2 Способ:

Выделите нужные абзацы и перейдите к вкладке «Разметка страницы»;

В группе «Абзац» в графе «Интервал» задайте нужное значение;

Разбивка абзацев по страницам

При работе с большими документами, бывает нужно задать пропорциональное размещение абзацев текста на страницах. Например, вы пишете документ с большими абзацами, и вам надо, чтобы каждый новый абзац начинался с новой страницы. Для разбивки абзацев по страницам сделайте следующее:

Выделите необходимые абзацы;

Щелкните по выделенному фрагменту правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню, выберите пункт «Абзац»;

В окне «Абзац» перейдите на вкладку «Положение на странице»;

В группе «Разбивка на страницы» выберите нужные пункты:

«Запрет висячих строк» – запрет перехода одной строки на следующую страницу или первой строки на предыдущую;

«Не отрывать от следующего» – запрет перехода следующего абзаца на следующую страницу;

«Не разрывать абзац» – запрет разделения абзаца на две страницы;

«С новой страницы» – вставка разрыва страницы перед абзацем (каждый следующий абзац начинается на новой странице).

Сортировка абзацев

Иногда необходимо отсортировать абзацы, например, когда вы создали список литературы (для контрольной работы или реферата) и его надо отсортировать по алфавиту. Другой пример - когда вы формируете выборку новостей и вам необходимо выбрать статьи и комментарии по дате. Чтобы произвести сортировку, сделайте следующее:

Перейдите на вкладку «Главная» и выделите нужные абзацы;

В группе «Абзац» щелкните по кнопке «Сортировка» и в окне «Сортировка текста» в графе «Сначала по» выберите значение «Абзацам»;

В графе «Тип» выбираем значение «Текст», «Число» или «Дата», в зависимости от того, с чего начинается абзац (с числа, даты или текста);

Задайте направление сортировки – «По возрастанию» (от меньшего к большему), или «По убыванию» (от большего к меньшему);

Щелкните «ОК».

Выделение абзацев с одинаковым форматированием

Этот прием можно применять, когда вы вставляете фрагменты текста с разным форматированием, например, готовите рецензию на новый автомобиль от «Aston Martin» и вам нужно максимум информации с различных сайтов. При этом вы вставляете текстовые фрагменты с сайтов, по мере загрузки (ознакомления) со статьей. Сайты разные и форматирование там тоже разнится, но, к примеру, вы наиболее доверяете паре сайтов, специализирующихся на освещении области автомобилестроения. Соответственно, вам надо найти все статьи с этих сайтов, которые вы скопировали в ваш документ. Сделать это можно, задав в качестве примера всего один абзац – все остальные абзацы с подобным форматированием будут выделены, и вы, например, сможете их перестроить в блок для последующих действий (редактирования, форматирования).

Чтобы выделить абзацы с идентичным форматированием, сделайте следующее:

Выделите абзац с нужными параметрами форматирования;

Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и в контекстом меню наведите курсор на пункт «Стили»;

Во всплывающем меню «Стили» щелкните по пункту «Выделить текст, имеющий такой же формат».

Настройка стиля абзацев по умолчанию

Чтобы использовать определенный стиль абзаца по умолчанию, отличный от базового (стиль «Обычный»), сделайте следующее:

Щелкните вкладку «Файл», затем «Параметры Word», «Дополнительно»;

В группе «Параметры правки» в пункте «Стиль абзаца по умолчанию» выберите нужный стиль;

Щелкните кнопку «ОК».

11. Структурные области: раздел, страница, поле, колонка текста.-

12. Понятие Колонтитулов и основные операции по работе с ними.

Колонти́тул (фр. colonne — столбец и лат. titulus — надпись, заголовок) — строка, расположенная на краю полосы набора, и содержащая заголовок, имя автора, названия название произведения, части, главы, параграфа и т.д. Размещается на всех страницах печатного издания, за исключением титульных листов, выходных данных, страниц и вклеек, заполненных иллюстрациями, а также начальных и спусковых полос. Также колонтитул может отсутствовать на левых страницах.

Традиционно применяется верхний колонтитул, располагающийся над основным текстом, но иногда применяют боковой и нижний колонтитулы.

Вставка и изменение колонтитулов

В документе можно использовать готовые колонтитулы, которые легко поддаются изменению. Кроме того, можно создать собственные колонтитулы, содержащие эмблему компании и имеющие уникальный вид, а затем сохранить их в коллекции.

Добавление одного колонтитула для всего документа

Щелкните нужный вариант верхнего или нижнего колонтитула.

Этот колонтитул будет вставлен на каждой странице документа.

Примечание При необходимости можно изменить формат текста колонтитула, выделив нужный текст и воспользовавшись параметрами форматирования, доступными на мини-панели инструментов.

Вставка в колонтитул текста или графики с сохранением в коллекции

Выберите команду Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

Вставьте текст или рисунок.

Для сохранения созданного колонтитула в коллекции параметров колонтитулов выделите текст или изображения в колонтитуле, а затем выберите команду Сохранить выделенный фрагмент как новый верхний колонтитул или Сохранить выделенный фрагмент как новый нижний колонтитул.

Изменение верхнего и нижнего колонтитулов

Щелкните нужный вариант верхнего или нижнего колонтитула в коллекции.

Вид колонтитула будет изменен во всем документе.

Удаление колонтитулов с титульной страницы

Установите флажок первой страницы в группе Колонтитулы.

Колонтитулы будут удалены с титульной страницы

Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц

Иногда в колонтитулах нечетных страниц указывается заголовок документа, а в колонтитулах четных страниц — заголовок главы.

На вкладке Макет страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна Параметры страницы, а затем щелкните вкладку Макет.

Установите флажок четных и нечетных страниц.

Теперь можно вставлять верхний или нижний колонтитул для четных и нечетных страниц.

Изменение содержимого колонтитулов

Для изменения колонтитула выделите текст и внесите в него исправления или измените его формат, используя параметры мини-панели инструментов. Например, измените шрифт, стиль или цвет шрифта.

Совет В режим разметки можно быстро переключаться между колонтитулами и основным текстом документа. Для этого дважды щелкните затененный колонтитул или основной текст документа.

Удаление колонтитулов

Щелкните в любом месте документа.

Выберите команду Удалить верхний колонтитул или Удалить нижний колонтитул.

Колонтитулы будут удалены во всем документе.

Работа с колонтитулами в документе с несколькими разделами

В документе, разбитом на раздел, можно вставлять, изменять и удалять колонтитулы отдельно для каждого раздела. Кроме того, можно использовать одинаковые колонтитулы для всех разделов. Если неизвестно, имеются ли в документе разделы, нажмите кнопку Черновик в строке состояния. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Переход. Выберите значение Раздел, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к разрывам разделов в документе.

Для создания разрыва раздела щелкните в документе место, где он должен будет находиться. На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы.

Создание разных колонтитулов для нескольких разделов документа

Щелкните раздел, для которого необходимо создать другой колонтитул.

Выберите команду Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул.

На вкладке Колонтитулы в группе Переходы нажмите кнопку Связать с предыдущим для разрыва связи между колонтитулами текущего и предыдущего разделов.

В Microsoft Office Word 2007 надпись Как в предыдущем в правом верхнем углу колонтитула не отображается.

Измените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела.

Использование одинаковых колонтитулов во всех разделах документа

Дважды щелкните колонтитул, который необходимо заменить колонтитулом предыдущего раздела.

На вкладке Колонтитулы в группе Переходы нажмите кнопку Предыдущий или кнопку Следующий для перехода к колонтитулу, который требуется изменить.

Нажмите кнопку Связать с предыдущим для создания связи колонтитулов в текущем разделе с колонтитулами, находящимися в предыдущем разделе.

В Office Word 2007 будет выведен запрос на удаление текущих колонтитулов и создание связи с колонтитулами в предыдущем разделе. Нажмите кнопку Да.

13. Форматирование разделов. Атрибуты форматирования разделов.

Для изменения разметки и форматирования одной или нескольких страниц документа используются разрывы раздела. Например, можно разметить часть страницы с одной колонкой как имеющую две колонки, разделить главы документа так, чтобы нумерация страниц для каждой из глав начиналась с 1, или задать разные колонтитулы для различных разделов документа.

Типы разрывов разделов

Разрывы разделов позволяют изменить разметку или формат части документа. Для изменения доступны следующие параметры:

Поля

Размер и ориентация бумаги

Источник бумаги для принтера

Границы страницы

Вертикальное выравнивание текста на странице

колонтитулы

Колонки

Нумерация страниц

Нумерация строк

Сноски

Примечания

Разрыв раздела определяет форматирование текста в предыдущем разделе. При удалении разрыва раздела вместе с ним удаляется форматирование текста в разделе перед ним. Этот текст становится частью следующего раздела и принимает соответствующее форматирование. Например, если разделить документ на главы с помощью разрывов разделов, а затем удалить разрыв раздела в начале главы 2, главы 1 и 2 будут объединены в один раздел с форматированием, заданным для главы 2.

Разрыв раздела, определяющий форматирование последней части документа, не отображается. Для изменения форматирования документа щелкните последний абзац документа.

В приведенных ниже примерах представлены типы разрывов разделов, которые можно вставить в документ. (На рисунках разрыв раздела отображается двойной пунктирной линией)

Для начала нового раздела со следующей страницы выберите команду Следующая страница. Такой тип разрыва раздела особенно полезен в тех случаях, когда требуется начать новую главу.

Для начала нового раздела на той же странице выберите команду Продолжить. Этот тип разрыва раздела используется для изменения форматирования на текущей странице, например, числа колонок.

Для начала нового раздела со следующей четной или нечетной страницы выберите команду С четной страницы или С нечетной страницы. Если необходимо, чтобы главы документа всегда начинались с четной или нечетной страницы, используйте параметры начала разделов С нечетной страницы или С четной страницы.

Изменение разметки и форматирования документа

Выберите место, с которого будет начинаться текст с другим форматированием.

Можно выбрать часть документа, вставив два разрыва раздела в ее начале и конце.

На вкладке Макет страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы.

В группе Разрывы разделов выберите тип разрыва раздела, соответствующий необходимым изменениям формата.

Например, при разделении документа на главы, может потребоваться начинать каждую из них с нечетной страницы. В этом случае в группе Разрывы разделов следует выбрать параметр С нечетной страницы.

14. Атрибуты форматирования страницы. Ориентация листа.

Атрибуты – поля, ориентация, размер бумаги, колонки, разрывы, номер строк, расстановка переносов

Для всего документа или для его части можно выбрать либо книжную (вертикальную), либо альбомную (горизонтальную) ориентацию страниц. При изменении ориентации страниц коллекции готовых страниц и обложек также изменяются в соответствии с вновь выбранной ориентацией страниц.

Предполагаемое действие

Изменение ориентации страниц во всем документе

Применение книжной и альбомной ориентации страниц в одном документе

Изменение ориентации страниц во всем документе

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Ориентация.

Выберите вариант Книжная или Альбомная.

В начало страницы

Применение книжной и альбомной ориентации страниц в одном документе

Выделите страницы или абзацы, к которым нужно применить книжную или альбомную ориентацию.

Примечание Если для изменения ориентации страницы выделена только часть текста на ней, то выделенный фрагмент будет помещен на отдельной странице, а окружающий текст — на других.

На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы нажмите кнопку Поля.

Выберите команду Настраиваемые поля.

На вкладке Поля выберите вариант альбомная или книжная.

В списке Применить выберите вариант к выделенному тексту.

Примечание Перед фрагментом текста с новой ориентацией страниц и после него будут автоматически вставлены разрыв раздела. Если документ уже разбит на разделы, можно щелкнуть в любом месте нужного раздела (либо выделить их несколько), а затем изменить ориентацию страниц только в выбранных разделах.

15. Текстовые таблицы. Основные понятия.

16. Редактирование таблицы.

17. Форматирование таблицы.

Таблица Word состоит из строк и столбцов ячеек. Таблицы Word могут содержать цифры, текст и рисунки. Таблицы Word используются для упорядочения и представления данных. Они позволяют выстроить числа в столбцы, а затем отсортировать их, а также выполнить различные вычисления.

Границы и линии сетки

Таблица Word имеет границу в виде тонкой сплошной линии черного цвета. Граница сохраняется при печати, а в случае удаления границы линии сетки отображаются на экране. Удаление (восстановление) границы осуществляется командой Формат / Границы и заливка, на вкладке Границы или командой Внешние границы на панели инструментов. Линии сетки не печатаются, но их тоже можно удалить (восстановить) командой Таблица / Скрыть сетку (Отображать сетку).

Концевые символы

Символ ячейки и символ строки являются непечатаемыми знаками, которые обозначают, соответственно, конец ячейки и конец строки.

Поля ячеек и интервалы между ячейками

Поля ячеек – это расстояние между границей ячейки и текстом внутри ячейки. Интервалы между ячейками и поля ячеек можно изменить в окне диалога Параметры таблицы, которое можно вызвать командой Таблица / Свойства таблицы, нажав кнопку Параметры.

Маркер перемещения и маркер изменения размера таблицы

Маркер перемещения таблицы служит для перемещения таблицы в другое место страницы, а маркер изменения размера таблицы позволяет изменить размер таблицы.

Создание таблицы Word

Создание новой таблицы Word можно осуществить тремя способами:

нарисовать;

вставить;

создание на основе существующих данных (текста, чисел).

1. Нарисовать (создать) таблицу Word

Для создания таблицы Word со сложным заголовком целесообразно использовать способ Нарисовать таблицу. Для этого надо выбрать команду Таблица / Нарисовать таблицу. Появится плавающая панель инструментов Таблицы и границы. С помощью этой панели можно создать таблицу и осуществить ее редактирование и форматирование.

2. Вставка (создание) таблицы Word

Чтобы быстро создать простую таблицу в Word, необходимо воспользоваться командой Таблица/Вставить/Таблица. Появится диалоговое окно Вставка таблицы.

В этом окне можно задать размер (количество столбцов и строк), установить Автоподбор ширины столбцов, выбрать один из вариантов Автоформатирование. Установив флажок По умолчанию для новых таблиц, можно сохранить выбранный формат и в дальнейшем использовать его по умолчанию.

3. Преобразование существующего текста в таблицу

При преобразовании текста в таблицу необходимо указать, в каком месте должен начинаться каждый столбец. Для этого используют символы разделителей. В качестве разделителя может быть выбран знак абзаца, знак табуляции, точка с запятой или другой.

Ввод текста в ячейку

Для ввода текста в ячейку, необходимо щелкнуть на ячейке и ввести текст с клавиатуры или вставить из буфера обмена при копировании текста. Если текст не помещается в строке , то он переносится на другую строку и увеличивает высоту строки.

Для изменения ориентации текста в ячейке необходимо установить курсор в ячейку и в меню Формат выбрать команду Направление текста. Для изменения выравнивания текста в ячейке на панели инструментов Таблицы и границы выберите параметр выравнивания по вертикали и горизонтали.

Для перемещения, копирования и удаления текста в ячейках необходимо выделить этот текст. Выделенный текст можно удалять клавишей Delete или Backspace, а также копировать и перемещать как с помощью буфера обмена, так и методом перемещения при помощи мыши (при нажатой левой или правой клавиши).

Форматирование текста в ячейках осуществляется методами форматирования обычного текста. Добавить текст перед таблицей в начале страницы можно, если установить курсор в начале первой строки и нажать клавишу Enter.

Редактирование таблиц Word

К операциям редактирования таблиц Word относится:

вставить и удалить строки и столбцы;

объединить и разбить ячейки;

разбить таблицу.

Для редактирования элементов (ячеек, строк, столбцов) необходимо выделить эти элементы, а затем использовать меню Таблица или контекстное меню. Для форматирования таблицы используется команда Автоформат в меню Таблицы, а также панель инструментов Таблицы и границы.

Электронные таблицы Word

С помощью таблиц Word можно решить некоторые задачи, которые характерны для электронных таблиц. К этим задачам относятся различные вычисления и сортировка элементов таблицы. Эти задачи выполняются командами Сортировка и Формула в меню Таблицы.

Рассмотрим способы вычислений в таблице Word:

Сумма строки или столбца чисел:

выделить ячейку, в которой будет отображаться сумма;

в меню Таблица необходимо выбрать команду Формула;

если выделенная ячейка находится в самом низу столбца чисел, Word выводит формулу =SUM(ABOVE), а если выделенная ячейка находится с правого края строки чисел, Word предлагает формулу =SUM(LEFT).

Выполнение вычислений в таблице Word:

выделить ячейку, в которую будет помещен результат;

в меню Таблица необходимо выбрать команду Формула;

если Word предлагает формулу, которая не подходит для вычислений, то ее необходимо удалить;

в списке "Вставить функцию" выберите функцию. Для ссылки на ячейки введите в формулу адреса этих ячеек в скобках, например для суммирования содержимого ячеек B5 и C7 введите формулу =SUM(b5,c7).

При изменении ссылок на ячейки результаты вычислений можно обновить, выделив поле и нажав клавишу F9

18. Диаграммы. Основные понятия

19. Редактирование, форматирование диаграммы. Типы диаграмм.

На диаграммах данные отображаются в графическом формате. Это может помочь вам и вашей аудитории визуально представить отношения между данными. При создании диаграммы доступно множество типов диаграмм (например, гистограмма с накоплением или трехмерная разрезанная круговая диаграмма). После создания диаграммы ее можно настроить, применив экспресс-макеты или стили.

Элементы диаграммы

Диаграмма содержит несколько элементов, таких как заголовок, подписи осей, условные обозначения и линии сетки. Вы можете скрыть или показать эти элементы, а также изменить их расположение и форматирование.

Создание диаграммы

В меню Вид выберите пункт Разметка страницы.

На вкладке Диаграммы в группе Вставка диаграммы выберите тип диаграммы, а затем — диаграмму, которую нужно добавить.

При вставке диаграммы в приложение Word или PowerPoint открывается лист Excel с таблицей образцов данных.

В приложении Excel замените образец данных данными, которые нужно отобразить на диаграмме. Если эти данные уже содержатся в другой таблице, их можно скопировать оттуда и вставить вместо образца данных. Рекомендации по упорядочиванию данных в соответствии с типом диаграммы см. в таблице ниже.

Диаграмма с областями, линейчатая диаграмма, гистограмма, кольцевая диаграмма, график, лепестковая диаграмма или поверхностная диаграмма

Пузырьковая диаграмма

Круговая диаграмма

Биржевая диаграмма

X Y (точечная) диаграмма

Чтобы изменить число строк и столбцов, включенных в диаграмму, наведите указатель мыши на нижний правый угол выбранных данных, а затем перетащите угол, чтобы выбрать дополнительные данные. В приведенном ниже примере таблица расширяется, чтобы включить дополнительные категории и последовательности данных.

Чтобы увидеть результаты изменений, перейдите к приложению Word.

Примечание При закрытии документа Word с диаграммой таблица данных Excel для этой диаграммы закроется автоматически.

20. Вставка рисунков и других графических объектов.

В документах Word могут быть использованы два типа графических изображений:

рисунки;

графические объекты.

Рисунки импортируются из файлов, созданных другими программами (не программой Word), а графические объекты можно создавать самостоятельно с помощью встроенных в Word средств (встроенным редактором графических объектов).

Графические объекты в Word

Графические объекты: это любой нарисованный или вставленный объект, который можно редактировать и форматировать с помощью панели инструментов рисования (встроенным редактором графических объектов). Эти объекты являются частью текстового документа.

Автофигуры являются векторными рисунками. Векторные рисунки создаются из линий, кривых, прямоугольников и других объектов. Векторные рисунки сохраняются в формате приложения, в которых они создавались.

К графическим объектам в Word относятся:

Автофигуры.

Объекты Надпись.

Объекты WordArt.

Рисунки в Word

Рисунки в Word являются изображениями, созданными из другого файла. Рисунки можно вставлять в документы Word, применив следующие методы: копирование, внедрение или связывание.

К рисункам в Word относятся: точечные рисунки, сканированные изображения, фотографии и картинки. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые инструменты панели инструментов Рисование.

Точечные рисунки (растровые рисунки) – это рисунки, образованные набором точек. Точечные рисунки создаются в таких графических редакторах, как Microsoft Paint. К точечным рисункам относятся все сканированные изображения и фотографии. Точечные рисунки часто сохраняются с расширением BMP, PNG, JPG или GIF.

Вставка распространенных графических форматов файлов (формат файла обозначается расширением имени файла) в документ производится напрямую или с использованием специальных графических фильтров.

Типы графических файлов, поддерживаемые Word:

Enhanced Metafile (.EMF).

Graphics Interchange Format (.GIF).

Joint Photographic Experts Group (.JPG).

Portable Network Graphics (.PNG).

Точечные рисунки Microsoft Windows (BMP, RLE, DIB).

Метафайлы Microsoft Windows (.WMF).

Tagged Image File Format (.TIF).

Encapsulated PostScript (.EPS).

В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в составе Clip Gallery. В коллекции клипов содержится набор картинок, относящихся к Microsoft Word. Большинство картинок выполнено в формате метафайла.

Кроме того, в Windows существует технология, позволяющая одним приложениям использовать информацию, создаваемую и редактируемую другим приложением. Называется эта технология OLE – объектное связывание и встраивание.

Для связывания и внедрения используется либо часть объекта, либо весь документ полностью. Вставка различных графических изображений из различных графических редакторов осуществляется командой Вставка / Объект, откроется окно диалога Вставка объекта. Для вставки нового рисунка (объекта) в документ Word используют вкладку Создание, а для вставки существующего рисунка – вкладку Создание из файла.

Импортирование графики в документ Word

Вставка рисунка в документ Word из другой программы (из файла)

Для вставки содержимого графического файла необходимо выполнить:

щелкнуть место вставки рисунка;

в меню Вставка выбрать команду Рисунок, а затем — команду Из файла…;

выбрать рисунок, который следует вставить;

дважды щелкните рисунок, который следует вставить.

Копирование графики из другой программы:

Выделите графический объект в другой программе и выполните команду копирования в буфер обмена одним из способов.

Укажите курсором место вставки рисунка в документе WORD.

Выполните в WORD команду Правка – Вставить или Правка – Специальная вставка.

Выберите из списка "Как:" необходимый формат данных. Можно выбрать любое значение, кроме того, в которое входит слово объект, так как в этом случае произойдет внедрение данных.

Вставка рисунка или картинки из коллекции в документ Word:

Укажите место вставки рисунка или картинки.

В меню Вставка выберите команду Рисунок или Нажмите кнопку Добавить картинку на панели инструментов Рисование, а затем в Области задач выберите раздел Упорядочить картинки. Появится окно Избранное – Коллекция картинок, в котором необходимо выбрать нужную категорию в Коллекции Microsoft Office.

Выделите нужный рисунок, а затем выберите команду Копировать в появившемся меню, после этого нажмите кнопку Вставить на панели инструментов.

После завершения работы с коллекцией нажмите кнопку Закрыть в окне Избранное – Коллекция картинок.

Вставка рисунка со сканера в документ Word

Сканирование и вставка рисунка в документ Word

Для выполнения этой процедуры к компьютеру должно быть подключено устройство (сканер или цифровая камера), поддерживающее протокол TWAIN. Кроме того, на компьютере должно быть установлено программное обеспечение, поддерживающее протокол TWAIN.

Настройка изображения в документе Word

Рисунки, созданные из другого файла, включают точечные рисунки, сканированные изображения и фотографии, а также картинки. Для изменения рисунков служат панель инструментов Настройка изображения и некоторые кнопки панели инструментов Рисование.

При выделении рисунка на экран выводится панель инструментов Настройка изображения с инструментами, позволяющими обрезать рисунок, добавить к нему границу или изменить его яркость и контраст и т.д.

Рис. 1.

Создание графических объектов в документе Word

Графический редактор Word, позволяет быстро строить несложные рисунки. Возможности, предоставляемые редактором рисунков, очень похожи на средства, имеющиеся в любом другом графическом редакторе. Для редактирования объектов и изменения их цветов, заливок, границ и других параметров, служит панель инструментов Рисование.

Рис. 2.

Процесс создания рисунков из графических объектов состоит из трех основных действий:

Вставка рисованных объекты в документ.

Рисование или выполнение определенных действий (например, перемещение рисованных объектов по документу, группировка, порядок и т.д.).

Изменение рисованных объектов (например, изменение размеров, угла поворота и т.д.).

Средняя группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для вставки разнообразных графических объектов:

автофигуры;

линии;

стрелки;

прямоугольник;

овал;

надпись;

добавить объект WordArt.

Рис. 3.

Существует три основные категории графических объектов, создаваемых средствами Word:

Автофигуры – это стандартные графические объекты.

Объект WordArt служит для создания фигурного текста.

Объект Надпись служит для нестандартной вставки небольших текстов. Кнопка с изображением текста и буквицы А, которая активизирует этот объект, находится на панели Рисование.

После вставки графических объектов в документ осуществляется процесс рисования. Для рисования или работы с графическими объектами предназначена группа кнопок: Рисование и Выбор объектов.

Рис. 4.

В процессе действий (группировать, порядок, перемещение, изменение размеров и угла поворота, привязка, расположение текста в объектах и т.д.) создается рисунок.

Основной принцип работы с графическими объектами тот же, что и при работе с текстом документа: сначала следует выделить объект, а затем выполнить с ним некоторые действия.

Изменение цвета и типа графических объектов.

Группа кнопок на панели инструментов Рисование предназначена для изменения цвета и узора заливки графических объектов, цвета и типа линий, цвета шрифта, а также для придания объекту эффекта тени или объема

Рис. 5.

Форматирование надписей, картинок и рисунков

Диалоговое окно формат. Диалоговое окно формат предполагает наиболее полные возможности для форматирования графических объектов.

Для того чтобы активизировать окно диалога Формат, необходимо выполнить следующие действия:

Выделить объект, щелкнув на нем. Чтобы выделить объект, располагающий позади текста, нужно сначала щелкнуть на кнопке Выбор объектов панели инструментов Рисование.

Выбрать из меню Формат команду Автофигура, Надпись, Рисунок, Объект WordArt. Название команды зависит от типа выделенного объекта. Откроется диалоговое окно Формат. Название окна будет соответствовать типу выделенного объекта.

На вкладках диалогового окна необходимо выбрать параметры форматирования:

Цвета и линии: выбор стиля обтекания и выбор цвета и способа заливки, цвета, типа и толщины линии.

Размер: изменение размера, масштаба и угла поворота.

Положение: выбор стиля обтекания и выравнивания по горизонтали.

Рисунок: только для рисунков – обрезка рисунков, выбор их цвета, яркости и контрастности.

Надпись: только для надписи – изменение полей между текстом и рамкой надписи.

21. Вставка надписи.

Итак, чтобы разместить текст в особой, независимой области в документе, нужно:

Поместить текст в буфер обмена, например, нажав Ctrl+C.

Установить курсор в начало документа.

На вкладке вставка нажать кнопку Вставка-Надпись.

В выпадающем списке встроенных надписей выбрать ту, которая подходит по дизайну документа.

Мы для примера выбрали Современную боковую полоску.

Давайте рассмотрим нашу вставленную надпись: надпись содержит какой-то пояснительный текст, этот текст нам не нужен. Для дальнейшей работы нам нужно удалить этот текст и разместить свой, заранее подготовленный. Итак, теперь мы

нажимаем Delete, т.к. текст в рамке уже выделен;

вставляем свой текст из буфера обмена (Ctrl+V).

22. Серийная рассылка писем.

Слияние

Серийное письмо представляет собой документ, содержащий постоянный текст и поля подстановки, заполняемые из источника данных (базы данных).

Серийное письмо состоит из трёх файлов:

Основное письмо – неизменяемая часть

Источник данных – данные для подстановки

Результат слияния – документ, объединяющий основное письмо и источник данных. Количество экземпляров в серийном письме соответствует количеству отобранных для объединения записей.

Сервис – Письма и рассылки – Слияния…

Этапы создания серийного письма

Выбор типа документа

Выбор документа

ü Текущий

ü Шаблон

ü Существующий

Выбор получателей

ü Создание списка

ü Использование списка

ü Контакты OutLook

Создание основного письма

Объединение основного письма и источника данных

Выбор документа и его типа

1 действие 2 действие 3 действие

Создание источника данных

Открывается пустая форма

Заполнить поля формы или нажать кнопку Настройка… для переименования, добавления, удаления или изменения порядка следования

Удалить лишние поля, добавить новые и изменить порядок следования позволяет окно настройки списка адресов

Для внесения изменений в базу данных нажать кнопку Изменить…

Примечание:

Поля Фамилия и Имя содержат данные в именительном падеже

Поля Фамилия2 и Имя2 содержат данные в дательном падеже, которые необходимы для правильного обращения в тексте письма

Создание основного письма

Набрать текст письма

Директору «Организация»

Г. «Фамилия2»

Уважаемый «Обращение» «Имя» «Фамилия» приглашаем Вас посетить нашу выставку. Время работы с 10:00 до 20:00. Выставка проходит в Конногвардейском манеже. Запись по телефону 123-45-67 в удобное для Вас время.

С Уважением Ген.Директор Иванов И.И.

Для вставки данных из источника данных нажать кнопку Вставить поле слияния и выбрать необходимое поля для включения соответствующего значения в создаваемый документ

Для вставки вежливого обращения к мужчине или женщине использовать поле Word IF-THEN-ELSE, выбрав из списка Добавить поле Word

Для просмотра результата слияния можно воспользоваться кнопкой “поля/данные” и кнопками перехода по записям

Для редактирования базы данных используется кнопка Адресаты слияния

Ссылка Изменить список… позволяет открыть окно базы данных для отбора необходимых записей для внедрения в серийные письма

Кнопка Исключить получателя

23. Стили. Прямое и стилевое форматирование.

24. Использование готовых стилей. Настройка стиля. Создание стиля.

Стиль форматирования — набор элементов форматирования (шрифта, абзаца и пр.), имеющий уникальное имя. Любой абзац документа Word оформлен определенным стилем, стандартным или пользовательским.

В Word существует четыре основных вида стилей:

стили символов;

стили абзацев;

стили таблиц;

стили списков.

Стилевое форматирование имеет ряд преимуществ перед ручным:

экономит время. Применить стиль как набор элементов форматирования значительно быстрее, чем применять их один за другим.

способствует единообразию оформления документа. При ручном форматировании одинаковые по смыслу форматирования разделы могут отличаться своими форматами, применение стиля же вносит строгость в оформление документа.

позволяет быстро изменить вид отдельных элементов во всем документе. В этом случае достаточно внести изменения в стиль, и оформление вступит в силу во всем документе.

Стили абзацев обычно объединяют элементы форматирования символов и абзацев и определяют вид абзаца. При этом должны быть заданы все элементы форматирования для абзаца.

Стили символов содержат один или несколько элементов форматирования, не требуя полного определения всех элементов форматирования для символа.

К одному и тому же тексту может быть применен стиль абзаца, стиль символов и ручное форматирование. Они выстраиваются в определенную иерархию: ручное форматирование имеет преимущество перед символьным, а стиль символов имеет преимущество перед стилем абзаца.

Если стиль необходимо применить к одному абзацу, то достаточно установить курсор в любое место этого абзаца или выделить необходимый фрагмент.

Стиль можно применить одним из способов.

Панель инструментов Форматирование, список Стиль, выбрать нужный стиль.

Панель задач Стили и форматирование, выбрать нужный стиль (для отображения панели задач использовать меню Формат ==> Стили и форматирование (рис. 1)).

Установить курсор в абзац-образец, щелкнуть кнопку на панели инструментов Стандартная, применить стиль по образцу к нужному абзацу, переместившись к нему.

Используя панель задач Стили и форматирование, можно выделить все фрагменты, имеющие одинаковый стиль форматирования. Это можно сделать, например, так. Установить текстовый курсор в абзац, имеющий нужное форматирование (стиль отобразится в окне Форматирование выделенного текста панели задач), после чего выбрать на панели задач Выделить все, затем выполнить с выделенным текстом необходимое действие. Можно также использовать контекстное меню.

Стандартные стили. Стили как средство создания структуры документа

Чаще всего новые документы создаются на основе шаблона normal.dot, который уже содержит предопределенные стили. Перечислим группы этих стилей.

Стили заголовков. Для поддержки многоуровневой структуры документа используются заголовки различных уровней. Для того, чтобы в дальнейшем можно было автоматизировать составление оглавления или содержания, заголовки необходимо форматировать именно с помощью стилей, соблюдая иерархию. Заголовок при этом рассматривается как абзац.

Стили текста. Наиболее распространенными являются стили Обычный и Основной текст, а также их модификации.

Стили списков. Позволяют быстро придать оформление маркированным и нумерованным спискам. Стандартный набор состоит из достаточно ограниченного набора таких стилей, но он может быть расширен за счет пользовательских стилей.

Стили гиперссылок. Стиль Гиперссылка используется для оформления ссылок на web-документы.

Поскольку стили заголовков выстраиваются в определенную иерархическую структуру, то стилевое оформление можно использовать при выстраивании структуры документа, придавая стилям соответствующие имена, определяющие их место на ступеньке иерархии. Для оформления абзацев и их фрагментов также можно выстроить иерархию, построив необходимые стили и дав им соответствующие имена.

Пользовательские стили, их сохранение и использование. Использование стилей других документов

Кроме стандартных стилей и их переопределения пользователь может создавать собственные, причём как на основе существующих, так и полностью, от начала до конца, оформив элементы самостоятельно. Обычно к этому приему приходится прибегать в тех случаях, когда возникает необходимость часто применять одно и то же форматирование символов и абзацев, не предусмотренное стилями, предлагаемыми Word.

Для создания стиля обратитесь к кнопке Создать стиль на панели области задач Стили и форматирование

В диалоговом окне Создание стиля (рис. 3) необходимо указать имя стиля, является ли он стилем абзаца, символа или таблицы, на каком стиле основан (либо указать отсутствие базового стиля), каким будет стиль следующего за оформленным данным стилем абзаца. Затем указываются необходимые эленты форматирования: шрифт, размер, эффекты и т.д. Если нужно сохранить стиль в шаблоне, устанавливается флажок Добавить в шаблон.

Создать стиль можно также по образцу. Для этого необходимо выделить фрагмент текста, взятого как образец, ввести имя стиля в поле Стиль на панели Форматирование и нажать Enter. Созданный стиль будет действовать только в активном документе.

Применяются пользовательские стили аналогично стандартным.

В каждом шаблоне или документе хранятся только те стили, которые были созданы или изменены при работе именно с этим документом или шаблоном. Изменение стиля в текущем документе не влияет на другие документы, оформленные тем же стилем. Но иногда требуется скопировать стиль из одного документа в другой. Сделать это можно следующим образом.

Обратимся к инструменту Организатор: Сервис ==> Шаблоны и надстройки, кнопка Организатор.

В открывшемся диалоговом окне выбирается нужная вкладка (в нашем случае Стили). В диалоговом окне имеется ряд окон и кнопок. На рис. 4 слева находится окно текущего документа, справа — открыт некоторый документ MS Word «Билет № 22». Копирование может быть осуществлено в любом направлении (кнопка Копировать). Выбирается документ, из которого будут копироваться стили, и они поочередно помещаются в нужный документ. При необходимости обратиться к другому источнику стилей выбирается кнопка Закрыть файл, после чего файл закрывается, и на месте этой кнопки появляется Открыть файл. Таким образом, можно скопировать в данный документ стили из любого количества других документов.

Шаблоны документов и использование стилей в шаблонах документов

Как уже отмечалось выше, шаблоны документов содержат многие элементы оформления, что позволяет достаточно быстро создавать на их основе некоторые типовые документы.

В шаблоне могут быть сохранены следующие виды стилей:

стиль абзаца Обычный, стиль абзаца по умолчанию, стиль таблицы Сетка таблицы и стиль списка Нет;

все встроенные стили;

измененные версии встроенных стилей;

ользовательские стили.

Стили можно включить в шаблон, если при создании стиля установить соответствующий флажок. Кроме того, стиль может быть отредактирован непосредственно, если открыть в Word и внести необходимые изменения аналогично редактированию документа.

25. Создание оглавлений.

Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков — например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», — которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбранным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе.

Пометка элементов оглавления

Наиболее простым способом создать оглавление является использование встроенных стиль заголовка. Возможно создание оглавления при помощи пользовательских стилей, примененных к документу. Можно также присвоить уровни элементов оглавления отдельным фрагментам текста.

Пометка элементов оглавления с применением встроенных стилей заголовков

Выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль заголовка.

На вкладке Начальная страница в группе Стили выберите необходимый стиль.

Например, если выделен текст, к которому следует применить стиль основного заголовка, выберите в коллекции «Экспресс-стили» стиль с именем Заголовок 1.

Примечание

Если требуемый стиль найти не удалось, щелкните стрелку, чтобы развернуть коллекцию «Экспресс-стили».

Если в коллекции «Экспресс-стили» требуемый стиль не отображается, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+S, чтобы открыть область задач Применить стили. В поле Имя стиля выберите требуемый стиль.

Пометка отдельных фрагментов текста как элементов оглавления

Если элементами оглавления должны стать фрагменты текста, к которым не был применен стиль заголовка, то пометить такие фрагменты как элементы оглавления можно следующим образом.

Выделите текст, который требуется включить в оглавление.

На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Добавить текст.

Выберите уровень, к которому следует отнести выделенный текст, например Уровень 1 для главного уровня оглавления.

Повторяйте шаги 1-3 до тех пор, пока не будет помечен весь текст, который требуется включить в оглавление.

В начало страницы

Создание оглавления

После того как все элементы оглавления будут помечены, можно приступить к сборке оглавления.

Создание оглавления при помощи встроенных стилей заголовков

Данную процедуру следует применять, если документ был создан с использованием стилей заголовков.

Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа).

На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите Оглавление, а затем щелкните необходимый стиль оглавления.

Примечание Чтобы воспользоваться дополнительными параметрами, откройте диалоговое окно Оглавление, для этого нажмите кнопку Оглавление.

Создание оглавления при помощи пользовательских стилей, примененных к документу

Эту процедуру следует применять, если к заголовкам уже применены пользовательские стили. При этом для Word можно задать параметры стилей, которые должны использоваться при сборке оглавления.

Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление.

На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели щелкните Оглавление, а затем выберите в списке пункт Добавить оглавление.

Нажмите кнопку Параметры.

В группе Доступные стили найдите стиль, примененный к заголовкам в документе.

Чтобы указать уровень, который должен быть представлен стилем заголовка, введите целое число от 1 до 9 в поле группы Уровень, расположенное рядом с именем стиля.

Примечание Если требуется применить только пользовательские стили, удалите номера уровней «Уровень» для встроенных стилей, например для стиля «Заголовок 1».

Повторите шаги 4 и 5 для каждого стиля заголовка, который требуется включить в оглавление.

Нажмите кнопку ОК.

Выберите оглавление в соответствии с типом документа:

Бумажный документ При создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.

Веб-документ В документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении.

Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите требуемый вариант в поле Форматы.

Задайте любые другие необходимые параметры оглавления.

Обновление оглавления

Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом.

На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Обновить таблицу.

Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком.

26. Создание списка указателей.

Что такое указатель? Это реестр терминов, названий и даже фамилий, которые упоминаются в документе. Естественно, он используется не во всех документах — скажем, письмо к тетушке не обязательно снабжать указателем (я надеюсь, что вы не станете этого делать).

Процесс создания указателя в Word состоит из двух этапов. На первом происходит отбор слов или словосочетаний, которые должны быть включены в указатель. (Разумеется, этот этап предполагает наличие готового документа.) Второй этап — это, собственно, создание указателя.

Чтобы отметить элемент текста для последующего включения его в указатель, выполните следующие действия.

Выделите текст, который вы хотите поместить в указатель.

Это может быть слово, словосочетание или иной фрагмент. В любом случае, будущий элемент указателя следует выделить.

Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели. Появится диалоговое окно Оглавление и указатели.

Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

Щелкните на кнопке Пометить.

Появится диалоговое окно Определение элемента указателя, показанное на рис. 22.3. Обратите внимание, что выделенный в документе текст появляется в поле Элемент указателя основной. (Текст можно отредактировать, если хотите.)

Щелкните либо на кнопке Пометить, либо на кнопке Пометить все.

Кнопка Пометить используется для того, чтобы пометить данное написание слова и включить его в указатель. Применяйте эту кнопку, если хотите отметить только те включения данного слова, которые, на ваш взгляд, окажут читателю максимальную пользу. Кнопка Пометить все заставит Word найти и отметить все включения данного слова. Применяйте этот параметр, если хотите, чтобы читатель сам решил, какие случаи использования данного термина важны, а какие — нет.

Можете также поэкспериментировать с другими параметрами диалогового окна Определение элемента указателя.

В документе вы также увидите коды указателя, которые появились в нем в окружении фигурных скобок.

Продолжайте просматривать свой документ, выискивая, что еще можно вставить в указатель.

Диалоговое окно Определение элемента указателя остается открытым, поэтому вы можете продолжить работу над созданием указателя. Выделите текст в документе, затем щелкните в открытом, но неактивном диалоговом окне Определение элемента указателя. Выделенный текст появится в поле Элемент указателя основной. Щелкните на кнопке Пометить или Пометить все, чтобы продолжить создание указателя.

Закончив, щелкните на кнопке Закрыть.

Диалоговое окно Определение элемента указателя исчезнет.

Нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+8>, чтобы отключить режим Показывать скрытые коды.

В данном случае используйте клавишу <8>, которая находится на основной, а не на дополнительной цифровой клавиатуре.

Когда, наконец, все элементы указателя будут отмечены, переходите к его составлению.

Установите курсор в той части документа, в которой должен находиться указатель.

Выберите команду Вставка>Ссылка>Оглавление и указатели.

Щелкните на ярлычке вкладки Указатель.

Если хотите, исследуйте это диалоговое окно.

Стиль указателя можно выбрать в раскрывающемся списке Форматы. В области Образец печатного документа вы сможете увидеть все изменения, которые будут происходить с вашим указателем.

С помощью списка Колонки укажите, на сколько колонок разбить указатель. В принципе, стандартным считается использование двух колонок, однако это дело вкуса.

Щелкните на кнопке ОК.

Получилось! Аккуратный указатель занял достойное место в отдельном разделе вашего документа. (Дополнительно о разделах читайте в главе 15.)

Научно доказано, что при чтении книг гораздо чаще обращаются к указателю, нежели к оглавлению. Так что позаботьтесь о том, чтобы созданные вами указатели были красивыми и аккуратными.

Используйте комбинацию клавиш <Ctrl+Z> для отмены операций по составлению предметного указателя. Рекомендуем сначала протестировать свои (и Word) способности на тестовом документе.

27. Вставка Сноски, Примечания.

Сноски используются в документе для пояснений, комментариев и ссылок на другие документы. При этом для подробных комментариев лучше использовать обычные сноски, а для ссылок на источники — концевые.

Вставка обычной и концевой сноски

В Microsoft Office Word ведется автоматическая нумерация сносок в соответствии с указанной схемой: сквозная нумерация по всему документу или отдельно для каждого раздел.

При перемещении, копировании или удалении автоматически нумеруемых сносок оставшиеся знаки сносок автоматически перенумеровываются.

Примечание Если нумерация сносок в документе некорректна, в нем может содержаться записанные исправления. Следует принять их, чтобы концевые и обычные сноски в Word нумеровались корректно.

В режим разметки укажите место для вставки знака сноски.

На вкладке Ссылки в группе Сноски выберите команду Вставить обычную сноску или Вставить концевую сноску.

Клавиши быстрого доступа Для вставки следующей сноски нажмите клавиши CTRL+ALT+F. Для вставки следующей концевой сноски нажмите клавиши CTRL+ALT+D.

По умолчанию обычные сноски помещаются внизу страницы, а концевые — в конце документа.

Для изменения формата обычной или концевой сноски щелкните запуск диалогового окна Сноски и выполните одно из следующих действий:

В поле Формат номера выберите нужный формат.

Для использования собственной маркировки нажмите кнопку Символ рядом с полем Другой, а затем выберите один из доступных символов.

Нажмите кнопку Вставить.

Примечание Существующие символы не изменятся. К ним только добавятся новые.

В документ будет вставлен номер сноски, а курсор окажется справа от него.

Введите текст сноски.

Дважды щелкните номер сноски для возврата к знаку сноски в документе.

В начало страницы

Изменение формата номеров обычных или концевых сносок

Поместите курсор в раздел, в котором требуется изменить формат концевых или обычных сносок. Если документ не разбит на разделы, установите курсор в любом месте документа.

На вкладке Ссылки нажмите кнопку запуска диалогового окна Сноски.

Выберите Сноски или Концевые сноски.

В списке Формат числа выберите нужный параметр.

Нажмите кнопку Применить.

В начало страницы

Создание уведомления о продолжении сноски

Если обычная или концевая сноска не помещается на странице, можно предупредить читателя о ее продолжении на следующей странице.

Убедитесь, что вы находитесь в представлении «Черновики», щелкнув значок Черновик рядом со значком Режим в строке состояния.

На вкладке Ссылки в группе Сноски выберите команду Показать заметки.

Если документ содержит как обычные сноски, так и концевые, появится соответствующее сообщение. Выберите вариант Обычные сноски или Концевые сноски, а затем нажмите кнопку ОК.

В области сносок выберите в списке вариант Уведомление о продолжении сноски или Уведомление о продолжении концевой сноски.

В области сносок введите текст, который требуется включить в уведомление о продолжении, например, Концевые сноски продолжаются на следующей странице.

Вопросы по MS Excel

1. Предназначение табличного процессора.

Табличный процессор содержит набор компьютерных инструментов для работы с информацией, представленной в табличной форме. Рабочая область электронной таблицы напоминает по своей структуре шахматную доску. Она стоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Результатом работы является документ в форме таблицы, диаграммы. Основное назначение табличного процессора – автоматизация расчетов в табличной форме. Характерной особенностью табличного процессора является то, что данные и результаты вычислений представляются в табличной форме. Для наглядности эти данные можно представить в графическом виде – как диаграммы.

По сравнению с бумажной предшественницей электронная таблица представляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

для автоматизации вычислений;

для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.

2. Структура рабочего окна Excel.

Лист MS Exel 2007 содержит 65536 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы числами (от 1 до 65536), а столбцы обозначены буквами латинского алфавита. Одной буквы хватает для обозначения только первых 26 столбцов от A до Z. Поэтому столбцы с 27-го по 256-й обозначены буквами: AA, AB, ..., AZ, BA, BB, ....

Основными объектами, над которыми производятся действия в электронных таблицах, являются ячейки и диапазоны ячеек (блоки).

Блок - любая прямоугольная область таблицы, в минимальном случае - одна ячейка. Адрес блока задается так: адрес верхней левой ячейки блока, двоеточие, адрес правой нижней ячейки блока.

3. Ячейка таблицы. Диапазон ячеек. Адресация.

Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы, имеющая свой уникальный адрес.

Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.

Активной ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени. Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.

Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.

В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с группами ячеек, которые образуют блок. Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.

Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.

4. Формат ячейки. Варианты использования.

Форматирование текста

Многие команды для форматирования текста можно найти в группах Шрифт, Выравнивание, Число, которые находятся на ленте. Команды группы Шрифт позволяют вам менять стиль, размер и цвет текста. Вы также можете использовать их для добавления границ и заполнения ячеек цветом. Команды группы Выравнивание позволяют задать отображение текста в ячейке как по вертикали, так и по горизонтали. Команды группы Число позволяют менять способ отображения чисел и дат.

Чтобы изменить шрифт:

Выделите нужные ячейки.

Кликните по стрелке выпадающего меню команды шрифт на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.

Наводите курсор мыши на разные шрифты. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться шрифт текста.

Выберите нужный шрифт.

Чтобы изменить размер шрифта:

Выделите нужные ячейки.

Кликните по стрелке выпадающего меню команды размер шрифта на вкладке Главная. Появится выпадающее меню.

Наводите курсор мыши на разные размеры шрифта. В выделенных ячейках будет интерактивно меняться размером шрифта.

Выберите нужный размер шрифта.

Также вы можете использовать команды Увеличить размер и Уменьшить размер для изменения размера шрифта.

Чтобы использовать команды жирный шрифт, курсив, подчеркивание:

Выделите нужные ячейки.

Кликните по команде жирный (Ж), курсив (К) или подчеркнутый (Ч) в группе шрифт на вкладке Главная.

Чтобы добавить границы:

Выделите нужные ячейки.

Кликните по стрелке выпадающего меню команды границы на вкладке главная. Появится выпадающее меню.

Выберите нужный стиль границ.

Вы можете рисовать границы и менять стили и цвета линий с помощью инструментов рисования границ в нижней части выпадающего меню.

Чтобы изменить цвет шрифта:

Выделите нужные ячейки.

Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет текста на вкладке Главная. Появится меню Цвет текста.

Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет текста выделенных ячеек.

Выберите нужный цвет.

Выбор цветов не ограничивается выпадающим меню. Выберите Другие цвета внизу списка, чтобы получить доступ к расширенному выбору Цвета.

Чтобы добавить цвет заливки:

Выделите нужные ячейки.

Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Цвет заливки на вкладке Главная. Появится меню Цвет.

Наводите курсор мыши на разные цвета. На листе будет интерактивно меняться цвет заливки выделенных ячеек.

Выберите нужный цвет.

Чтобы изменить выравнивание текста по горизонтали:

Выделите нужные ячейки.

Выберите одну из опций выравнивания по горизонтали на вкладке Главная.

Выровнять текст по левому краю: Выравнивает текст по левому краю ячейки.

Выровнять по центру: Выравнивает текст по центру ячейки.

Выровнять текст по правому краю: Выравнивает текст по правому краю ячейки.

Чтобы изменить выравнивание текста по вертикали:

Выделите нужные ячейки.

Выберите одну из опций выравнивания по вертикали на вкладке Главная.

По верхнему краю: Выравнивает текст по верхнему краю ячейки.

Выровнять по середине: Выравнивает текст по центру ячейки между верхним и нижним краем.

По нижнему краю: Выравнивает текст по нижнему краю ячейки.

По умолчанию, числа выравниваются по правому и нижнему краям ячейки, а слова и буквы – по левому и нижнему.

Форматирование чисел и дат

Одна из самых полезных функций Excel – это возможность форматировать числа и даты разными способами. Например, вам может понадобиться отобразить числа с десятичным разделителем, символом валюты или процента и т.д.

Чтобы задать формат чисел и дат:

Выделите нужные ячейки.

Кликните на стрелке выпадающего меню рядом с командой Числовой формат на вкладке Главная.

Выберите нужный формат. Для некоторых форматов, вы затем можете использовать команды Увеличить разрядность и Уменьшить разрядность (находятся ниже), чтобы изменить количество отображаемых знаков после запятой.

Числовые Форматы

Общий – это формат любой ячейки по умолчанию. Когда вы вводите в ячейку число, Excel предложит наиболее подходящий по его мнению формат числа. Например, если вы введете «1-5», то в ячейке отобразится число в формате Краткий формат даты, «1/5/2010».

Числовой форматирует числа в вид с десятичными разрядами. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке отобразится число «4.00».

Денежный форматирует числа в вид с отображением символа валюты. Например, если вы введете в ячейку «4», то в ячейке число отобразится в виде «».

Финансовый форматирует числа в вид сходный с Денежным форматом, но дополнительно выравнивает символы валют и десятичные разряды в столбцах. Этот формат сделает легче чтение длинных финансовых списков.

Краткий формат даты форматирует числа в вид M/Д/ГГГГ. Например, запись Август 8, 2010 будет представлена как «8/8/2010».

Длинный формат даты форматирует числа в вид День недели, Месяц ДД, ГГГГ. Например, «Понедельник, Август 01, 2010».

Время форматирует числа в вид ЧЧ/MM/СС и подпись AM или PM. Например, «10:25:00 AM».

Процентный форматирует числа в вид с десятичными разрядами и знаком процента. Например, если вы введете в ячейку «0.75», то в ней отобразится «75.00%».

Дробный форматирует числа в вид дробей с косой чертой. Например, если введете в ячейку «1/4», то в ячейке отобразится «1/4». Если вы введете в ячейку с форматом Общий «1/4», то в ячейке отобразится «4-Jan».

Экспоненциальный форматирует числа в экспоненциальную запись. Например, если введете в ячейку «140000», то в ячейке отобразится «1.40E+05». Заметим: по умолчанию Excel будет использовать экспоненциальный формат для ячейки, если в нее записано очень большое целое число. Если вы не хотите такого формата, то используйте Числовой формат.

Текстовый форматирует числа как текст, то есть в ячейке все будет отображено именно так, как вы это ввели. Excel по умолчанию использует этот формат для ячеек, содержащих и числа и текст.

Вы с легкостью можете настроить любой формат с помощью пункта Другие числовые форматы. Например, вы можете изменить знак доллара США на символ другой валюты, указать отображение запятых в числах, изменить количество отображаемых десятичных разрядов и т.д.

5. Работа с рабочими листами. Вставка, перемещение, копирование, удаление.

Когда вы открываете новую рабочую книгу в Excel, в ней уже содержится несколько рабочих листов. По умолчанию установлено три рабочих листа, но это значение вы можете изменить. Хотя чистые рабочие листы и не занимают много места в оперативной памяти или на диске, все же большое их количество мешает работе. Поэтому я настоятельно рекомендую вам изменить стандартное значение и сделать так, чтобы в рабочей книге содержался только один рабочий лист. Для этого нужно выполнить команду Сервис-Параметры, выбрать вкладку Общие и изменить значение параметра Листов в новой книге на 1. После этого во всех новых рабочих книгах будет только по одному рабочему листу.

Если считать, что рабочая книга — это блокнот, то рабочие листы представляют собой страницы этого блокнота. Как и в блокноте, вы можете открыть (активизировать) отдельный лист, добавить или удалить определенное количество листов, копировать листы и так далее. Здесь рассмотрим операции, которые вы можете выполнять над рабочими листами.

В данный момент времени активной может являться только одна из рабочих книг. Аналогично, в этой рабочей книге активным может быть только один лист. Для того чтобы активизировать другой лист, достаточно щелкнуть на ярлычке этого листа, который расположен в нижней части окна рабочей книги. Для активизации другого листа можно также использовать следующие комбинации клавиш.

<Сtrl+РgUp>. Активизируется предыдущий лист, если он существует.

<Сtrl+РgDn>. Активизируется следующий лист, если он существует.

Если в рабочей книге имеется несколько листов, не все их ярлычки могут быть видимы. Для просмотра других ярлычков листов следует воспользоваться кнопками прокрутки.

Ярлычки листов находятся в той же строке что и горизонтальная полоса прокрутки рабочего листа. Чтобы отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков, нужно перетащить разделитель ярлычков в соответствующем направлении.

Обратите внимание, что перетаскивание разделителя изменяет одновременно числа видимых ярлычков и размер горизонтальной полосы прокрутки.

Перетаскивание разделителя позволяет отобразить на экране большее или меньшее количество ярлычков листов. Щелчок правой кнопкой мыши на одной из кнопок прокрутки открывает список всех листов рабочей книги. Вы можете быстро активизировать нужный лист, выбирая его из этого списка.

Существует три способа добавления нового рабочего листа в рабочую книгу.

Выполнить команду Вставка-Лист.

Нажать комбинацию клавиш <Shift+F11>.

Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать из появившегося контекстного меню команду Добавить. На экране появится диалоговое окно Вставка, в котором нужно щелкнуть на пиктограмме Лист.

После выполнения любого из перечисленных выше действий программа вставит в книгу новый лист перед активным листом. Новый лист автоматически становится активным листом. У нового рабочего листа, естественно, будет свой ярлычок, на котором отображается его имя.

Для того чтобы сразу после вставки нового листа добавить в рабочую книгу еще ряд дополнительных листов, нажмите несколько раз комбинацию клавиш <Ctrl+Y> - это клавиатурный эквивалент команды Правка-Повторить вставку рабочего листа. При каждом нажатии указанной клавиши в рабочую книгу будет добавляться один лист.

Если вам больше не нужен какой-либо рабочий лист или вы хотите убрать пустой лист из рабочей книги, удалите его. Это можно сделать двумя способами.

Выполнить команду Правка-Удалить лист.

Щелкнуть правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выбрать команду Удалить из контекстного меню. Excel попросит вас подтвердить удаление листа.

Чтобы удалить из рабочей книги несколько листов с помощью одной команды, нужно их предварительно выделить. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкните на ярлычках тех листов, которые вы хотите удалить. Затем удалите листы с помощью одного из описанных выше методов. Для того чтобы выделить несколько соседних листов, щелкните на ярлычке первого листа, нажмите клавишу <Shift> и щелкните на ярлычке последнего листа.

Операция удаления листа из рабочей книги необратима. Это одно из немногих действий в Excel, которые нельзя отменить.

По умолчанию рабочие листы называются Лист1, Лист2 и так далее. Обычно листам принято давать более содержательные имена. Чтобы изменить имя листа, воспользуйтесь одним из следующих методов.

Выберите команду Формат-Лист-Переименовать.

Дважды щелкните на ярлычке листа.

Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа и выберите из контекстного меню команду Переименовать.

После выполнения любого из перечисленных действий Excel выделит ярлычок листа, так что вы сможете отредактировать имя листа или заменить его другим.

Имя листа может состоять максимум из 31 символа, причем пробелы допускаются. В имени листа нельзя использовать следующие символы:

: - двоеточие;

/ - косую черту;

\ - обратную косую черту;

? - знак вопроса;

* - звездочку.

Хотя Excel позволяет использовать квадратные скобки в именах рабочих листов, лучше их не применять, так как могут возникнуть проблемы в формулах, использующих внешние связи.

Помните о том, что имя будет отображаться на ярлычке листа, и поэтому более длинное имя потребует более широкого ярлычка. Поэтому, если вы будете использовать длинные имена листов, вы сможете увидеть без прокручивания всего несколько ярлычков.

Иногда возникает необходимость изменить порядок следования листов в рабочей книге. Например, если данные по продажам товаров по каждому региону Сводятся на отдельных рабочих листах, то иногда полезно расположить эти листы в алфавитном порядке или в соответствии с объемами продаж. Кроме того, иногда требуется переместить лист из одной рабочей книги в другую.

Если вы хотите переместить рабочий лист из одной рабочей книги в другую, то обе рабочие книги должны быть открыты. Существует два способа перемещения листа.

Выбрать команду Правка-Переместить/скопировать лист.

Щелкнуть на ярлычке листа и перетащить его в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со стрелкой.

Перетаскивание обычно является самым простым способом, но если в книге много листов, то лучше отдать предпочтение команде меню. Эта команда открывает диалоговое окно, в котором нужно выбрать рабочую книгу и новое положение листа.

Если вы перемещаете рабочий лист в рабочую книгу, в которой уже есть лист с тем же именем, Excel изменит имя так, чтобы сделать его уникальным. Например, имя Лист1 превратится в Лист1 (2).

Вы можете также переместить несколько листов одновременно, предварительно выделив их. Для этого, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>,щелкните на ярлычках соответствующих листов.

Вы можете сделать точную копию рабочего листа и поместить ее как в текущую рабочую книгу, так и в другую рабочую книгу. Эта процедура аналогична перемещению листа.

Выберите команду Правка-Переместить/скопировать лист. Затем в диалоговом окне Переместить или скопировать укажите место для копии и убедитесь, что установлен флажок опции Создавать копию (команду Переместить/скопировать можно также выбрать из контекстного меню ярлычка рабочего листа.)

Щелкните на ярлычке, нажмите клавишу <Ctrl> и перетащите ярлычок в нужное место той же или другой рабочей книги. Во время перетаскивания указатель мыши превращается в маленькое изображение листа со знаком "плюс" на нем.

В случае необходимости Excel автоматически изменит имя копируемого листа, чтобы сделать его уникальным в данной рабочей книге. При копировании листа в другую рабочую книгу копируются также все имена диапазонов и пользовательские форматы, имеющиеся на этом листе.

Иногда необходимо скрыть рабочий лист. Эта операция полезна в тех случаях, когда вы хотите, чтобы другие не видели его или чтобы он вам не мешал. Когда лист скрыт, его ярлычок тоже спрятан.

Для того чтобы скрыть рабочий лист, выберите команду Формат-Лист-Скрыть. Активный лист (или выделенные листы) скроются из вида. В каждой рабочей книге должен быть хотя бы один видимый лист, поэтому Excel не позволит вам скрыть все листы рабочей книги.

Чтобы отобразить скрытый лист, выберите команду Формат-Лист-Отобразить. Excel откроет диалоговое окно со списком скрытых листов. Выберите лист, который нужно отобразить, и щелкните на кнопке ОК. В этом диалоговом окне нельзя одновременно выбрать несколько листов, поэтому для каждого листа, который вы хотите отобразить, придется повторить указанную команду.

Excel позволяет изменять масштаб отображения рабочих листов. Обычно стандартным является масштаб 100%. Вы можете изменять "процент увеличения" от 10 (очень мелкий) до 400 (очень крупный). Использование малого процента увеличения (уменьшение масштаба) позволяет увидеть рабочий лист, так сказать, с высоты птичьего полета. Это дает возможность оценить компоновку листа в целом. Увеличение полезно в случае сели у вас плохое зрение и вы испытываете определенные трудности, разбирая цифры продаж, набранные шрифтом размером в 8 пунктов.

6. Изменение ширины столбца, высоты строки. Удаление столбца, строки.-

7. Построение новой таблицы на рабочем листе.

Вот как можно создать таблицу с использованием стиля по умолчанию:

Выделите диапазон ячеек, которые нужно включить в таблицу. Ячейки могут быть пустыми или содержать данные.

На вкладке Вставка выберите команду Таблица.

Сочетания клавиш можно использовать сочетание клавиш Ctrl + L или Ctrl + T.

Если верхняя строка выделенного диапазона содержит данные, которые требуется использовать в качестве заголовков таблицы, установите флажок Таблица с заголовками.

Если не установить флажок Таблица с заголовками, над данными в таблице будут добавлены заголовки с именами по умолчанию, такими как Столбец1 и Столбец2. Имена по умолчанию можно изменить в любое время.

Создание таблицы с использованием конкретного стиля

Выделите диапазон ячеек, которые нужно включить в таблицу.

На вкладке Главная в группе Стили выберите команду Форматировать как таблицу.

При выборе команды Форматировать как таблицу таблица будет вставлена автоматически.

Выберите нужный стиль таблицы в разделе Светлый, Средний или Темный. Если в выделенном диапазоне есть данные, которые нужно использовать в качестве заголовков таблицы, выберите стиль, в котором предусмотрена строка заголовков.

Вы можете создать собственный стиль таблицы для использования в текущей книге. Созданный пользовательский стиль таблицы будет доступен в этой книге при выборе команды Форматировать как таблицу — в разделе Пользовательские.

Дальнейшие действия

После создания таблицы на ленте становится доступен раздел Работа с таблицами с вкладкой Конструктор. С помощью инструментов на вкладке Конструктор можно настраивать и изменять таблицу. Обратите внимание: вкладка Конструктор видна, только когда в таблице выбрана хотя бы одна ячейка.

После создания таблицы рядом с ней появляется кнопка Быстрый анализ . Нажмите ее, чтобы увидеть инструменты для анализа данных таблицы, такие как условное форматирование, спарклайны, диаграммы и формулы.

Чтобы добавить строку, выделите последнюю ячейку в последней строке таблицы и нажмите клавишу TAB.

В этом примере по нажатию клавиши TAB при выделенной ячейке C4 в таблицу добавляется пятая строка, а выделенной становится ячейка на пересечении первого столбца и новой строки, т. е. A5.

Дополнительные сведения о таблицах

Фильтрация данных в таблице Excel

Использование структурированных ссылок в формулах таблиц Excel

Преобразование таблицы в диапазон

Удаление таблицы Excel на листе

Примечание Отказ от ответственности относительно машинного перевода. Данная статья была переведена с помощью компьютерной системы без участия человека. Microsoft предлагает эти машинные переводы, чтобы помочь пользователям, которые не знают английского языка, ознакомиться с материалами о продуктах, услугах и технологиях Microsoft. Поскольку статья была переведена с использованием машинного перевода, она может содержать лексические,синтаксические и грамматические ошибки.

8. Ввод, редактирование и форматирование данных.-

9. Вычисления в Excel. Ввод формулы.

В Excel предусмотрены следующие операторы: Клавиша Опреатор Выражение Результат

+ сложение =5+3 8

- вычитание =6-4 2

* умножение =8*4 32

/ деление =9/3 3

^ возведение в степень =4^2 16

% процент =60% 0,6

Знак равенства в формулах Excel.

Вне зависимости от того, создаете ли Вы в Excel самую простую или очень сложную формулу, один элемент всегда постоянен: формулы всегда начинаются со знака равенства "=". Например, чтобы заставить Excel вычислить, сколько будет 2*2, следует записать =2*2.

Поиск непарной скобки в формуле.

Если в формуле имеется множество пар скобок, существует опасность пропустить одну из них. Чтобы этого не произошло, в Excel предусмотрена возможность определения пропущенной скобки: по мере перемещения текстового курсора по формуле отдельные пары скобок кратковременно выделяются жирным шрифтом, например:

Непарная скобка жирным шрифтом не выделяется. Если Вы все-таки попытаетесь зафиксировать эту формулу, нажав клавишу Enter, появится диалоговое окно, сообщающее об ошибке и предлагающее исправить ее. Вы не сможете работать дальше до тех пор, пока не справитесь с этой проблемой.

Вложенные скобки в формуле выделяются разными цветами (каждая пара скобок имеет свой цвет).

Операторы сравнения.

Операторы сравнения — это: Клавиша Опреатор Выражение Результат

= равно =5=3 ЛОЖЬ

> больше =6>4 ИСТИНА

< меньше =8<4 ЛОЖЬ

>= не меньше =9>=9 ИСТИНА

<= не больше =4<=2 ЛОЖЬ

<> не равно =6<>0 ИСТИНА

Результат выполнения этих операторов в формуле может принимать значение TRUE (ИСТИНА) или FALSE (ЛОЖЬ). Это так называемые логические значения. Для чего они нужны? Предположим, что Вы создали рабочий лист, в котором проверяются взносы клиентов. Вы решаете, что если суммарный взнос клиента меньше 800000 руб., то не стоит его беспокоить. В противном же случае необходимо выписать счет. В один столбец можно поместить имя клиента, в следующий — сумму его предыдущих взносов, а далее — последний платеж и новый баланс. В последнем столбце помещаем формулу сравнения итогового баланса с суммой в 800000 руб. Если эта сумма выплачена, то результатом сравнения является ИСТИНА, а клиенту автоматически направляется новый счет .

Текстовый оператор.

Амперсант (&) служит для объединения строковых значений. Так, результатом выполнения выражения "Информационные " & "системы" будет строковое значение "Информационные системы"

Операторы ссылок (адресные операторы).

Операторы ссылок используют в формулах для определения диапазонов, участвующих в вычислениях.

Двоеточие (:), используемое для определения диапазона, называется оператором диапазона. Например, запись AI:D4 определяет диапазон, включающий все ячейки от А1 до D4. Если Вы хотите включить все ячейки в строке или столбце в свою формулу, то укажите, например, Е:Е для всего столбца Е или 3:8 для всех ячеек в строках с 3 по 8.

Точка с запятой (;) — оператор объединения. Он объединяет не менее двух ссылок на несмежные ячейки или диапазоны. AI;D4 означает "ячейка А1 и ячейка D4". AI:D4;FI:H4 означает "диапазон AI:D4 и диапазон FI:H4".

Пробел - оператор пересечения, который ссылается на общие ячейки диапазонов. Например, результатом выражения B5:B15 A7:D7 будет ссылка на ячейку B7, поскольку она является общей для этих двух диапазонов.

Ссылки на ячейки и диапазоны.

В формулах Excel требуется точно определять ссылки на ячейки или диапазоны. В формуле типа =(2+2) использованы константы. Но эта формула мало полезна. Соответствующее ей значение очень просто вычислить и в уме. Куда более полезной может быть формула типа =(С2+СЗ). Использование в формуле ссылки на ячейки позволяет складывать любые значения, помещенные в определенные ячейки. Единственное, в чем следует быть уверенным, — это правильность адресации.

Простой способ формирования ссылок.

Самый надежный способ получения правильной адресации ячейки или диапазона в формуле — это выделение последних с помощью мыши:

Выделите ячейку для размещения в ней формулы.

Введите знак "=" для определения формулы.

Выделите ячейку, которая должна быть представлена в формуле. Если должен быть выделен диапазон, выделите начальную ячейку, а затем протащив указатель мыши до конечной ячейки, — весь диапазон. Вокруг ячейки или диапазона появится подвижная рамка.

Введите оператор, например, сравнения или арифметический.

Выделите другую ячейку или диапазон. Если это последняя ссылка в формуле на ячейку или диапазон, то нажмите Enter или кнопку ввода в строке формул.

Вы увидите адреса ячеек или диапазонов в строке формул.

Если при выделении диапазона для включения в формулу Вы используете мышь, Excel автоматически вставляет оператор диапазона (:). При выделении несмежных ячеек или диапазонов также автоматически вставляется оператор объединения (;).

Именованные диапазоны.

Использование в формулах адресных операторов не всегда удобно, т.к. формула становится труднозапоминаемой и сложной для понимания. Чтобы сделать формулу более прозрачной, имеет смысл использовать имена диапазонов. Например, если столбцы или строки Вашей таблицы имеют заголовки, то для ссылки на значения таких столбцов или строк можно использовать их имена. Кроме того, существует возможность создать имя, которое представляет одинаковые ячейки или группу ячеек на нескольких листах. В этом случае, чтобы обратиться к этой группе ячеек в формуле, достаточно указать имя, присвоенное диапазону.

Рассмотрим пример: в первой колонке рабочего листа расположены наименования товаров, во второй колонке - цены. Причем, диапазону, в котором находятся цены товаров, присвоено имя цена. Теперь, чтобы узнать цену определенного товара, например стула, достаточно указать ссылку стул цена.

Чтобы присвоить имя диапазону, следует выполнить следующее:

Выделите диапазон ячеек, которому Вы хотите присвоить имя.

Выберите последовательно команды Name (Имя), Define(Присвоить) меню Insert (Вставка).

В строке ввода Names in workbook (Имя) укажите имя диапазона.

Кликните на кнопке OK.

Имя выделенного диапазона появляется в поле имен, как показано на картинке. Чтобы быстро выделить поименованный диапазон, достаточно выбрать его в раскрывающемся списке поля имен.

10. Абсолютная и относительная адресация.

Как Вы уже знаете, каждая ячейка имеет свой адрес, который определяется соответствующими столбцом и строкой. Например, на пересечении столбца A со строкой 3 располагается ячейка A3. Такая запись называется - относительная ссылка. Если Вы переместите ячейку, формула, содержащая относительную ссылку на эту ячейку будет изменена так, чтобы обращаться уже к новой ячейке. Например, Вы ввели формулу =A3, после чего переместили ячейку A3 на одну позицию вниз. Теперь формула будет выглядеть так: =A4. Причем Excel сделает это автоматически, Вам не надо заботиться о корректировке формул после перемещения ячеек. Это удобно и в том случае, если Вы заполняете ячейки с помощью автозаполнения. Вам достаточно ввести формулу в одну ячейку, а затем протянуть за маркер автозаполнения, после чего во всех ячейках появятся скорректированные формулы.

Однако может возникнуть ситуация, когда ссылка на ячейку меняться не должна (например, несколько формул используют цену, которая постоянна для определенного вида товара). В этом случае необходимо использовать абсолютную ссылку, зафиксировав столбец и/или строку знаком $. Например, если ссылка выглядит так: =$B$1, то при автозаполнении все ячейки будут содержать формулу =$B$1.

Рассмотрим подробнее как изменяются ссылки при перемещении и копировании ячеек. Предположим, ячейка A3 содержит формулу =A1+$A$2. Здесь A1 - относительная ссылка, а $A$2 -абсолютная.

При перемещении ячеек, на которые ссылается формула (перенесем A1 в B1 и A2 в B2) относительные и абсолютные ссылки в формуле изменяются (ячейка A3 содержит теперь формулу =B1+$B$2).

Если Вы копируете ячейки, к которым обращается формула (скопируем A1 в B1 и A2 в B2, относительные и абсолютные ссылки в формуле останутся прежними (=A1+$A$2).

При перемещении ячейки, в которой находится формула (перенесем A3 в B3), относительные и абсолютные ссылки в формуле останутся прежними (=A1+$A$2).

Если Вы копируете ячейку, содержащую формулу (скопируем A3 в B3), относительные ссылки меняются, а абсолютные остаются прежними (=B1+$A$2).

При протягивании ячейки, в которой находится формула, за маркер атозаполнения (протянем A3 до C3), относительные ссылки меняются, а абсолютные остаются прежними (=C1+$A$2).

То есть реальная разница между относительными и абсолютными ссылками существует только в двух операциях: копировании ячейки с формулой и автозаполнении ячейкой, содержащей формулу.

11. Использование автозаполнения.

Автоматическое повторение элементов, уже введенных в столбец

Если несколько первых знаков, введенных в ячейку, совпадают со знаками записи, уже имеющейся в этом столбце, Excel автоматически подставляет недостающую часть записи. В Excel автоматическое завершение выполняется только для тех записей, которые содержат текст или комбинацию текста и чисел. Эта функция не используется для записей, полностью состоящих из чисел, значений даты или времени.

Выполните одно из следующих действий:

Для подтверждения предлагаемого варианта нажмите клавишу ВВОД.

Подставленная запись по формату полностью совпадает с существующей записью, включая регистр букв.

Для замены автоматически введенных знаков продолжите ввод самостоятельно.

Для удаления автоматически введенных знаков нажмите клавишу BACKSPACE.

Примечание

Если использовать автозавершение записей не требуется, эту функцию можно отключить.

Включение и отключение автозавершения значений ячеек

Нажмите кнопку Microsoft Office , а затем щелкните Параметры Excel.

Щелкните вкладку Подробнее, и затем в меню Параметры правки снимите или установите флажок Автозавершение значений ячеек, чтобы включить или выключить автоматическое заполнение ячеек.

Автозавершение записи в Excel выполняется, только если курсор установлен в конце текущего значения ячейки.

Список подстановки для автозавершения в Excel формируется на основе записей в столбце, который содержит активная ячейка. Если строка содержит повторяющиеся записи, то автоматическое завершение не применяется.