошукових машинах корпоративний сайт у мережі Інтернет, доступ до якого мають тільки авторизовані користувачі й/або користувачі з певних IP-адрес. Доступ до системи надається адміністратором за заявкою користувача.

При створенні экстранет - систем пріоритетними є завдання безпеки й розмежування прав доступу до інформації й сервисам. Тому що рівень захисту экстранет - систем звичайно вище, ніж захист звичайного корпоративного сайту, компанія має можливість розміщати в системі закриті корпоративні матеріали й надавати користувачам доступ до сервісних функцій, прямо пов'язаним з діяльністю компанії.

Extranet - системи успішно впроваджені такими великими компаніями як: "ТНК-BP", "ФЕЛІКС", "Ardo", "МТС", "Zebra Telecom", "R-Style", "XEROX Russia", "OTTO", "AGFA Україна" і ін.

Можливі розділи экстранет - системи.

Інформація про компанії.

Загальна інформація, структура підрозділів і контакти, правила й умови співробітництва (дилерський договір, договір франчайзи, корпоративні стандарти, правила, інструкції), оперативна інформація для користувачів системи, навчальні матеріали.

Партнерські сервиси.

Замовлення продукції компанії й рекламних матеріалів, подача заявок на виконання робіт. Звіти партнерів про виконання робіт, bug tracking.

Спілкування й зв'язок.

Доступ до корпоративної електронної пошти, зв'язок з відповідальними особами й керівництвом, рейтинги вилучених підрозділів і франчайзи, опитування, голосування.

Швидка зміна парадигм, методів і коштів в області інформаційних технологій у частини фахівців викликає недовіру до новацій: "Можливо Intranet усього лише черговий хіт сезону або це добре продуманий маркетинговий хід?" Спробуємо розібратися в цьому питанні.

6.4. Intranet-система IntraOffice

Система IntraOffice являє собою повнофункціональне инранет/екстранет рішення, що реалізує єдиний інформаційний простір поверх внутрікорпоративної локальної мережі або за допомогою мережі Інтернет.

IntraOffice - рішення для середніх і великих компаній з розвитий внутрішньою інформаційною структурою. Система дозволяє ефективно вирішувати завдання розподіленого централізованого зберігання, доступу й обміну інформацією, формалізації робочих процедур.

IntraOffice - модульне рішення, основними частинами якого є:

• Авторизація, керування користувачами й розмежування прав доступу, що реалізує високий рівень зашиті інформації й контроль поводження користувача в системі.

• Керування структурою, що забезпечує високий рівень масштабованість й розширюваності.

• Публікація документів, побудована за принципом WYSIWYG, що дозволяє візуально форматувати документи, що публікуються, переносити відформатований текст із інших програм, вставляти в текст зображення, файли й мультимедіа-контент і багато чого іншого.

Великий набір модулів, що підключаються, , таких як «Заявки в служби», «Призначені завдання», «Накази й розпорядження», «Опитування, голосування, форуми», «Проекти» і ін.

Список модулів IntraOffice.

•  Авторизация и разграничение прав доступа.

•  Администрирование.

•  Система управления разделами системы.

•  Публикация документов.

•  Сотрудники.

•  Файловый архив.

•  Заявки.

•  Фотоальбом.

•  Голосования.

•  Поздравления.

•  Вопрос-ответ (обратная связь).

•  Сервисы

(пошук по розділах, карта сайту, курси валют і погода)

•  Додіткові модулі.

Авторизація й розмежування прав доступу

Робота користувача в системі має на увазі однозначну ідентифікацію його системою по уведеному імені користувача й паролю. Авторизація необхідна для розмежування прав доступу до розділів системи, для ідентифікації користувача при перегляді й відправленні повідомлень і роботи користувача зі спеціальними розділами системи.

Передбачено три процедури реєстрації нового користувача:

• самостійна реєстрація нового користувача;

• самостійна реєстрація нового користувача з наступною активізацією його профілю вповноваженим співробітником Компанії;

• реєстрація нового користувача співробітником Компанії, напр. співробітником відділу кадрів.

Вибір процедури реєстрації й редагування профілю користувача залишається на розсуд Замовника.

При необхідності система може підтримувати розмежування доступу до розділів системи. Права доступу підрозділяється на три рівні: відкритий доступ, доступ групам і доступ списку користувачів. Перший рівень означає вільний доступ до інформації всіх авторизованих користувачів системи. Другий рівень групує користувачів по підрозділах і/або посадам. Наприклад, до певного розділу можуть мати доступ тільки користувачі, зареєстровані у відділі "Бухгалтерія" або, тільки менеджери рекламного відділу. Третій рівень має на увазі доступ на рівні перерахування конкретних співробітників або створених груп. Система дозволяє комбінувати перераховані способи. Розмежування прав доступу реалізовано на розділи системи, на документи й конкретні дії в них (додавання, видалення, редагування), і на адміністративні інтерфейси.